5 tipov, ako si nájsť správny globálny dochádzkový systém

1. Hľadajte flexibilitu

Implementácia nového systému je výzvou pre každú firmu, keďže zamestnanci potrebujú motiváciu, aby sa zmene prispôsobili. Preto, ak nový systém zvyšuje ich komfort, je orientovaný na používateľskú skúsenosť, je efektívny a dostupný 24/7 s pekným dizajnom, tieto benefity dokážu prekonať nechuť spojenú s veľkými zmenami. Zamestnanci sa nesmú cítiť sledovaní a kontrolovaní, ale podporení a odbremenení od nadbytočných úloh. Preto je flexibilita podstatným aspektom akéhokoľvek dochádzkového systému.

K nej patrí:

• responzívnosť pre mobilné zariadenia, aby si zamestnanci zadali absenciu kedykoľvek
• ľahký dohľad nad podriadenými
• rôzne formy zmenových režimov a prispôsobenie typom biznisov (inak pracujú ľudia v kanceláriách, na call centre alebo v obchodnom reťazci)
• evidencia rôznych typov úväzkov, výstupy pre rôzne mzdové softvéry
• ale aj drobné vychytávky ako napr. delegácia právomocí počas dovolenky, či úprava rozhrania podľa preferencií zamestnanca.

2. Posilnite svoje HR oddelenie

Hľadajte riešenie, ktoré nielen zaznamenáva dochádzku zamestnancov, ale aj posilňuje kompetencie HR oddelenia v tejto, aj ďalších oblastiach. V dobrom dochádzkovom systéme má HR oddelenie prístup k reportom v reálnom čase, kontrole nadčasov, prepočtu nárokov, administratívnym právam na nápravu chýb zamestnancov a množstvu ďalších funkcií, ktoré ich odbremeňujú a výrazne znižujú riziko akýchkoľvek nepresností.

HR môže mať plne pod kontrolou aj nastavenie systému a, naopak, ak systém automaticky kontroluje legislatívu a dodávateľ preberie na seba zodpovednosť za jeho aktualizácie, HR oddelenie je úplne odbremenené od tejto vyčerpávajúcej časti ich práce.

3. Vyberte si cloudové riešenie

Časy, kedy sa zamestnanci manuálne zapisovali do dochádzkových listov alebo stláčali dochádzkové hodiny sú už dávno preč. Nutno povedať, že našťastie. Evidencia dochádzky, ako mnoho HR oblastí, sa stala digitálnou. Je viacero možností ako digitálne sledovať dochádzku zamestnancov, ale najpreferovanejšia technológia je cloud.

Ak vezmeme do úvahy aj nutné zmeny spôsobené príchodom pandémie COVID-19 začiatkom roka 2020, z požiadavky na digitálne sledovanie dochádzky sa rýchlo stala nevyhnutnosť. Aj biometrické systémy pomaly prestávajú dávať zmysel mnohým biznisom. Viaceré podniky počas Covidu na prevenciu šírenia nákazy pozastavili ich používanie, napr. spoločnosti v Indii alebo USA (trebárs Policajné oddelenie mesta New York*).

Vďaka svojej spoľahlivosti a bezpečnosti sú cloudové dochádzkové systémy momentálne na špičke zoznamu.

Ďalšie faktory ako ukladanie dát na strane poskytovateľa, žiadna inštalácia a dostupnosť z akéhokoľvek zariadenia sú dnes veľmi dôležitými výhodami cloudu.

4. Uprednostňujte súlad s legislatívou

Aj globálne riešenie môže byť v súlade s legislatívou vo vybraných krajinách. Nemusíte sa zmieriť so základnými schvaľovacími procesmi absencií a manuálnymi kontrolami nárokov na HR oddelení. Vyhnete sa tomu tak, že si vyberiete dochádzkový systém, ktorý automaticky kontroluje nároky, čerpania, legislatívu a je v súlade s GDPR. Sofistikované riešenie umožňuje aj nastavenie rôznych pracovných podmienok pre jednotlivých členov tímu. Toto je obzvlášť oceňovaná funkčnosť u medzinárodných firiem, ktoré majú často tímy zložené z pracovníkov a manažérov v rôznych krajinách sveta a rôzne typy úväzkov.

5. Pýtajte sa na extra funkcie, ktoré vylepšujú používateľskú skúsenosť

Niektoré globálne riešenia ponúkajú dochádzkový systém ako súčasť komplexnejšieho nástroja, kde možno manažovať aj firemné benefity a pracovné cesty, publikovať výplatné pásky, spravovať nástup zamestnanca. Umožňujú spracúvať nielen dochádzku, ale aj ostatné úlohy súvisiace s HR – v jednom systéme. Integrácia je praktická, keď je potrebný robustný nástroj na každý z týchto úkonov. Avšak, na uľahčenie práce všetkých zamestnancov, vrátane personalistov, je kľúčom k úspechu flexibilné a prispôsobiteľné riešenie na správu viacerých úloh a oblastí.

TULIP spĺňa všetky potreby medzinárodnej spoločnosti na moderný dochádzkový systém. Ak takéto riešenie hľadáte a potrebujete sa poradiť, opýtať alebo dohodnúť schôdzku, napíšte nám.