Ako vyriešiť elektronický podpis pri digitalizácii pracovno-právnej dokumentácie?

Elektronické podpisovanie je horúcou témou, keďže väčšina podnikov digitalizuje svoje procesy. Ako býva zvykom, legislatíva nestíha reagovať na potreby spoločnosti dostatočne rýchlo. Pri podnikoch sa stále častejšie stretávame s podpisovaním dokumentov elektronickou formou a firmy by radi nahradili rozsiahlu administratívu okolo pracovno-právnej dokumentácie jej elektronickým ekvivalentom. Netreba však zabúdať na to, že vzťah medzi zamestnávateľom a zamestnancom je veľmi špecifický a nie všetky riešenia, ktoré sú prijateľné a akceptovateľné medzi podnikateľmi, sú rovnako vhodné a akceptovateľné v rámci vzťahov medzi zamestnancom a zamestnávateľom.

V našej analýze vychádzame zo zákona č. 311/2001 Z. z. Zákonník práce v znení neskorších predpisov (ďalej len „ Zákonník práce“) v kombinácii so zákonom č. 40/1964 Zb. Občiansky zákonník v znení neskorších predpisov (ďalej len Občiansky zákonník“). Konkrétne sú dôležité nasledovné ustanovenia:

Zákonník práce:

• 17 ods. 2 – Právny úkon, na ktorý neudelil predpísaný súhlas príslušný orgán alebo zákonný zástupca alebo na ktorý neudelili predpísaný súhlas zástupcovia zamestnancov, právny úkon, ktorý nebol vopred prerokovaný so zástupcami zamestnancov, alebo právny úkon, ktorý sa neurobil formou predpísanou týmto zákonom, je neplatný, len ak to výslovne ustanovuje tento zákon alebo osobitný predpis.

Občiansky zákonník:

• 40 ods. 1 – Ak právny úkon nebol urobený vo forme, ktorú vyžaduje zákon alebo dohoda účastníkov, je neplatný.
• 40 ods. 3 – Písomný právny úkon je platný, ak je podpísaný konajúcou osobou.
• 40 ods. 4 – Písomná forma je zachovaná, ak je právny úkon urobený telegraficky, ďalekopisom alebo elektronickými prostriedkami, ktoré umožňujú zachytenie obsahu právneho úkonu a určenie osoby, ktorá právny úkon urobila. Písomná forma je zachovaná vždy, ak právny úkon urobený elektronickými prostriedkami je podpísaný zaručeným elektronickým podpisom alebo zaručenou elektronickou pečaťou.

Nad týmito predpismi stojí ešte nariadenie Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) č. 910/2014 z 23. júla 2014 o elektronickej identifikácii a dôveryhodných službách pre elektronické transakcie na vnútornom trhu (tzv. eIDAS), ktoré je priamo uplatniteľné vo všetkých členských štátoch EÚ. Toto nariadenie výslovne uvádza, že tzv. kvalifikovaný elektronický podpis (pôvodne nazývaný zaručený elektronický podpis) má právny účinok rovnocenný s vlastnoručným podpisom. Za kvalifikovaný elektronický podpis sa v našich podmienkach považuje napr. podpis dokumentu pomocou certifikátu umiestneného na občianskom preukaze.

Na platnosť právneho úkonu sa vyžaduje:

1. Zachytenie obsahu právneho úkonu
2. Zachytenie osoby, ktorá daný úkon urobila
3. Podpis konajúcej osoby – spojený s dokumentom

 

Prvé dva body sa v elektronickom svete dajú splniť jednoducho, problematickou je podmienka podpisu. Náležitosti podpisu nie sú v zákone presne špecifikované, ale pre unesenie dôkazného bremena by malo ísť o vlastnoručný podpis konajúcej osoby.

Podpis uskutočnený vlastnoručne obsahuje autentický prejav konajúcej osoby. Musí ísť o charakteristický ťah písma, ktorý konajúcu osobu individualizuje, vykazuje zodpovedajúce znaky a predstavuje podpis mena. Mal by to byť teda zaužívaný spôsob označovania konajúcej osoby tak, aby ju bolo možné na základe podpisu jednoznačne identifikovať.

V elektronickom svete rozoznáva súčasná právna úprava tzv. obyčajný elektronický podpis a tzv. kvalifikovaný elektronický podpis (pôvodne nazývaný zaručený elektronický podpis), na ktorý odkazuje vyššie uvádzaný § 40 ods. 4 Občianskeho zákonníka. Kvalifikovaný elektronický podpis zaručuje nepochybnosť podpisu konajúcej osoby a takto podpísaný dokument sa bez ďalšieho považuje za dokument, ktorý bol urobený v písomnej forme.

Naproti tomu, ak je elektronický dokument opatrený len tzv. obyčajným elektronickým podpisom, je potrebné rozsiahle dokazovanie pri overovaní podpisu, identifikácie podpisujúcej osoby a preukazovaní jeho pravosti. Bez potvrdenia uvedeného nemožno považovať daný elektronický dokument za dokument vyhotovený v písomnej forme, preto treba dbať na autentickosť podpisu v rámci elektronického dokumentu.

Primárne by teda všetka elektronická dokumentácia mala byť podpísaná zaručeným elektronickým podpisom, príp. zaručenou elektronickou pečaťou. Písomná forma tak bude zachovaná za každých okolností. Vieme však písomnú formu a platnosť úkonu zachovať v elektronickom svete aj iným spôsobom?

Jednotlivé možnosti elektronického podpisovania a ich obmedzenia v TULIP-e

1. Elektronické potvrdenie („submit button“) zo strany zamestnanca

• Ako to funguje:

Zamestnanec bude identifikovaný na základe prístupových údajov do TULIP-u, v TULIP-e sa bude nachádzať dokument určený na podpis, zamestnanec odsúhlasí svoj prejav vôle klikom („submit button“).

• Právne dôsledky:

Tento spôsob podpisovania nezaručuje všetky tri atribúty písomného prejavu vôle.

V prípade, že sa vyžaduje písomná forma právneho úkonu, môže byť tento spôsob považovaný za neplatný, lebo chýba prejav vôle spočívajúci v špecifickom podpise a zároveň chýba spojenie prejavu vôle daného zamestnanca s obsahom dokumentu.

Ak s nedodržaním formy Zákonník práce nespája neplatnosť právneho úkonu, je možná sankcia zamestnávateľa zo strany príslušných orgánov za porušenie povinností zamestnávateľa.

Pri špecifických pracovno-právnych dokumentoch zároveň nebude mať ani jedna strana k dispozícii originál dokumentu s podpisom.

 

2. Podpis digitalizovaný, napr. tablet

• Ako to funguje:

Tablet bude v dispozícii konajúcej osoby, čo je v podstate obdoba papierovej verzie dokumentu, konajúca osoba je prítomná v rámci podpisovania. Na tablete bude zobrazený dokument, ktorý má konajúca osoba podpísať. V spodnej časti dokumentu, v priestore pre podpisy, konajúca osoba dokument podpíše špeciálnym perom (alebo prstom) priamo na obrazovku, pričom bude tento podpis spojený s daným dokumentom.

• Právne dôsledky:

Tento spôsob zabezpečuje identifikáciu konajúcej osoby (jej prítomnosť), obsah dokumentu a priamo v rámci dokumentu autentický podpis. Takýto podpis má všetky atribúty obyčajného vlastnoručného podpisu.

 

3. Podpisovanie mobilným telefónom

• Ako to funguje:

Prostredníctvom mobilného telefónu osoba vidí dokument a priamo na obrazovke dokument podpíše ťahom prsta. Overenie osoby (keďže osoba nebude prítomná pred druhou konajúcou osobou) prebehne napr. odfotením tváre konajúcej osoby a jej porovnaním s údajmi a fotografiou z občianskeho preukazu, ktorý sa odfotí pri podpisovaní dokumentu alebo bude už uložený v databáze druhej zmluvnej strany.

• Právne dôsledky:

Máme splnené všetky atribúty – konajúcu osobu, obsah dokumentu a autentický podpis konajúcej osoby spojený s dokumentom.

V tomto prípade však treba zohľadniť právne predpisy týkajúce sa ochrany osobných údajov, keďže údaje v občianskych preukazoch a fotografie tváre sú osobnými údajmi. Pri tomto type podpisovania je predpokladom mať databázu občianskych preukazov a následne aj fotografií tváre, a teda je potrebné určiť účel spracovávania osobných údajov, právny základ a pod.

 

4. Aplikácia na vytváranie podpisu v dokumente

• Ako to funguje:

Dokument sa nahrá do aplikácie, určí sa osoba, ktorá ma dokument podpísať a ktorá bude notifikovaná o potrebe podpisu z jej strany. Následne podpisujúca osoba vstúpi do aplikácie, dokument skontroluje a podpíše pripojením podpisu, ktorý sa vytvorí priamo v aplikácii.

• Právne dôsledky:

Chýba vlastnoručnosť podpisu – podpis je vytvorený a vložený do textu, čo môže byť považované za obdobu vloženia pdf podpisu, a teda takýto podpis by bol len grafickou napodobeninou podpisu a v zmysle judikatúry sa takýto právny úkon nepovažuje za platný. Ak s nedodržaním formy Zákonník práce nespája neplatnosť právneho úkonu, je možná sankcia zamestnávateľa zo strany príslušných orgánov za porušenie povinností zamestnávateľa.

Notifikácia o potrebe podpisu určitého dokumentu príde na email dotknutej osoby a teda je tu napr. riziko úniku vstupných údajov do aplikácie.

Čo zvážiť pri digitálnej automatizácii pracovno-právnych dokumentov?

Ak plánujete digitalizovať a automatizovať pracovno-právnu dokumentáciu, zatiaľ vidíme množstvo právnych, ale aj praktických prekážok. Zvážiť musíte najmä:

• platnosť právnych úkonov alebo takto uzatváraných dohôd, resp. splnenie povinnosti písomnej formy – zamestnávateľ bude voči zamestnancovi vždy v pozícii silnejšieho (podľa vyjadrenia Národného inšpektorátu práce sa v tejto súvislosti odporúča aplikovať buď vlastnoručný podpis alebo kvalifikovaný elektronický podpis)
• podpisovanie zo strany zamestnávateľa – hore uvedené podmienky musí spĺňať aj podpis osoby konajúcej za zamestnávateľa
• ustanovenia týkajúce sa doručovania v rámci pracovno-právnych vzťahov, najmä doručovanie do vlastných rúk osobne
• použitie elektronickej dokumentácie v praxi – elektronická podoba dokumentácie bude jej originálom (predkladanie úradom a inštitúciám a ich akceptácia takéhoto dokumentu)
• jednotlivé podmienky rôznych pracovno-právnych dokumentov (napr. v prípade výpovede splnenie písomnej formy a jej doručenie)
• prijatie tohto riešenia zo strany zamestnancov a dostupnosť tejto formy pre všetkých zamestnancov, napr. používanie mobilných telefónov na účel podpisovania, vôľa zamestnancov fotografovať občiansky preukaz a pod.

Možnosť podpisovania kvalifikovaným elektronickým podpisom teda automaticky neznamená, že sa zamestnávateľ môže zbaviť úplne „papierovej agendy“ a zodpovednosti za nedodržanie predpísanej formy daného dokumentu – napr. v prípade zaslania výpovede podpísanej kvalifikovaným elektronickým podpisom zamestnávateľa zamestnancovi prostredníctvom e-mailu by takéto doručenie výpovede bolo považované za neplatné, pretože Zákonník práce nepozná doručovanie takýchto dokumentov elektronicky, hoci z hľadiska ich vyhotovenia by boli postavené na roveň listinnej (papierovej) verzii. Aj naďalej je teda potrebné vnímať možnosť elektronického podpisovania dokumentov v súvislosti s ďalšími povinnosťami stanovenými príslušnými právnymi predpismi a dôsledne si tak vyhodnocovať, či je možné v konkrétnej situácii elektronický podpis použiť alebo nie.

V TULIP-e budeme ďalej sledovať vývoj legislatívy, keďže elektronický podpis plánujeme zaviesť do našej platformy.

Autorky článku:

Mária Škarvanová, ex Corporate Services Consultant

Simona Klučiarová, Senior Associate