Ako si správne vybrať systém na evidenciu dochádzky zamestnancov?

Obrovské množstvo firiem dnes ešte stále ručne eviduje dochádzku zamestnancov v excelových tabuľkách, na základe ktorých sa následne spracovávajú podklady pre mzdy. Vaše mzdové účtovníčky si pravdepodobne trhajú vlasy každý mesiac. Navyše jedna malá chyba môže spôsobiť veľké nepríjemnosti mzdovému oddeleniu, ale hlavne firme ako takej. V prípade kontroly od Inšpektorátu práce prichádzajú mnohé podniky  o zbytočnépeniaze na pokutách.

Moderný dochádzkový systém na sledovanie dochádzky zamestnancov môže tieto problémy eliminovať. Na trhu je ich skutočne veľa a zameriavajú sa na rôzne potreby firiem.

Aký je ten najlepší systém pre vás? Záleží na tom, aký typ dochádzky vo firme máte, akú evidenciu chcete sledovať, aké ďalšie systémy používate a na mnohých ďalších faktoroch. Nie všetky spoločnosti potrebujú evidovať dochádzku zamestnancov rovnako. Vyberte si podľa svojho typu dochádzky a toho, čo so systémom chcete dosiahnuť.

Prístup kedykoľvek – evidencia online

Máte zamestnancov v rôznych vzdialených pobočkách, prípadne pracujú z domu (tzv. home office)? Vyberte si dochádzkový systém, ktorý funguje online, na princípe cloudu. Dochádzka sa tak môže jednoducho riešiť v systéme bez toho, aby si nadriadený so zamestnancom vyvolávali a vymieňali množstvo emailov. Keď zamestnanec ochorie, kedykoľvek si online aj z postele cez mobil vybaví pracovné voľno. V čase pandémie asi nie je potrebné zdôrazňovať, ako dôležitý je takýto systém. Vzdialený prístup sa stal v roku 2020 prakticky zo dňa na deň najžiadanejším bodom pri výbere IT riešenia.

Jednotlivé miestne legislatívy sa postupne prispôsobili na prácu z domu a dochádzka sa už netýka fyzickej prítomnosti v práci. Aj takáto práca má však svoje pravidlá a dochádzkové systémy sa im prispôsobili. Dochádzka sa tak eviduje aj na „home office“, a to práve vďaka cloudových systémom. Neinštalujú sa priamo na prevádzky alebo do počítačov zamestnancov. Sú dostupné online a akékoľvek zariadenie s prístupom na internet ich môže využiť. Odpadá vám tak údržba a inštalácie.

Prepojenie so mzdovým softvérom

Toto by mala byť jedna z podmienok pri výbere vášho nového dochádzkového systému. Prepojenie so mzdovým softvérom nesmierne uľahčí prácu mzdovým účtovníkom, ktorí spracovávajú výplaty pre firmu. Prepojenie môže byť priame (napr. cez API) alebo pomocou na mieru pripravených formátov exportných súborov, ktoré si jednoducho nahráte do mzdového systému. Prvé riešenie je pohodlnejšie, to druhé zase lacnejšie. Obe však zjednodušujú mzdovú agendu, je na vás, ktoré uprednostníte.

Ďalšie prepojenia

Prepojenie na mzdový softvér je jedna vec, ale firma často využíva rôzne ďalšie systémy a potrebuje medzi nimi prenášať dáta. Napr. obyčajné zjednotenie firemných hesiel, aby zamestnanec nemusel mať pre každý softvér samostatné prihlasovacie meno a heslo. Robí sa to pomocou funkcie single sign-on a ak to požadujete, overte si, či váš nový dochádzkový softvér túto funkciu podporuje.

Ďalšou možnosťou prepojení je napárovanie dochádzky s kalendármi. Ak si zadáte požiadavku na dovolenku alebo PN v dochádzkovom systéme, mal by vám umožniť prepojiť to s kalendárom tak, že sa do neho táto dovolenka prepíše (alebo ju tam nahráte), aby kolegovia videli, kedy ste nedostupný. Prepojenie na Outlook, Gmail, či iného e-mailového klienta býva súčasťou systémov na evidenciu dochádzky.

Súlad s legislatívou – nie je takou samozrejmosťou ako by sa mohlo zdať

Hlavne pokiaľ ide o pobočku veľkej zahraničnej spoločnosti sa stáva, že takáto spoločnosť dostane od „matky“ v zahraničí nariadené implementovať robustný medzinárodný HR alebo dochádzkový systém kvôli zjednoteniu naprieč všetkými krajinami. Je pochopiteľné, že firma chce mať jednotný systém a vyhnúť sa implementáciám desiatok platforiem. Ale mnohé medzinárodné riešenia nie sú schopné plnohodnotne pokryť legislatívu v menších krajinách. Preto sa stáva, že firma využíva riešenie naprieč krajinami, ktoré má povinné používať, ale k nemu si zavedie miestny systém kontrolujúci legislatívu, ktorý sa napojí na spomínaný väčší softvér. Preto, keď si vyberáte riešenie a máte to plne vo svojich rukách, nezabudnite sa ubezpečiť o súlade s legislatívou v krajinách, kde pôsobíte alebo kde plánujete expandovať.

Dôveruj, ale preveruj – pípacie karty

Sú firmy, kde je priveľa zamestnancov, nadriadení nie sú prítomní priamo na pracovisku, alebo sa v minulosti vyskytli podvody pri dochádzke zamestnancov a dodržiavaní pracovného času. Keď si chcete ustrážiť pohyb ľudí po pracovisku, zaobstarajte si čítačky čipových kariet. Zamestnanci označujú každý príchod a odchod z miesta práce. Využíva sa to najčastejšie v rôznych továrňach, výrobných halách alebo korporáciách s tisíckami zamestnancov, kde sú prístupy na jednotlivé oddelenia limitované. Väčšina systémov poskytuje aj možnosť zadávania absencií a potom tieto údaje vyhodnocuje a spracováva ako podklady pre spracovanie miezd. Pípacie karty však dávajú zmysel iba pri pracovnej náplni, ktorú nemožno vykonávať z domu. Ak vás láka aj evidencia dochádzky pomocou biometrie, odporúčame náš starší článok, kde sme na tento typ systémov zamerali z pohľadu legislatívy. Nie je totiž povolené akejkoľvek firme používať biometriu. Z toho dôvodu vám to ani neodporúčame, ak nemáte závažný dôvod alebo konkrétny typ biznisu, ktorý si to vyžaduje. Viac informácií nájdete v spomínanom článku o evidencii dochádzky pomocou biometrie.

Negatívna a pozitívna evidencia dochádzky

Je potrebné poznamenať, že oba výrazy sú hovorové a naša legislatíva ich nepoužíva. Avšak, pokiaľ ide o evidenciu dochádzky a systémy, ktoré ju zabezpečujú, zvyknú sa tieto pojmy medzi poskytovateľom dochádzkového systému a zákazníkom používať, pretože celkom trefne pomenúvajú typ evidencie dochádzky, ku ktorému zákazník inklinuje a varianty riešenia dochádzkového systému, ktorý má dodávateľ v portfóliu.

Čo sa myslí pod pojmom negatívna dochádzka?

Negatívna dochádzka je evidencia dochádzky zamestnanca, pri ktorej si nezaznamenáva každý príchod do práce, odpracovaný čas, ani odchod z práce. Všetky tieto údaje má v dochádzkovom systéme prednastavené podľa jeho pracovného kalendára. Evidencia vtedy spočíva iba v tom, že si zaznamenáva výnimky z tohto mesačného plánu. A teda ide primárne o rôzne typy absencií alebo výnimočných prítomností, ako nadčasy, práca z domu a podobne.

Túto formu evidencie dochádzky uprednostňujú firmy, ktoré nepotrebujú striktne sledovať prítomnosť a dennú pracovnú náplň svojich ľudí. Patria tu spoločnosti z kancelárií, ktoré robia administratívnu prácu, rôzne kreatívne odvetvia ako umenie, marketing, architektúra. Niektoré firmy rozdeľujú zamestnancov na pracovníkov administratívy, a teda podporných oddelení ako HR, riaditelia, obchod alebo marketing a na pracovníkov z výroby. Pri administratívnych zamestnancoch im stačí evidovať negatívnu dochádzku, ale pri zamestnancoch vo výrobe uprednostňujú pozitívnu evidenciu dochádzky. Aká to je?

Čo je pozitívna dochádzka?

Pozitívna dochádzka je presný opak negatívnej, takže ide o evidovanie každej odpracovanej hodiny. Počet odpracovaných hodín si najčastejšie evidujú ľudia, ktorí pracujú napr. vo výrobe, aby sa evidovala práca nadčas, vo sviatky, v noci a podobne. Prípadne rôzni konzultanti, ktorí potom klientom fakturujú svoje služby podľa odpracovaných hodín na ich projekte.

Do detailu dotiahnutá pozitívna dochádzka zahŕňa aj evidovanie príchodov a odchodov z práce a prestávky cez prístupové systémy.

Keď už hovoríme o evidencii odpracovaných hodín, viete, aký je rozdiel medzi evidenciou pracovného času a evidenciou dochádzky? Prečítajte si náš článok, kde oba pojmy z pohľadu legislatívy vysvetľujeme.

Evidencia pracovného času vs. Evidencia dochádzky článok

Toto boli najbežnejšie kritériá, podľa ktorých si viete pekne vyfiltrovať základné požiadavky na dochádzkový systém.  Na trhu je ich dosť a náš výber vám mal pomôcť už v prvom kroku – vyjasnení si priorít. V prípade, že máte doplňujúce otázky, sme tu pre vás.

TULIP je cloudové riešenie, ktoré nevyužíva snímače na karty, a dochádzka zamestnancov sa registruje iba online. Preto sme vhodní hlavne pre kancelárske spoločnosti alebo oddelenia, ktorým bohato vyhovuje takáto evidencia dochádzky s napojením na mzdový softvér a podľa štandardov miestnej legislatívy.  Ak máte záujem o viac informácií, dohodnite si s nami demo prezentáciu platformy TULIP.