Keď udrela pandémia, bolo nám jasné, že bude potrebné digitalizovať aj procesy, ktoré dovtedy vo firmách bežali absolútne papierovo. Pre rok 2021 sme preto v platforme TULIP vytvorili online formulár na vypĺňanie žiadostí o ročné zúčtovanie dane a spustili ho v testovacej prevádzke s vybranými klientami. Odvtedy v module pribúdajú desiatky klientov každý rok. Zamestnanci klientov už nemusia behať na HR oddelenia a vypisovať papiere.
Pozrite si prípadovú štúdiu pilotnej prevádzky z roku 2021. Vypočítali sme, že to klientom a našim personalistkám ušetrilo desiatky hodín práce a vyše 6 ton papiera! Ako sme to urobili?
Tento projekt prebehol v spolupráci s poradenskou firmou Accace, ktorá je jedným z lídrov slovenského a českého poradenského trhu. Okrem účtovníctva a miezd spracúvajú aj veľkú daňovú agendu. Poskytujú poradenstvo v daňovej oblasti stovkám klientov na Slovensku a v Česku.
Bez toho, aby vopred tušili, čo prinesie rok 2020 sa dlhodobo pripravovali na digitalizovanie svojich daňových služieb. TULIP je našim vlastným produktom, takže ho vieme prispôsobovať rôznym požiadavkám. Práve Accace je jedným z partnerov, ktorí prichádzajú so skvelými nápadmi. Digitalizácia procesu žiadosti o ročné zúčtovanie dane, zúčtovania (ďalej RZD) a následnej distribúcie bola jedným z nich.
Ako vyzerá proces spracovania ročného zúčtovania dane v platforme TULIP?
Zamestnancovi sa začiatkom roka objaví v TULIP-e nová sekcia „Daňové tlačivá“. V nej nájde dotazník, ktorý je potrebné vyplniť, aby sa zistilo, či má zamestnanec právo žiadať spracovanie RZD od svojho zamestnávateľa. Dotazník je interaktívny, intuitívny, a predsa s detailnou nápoveďou. Po zodpovedaní otázky sa v závislosti od odpovede zjaví ďalšia. Takto jednoducho je zamestnanec navádzaný na dôkladné vyplnenie dotazníka.
Automaticky sa v TULIP-e objavuje ďalšia možnosť v sekcii „Daňové tlačivá“, a to „ŽIADOSŤ O VYKONANIE ROČNÉHO ZÚČTOVANIA PREDDAVKOV NA DAŇ Z PRÍJMOV ZO ZÁVISLEJ ČINNOSTI“.
Samotná žiadosť funguje podobným spôsobom ako dotazník. Obsahuje formulár, v ktorom je potrebné vyplniť pár osobných údajov a vyklikať viacero Áno/Nie otázok, počas tohto procesu sa postupne žiada od zamestnanca pripojenie potrebných súborov, ak sú relevantné (napr. rodný list dieťaťa). Na konci zamestnanec podpíše dohodu o elektronickom vyhotovení dokumentov, podpíše žiadosť a odošle ju na spracovanie poskytovateľovi mzdových služieb.
Po úspešnom spracovaní RZD si zamestnanci nájdu všetky dokumenty opäť v TULIP-e v sekcii „Daňové dokumenty“.
Ako vyzerala pilotná prevádzka online spracovania RZD v číslach?
Na začiatku roka 2021 sa uskutočnila pilotná prevádzka, ktorú spoločnosť Accace spustila na Slovensku a v Česku pre svojich klientov a vo svojich pobočkách interne pre zamestnancov.
Vygenerovalo sa:
žiadostí o RZD na Slovensku
žiadostí o RZD v Česku
vyhlásení na uplatnenie nezdaniteľnej časti pre jednu spoločnosť na Slovensku
prehlásení poplatníka dane pre aktuálny kalendárny rok v Česku
Minimálny počet papierov, ktorý je potrebný pre RZD na jedného zamestnanca je 5 strán. Preto digitalizáciou tohto procesu sa ušetrilo najmenej 75 703 papierov. Pri najčastejšie využívanom kancelárskom papieri sa uvádza gramáž 80 g/m2.
V našom prípade to znamená, že sme klientom a prírode ušetrili dokopy minimálne:
kilogramov papiera
Prírode sme ušetrili minimálne jeden priemerný strom*
EUR**
* podľa prepočtov sa z takého stromu vyrobí 80 000 listov A4 kancelárskeho papiera
** teoreticky – prepočet z priemernej ceny kancelárskeho papiera
V týchto štatistikách sme počítali iba s RZD dokumentami. Ak vezmeme do úvahy ďalšie prílohy, predpokladáme, že tieto údaje možno minimálne zdvojnásobiť.
Keďže išlo iba o pilotný projekt spred 3 rokov, dnes sú čísla násobne vyššie pre obe krajiny.
Digitalizácia RZD je fantastický spôsob ako zjednodušiť túto agendu svojmu HR oddeleniu, keďže už nemusia naháňať zamestnancov po pracovisku kvôli podpísaniu papierov. V čase pandémie to bolo navyše úplne nemožné.
Prestanú sa vám strácať alebo znehodnocovať papiere. Ich eliminovanie odstraňuje chyby, zrýchľuje proces a šetrí vaše peňaženky. V neposlednom rade aj vzácne prírodné zdroje.
Zdroje štatistík:
https://www.ekoporadny.cz/faq/kolik-papiru-se-vyrobi-z-jednoho-vzrostleho-stromu.htm
PÁČI SA VÁM TENTO ČLÁNOK?
Zapíšte sa do nášho newslettra a dostávajte podobné články a novinky priamo do vášho mailboxu.
Email: sona.vyhonska@tulipize.com
Telefón: +421 917 882 324
