Agilný prístup v práci na 3 príkladoch. Od IT, cez HR a marketing

Agilný vs. Klasický prístup k projektom

Agilita je schopnosť efektívne a rýchlo robiť zmeny. Pripisuje sa ako vlastnosť  živočíchom, ktoré v ohrození života dokážu rýchlo reagovať a meniť smer, aby prežili. V biznise je to pomerne trendová záležitosť, týkajúca sa softvérového vývoja a projektového riadenia.

Klasické prístupy v projektovom riadení sa volajú vodopádové (waterfall), spočívajú totiž v tom, že sa zadávajú príkazy zhora nadol a existuje pomerne jasná hierarchia rozhodovania. Agilný prístup sa k tomu stavia inak a jeho podstatu by sme mohli zhrnúť do troch základných pravidiel:

• pri riadení projektov sa dávajú väčšie právomoci tímom,
• zákazník sa aktívne zúčastňuje vývoja (konzultuje sa s ním),
• zákazník dostáva hodnotu čo najskôr (postupne sa “vypúšťajú” funkcie na používanie a testovanie, nečaká sa na dokonalý produkt).

KLASICKÝ PRÍSTUP verzus AGILNÝ PRÍSTUP

Z tabuľky to môže pôsobiť, že agilný vývoj má len svoje prednosti, ale nie je to pravda. Jeho nevýhodou je, že sa nekladie dôraz na dokumentáciu, lebo na ňu nie je čas. Preto sa stáva, že produkt sa nedostatočne zdokumentuje, chýbajú riadne zápisy a návody. Takisto ide o zvýšený tlak na tímy, na ktoré sa kladú vysoké nároky. Musia sa vedieť rýchlo prispôsobovať zmenám, vedieť dobre (a veľa) komunikovať so zákazníkom a rizikom je aj zlý odhad času a nákladov, kvôli neočakávaným zmenám vo vývoji. Je potrebný aj dobre nastavený vzťah s klientom.

Potrebujete klienta, ktorý musí:

• byť ochotný testovať,
• nájsť si čas,
• rozumieť, čo od neho potrebujete a prečo,
• byť otvorený dať spätnú väzbu a podobne.

Typy zamestnancov, ktorí budú proti agilnému prístupu bojovať

Určite sa stane, že prechod na agilný prístup nebude niektorým zamestnancom vyhovovať a budú sa mu brániť. Marcus Blankenship, manažment tréner, identifikoval tri typy takýchto zamestnancov:

• Kovboji a samorasti: Títo členovia tímu neznášajú každodenné hlásenie sa a podávanie pravidelných reportov o svojej práci.
• Hrdinovia a krízoví manažéri: Ľudia, ktorí radi zachraňujú situáciu na poslednú chvíľu. Problém je v tom, že identifikovanie problémov ešte predtým, než sa nimi stanú, je súčasťou agilného riadenia.
• Dôkladní samotári: Členovia tímu, ktorým chýbajú sociálne zručnosti a nemajú žiaden záujem ich zlepšiť.

Identifikovanie takýchto zamestnancov vo firme pred zavedením zmien a pripravenie ich na adaptovanie môže ich odpor eliminovať alebo aspoň výrazne znížiť.

Príklady agilného prístupu v praxi

1. Agilný vývoj v IT

Agilný prístup si našiel svoje miesto hlavne v IT oblasti, kde sa uplatňuje pri vývoji softvérov. Agilný vývoj softvéru zdôrazňuje prispôsobivosť, flexibilitu a spoluprácu v tíme aj s klientom. Agilný prístup umožňuje častejšie iterácie a rýchlejšie reakcie na zmeny. Je to vývoj v cykloch, ide o postupné pridávanie funkcií a testovanie s každým cyklom.

Veľmi často sa nevyužíva čistý agilný vývoj, ale kombinovaný. Sú totiž situácie a oblasti, v ktorých je potrebný klasický prístup alebo zásah.

Podobne je to aj u nás v TULIP-e. Keď sme nedávno vyvíjali novú verziu dochádzkovej platformy pod názvom Heron, použili sme kombinovaný prístup.

„Napriek tomu, že sme fanúšikmi agilného prístupu, dá sa povedať, že na začiatku vývoja Heronu boli celky, ktoré sa nedali testovať úplne po častiach, lebo nám chýbalo napojenie na modul, napríklad workflow. Začiatok by som neoznačil ako agilný prístup. Až po určitej fáze sme prešli na inkrementálny vývoj v cykloch“, hovorí Dušan Rehák, náš produkt owner.

Dušan si na agilnom vývoji cení niekoľko kľúčových vlastností:

Zadanie je vždy komplexnejšie ako sa na prvý pohľad zdá. „Ešte som sa nestretol s tým, že by bol veľký funkčný celok dostatočne domyslený a popísaný, ak by bol vyvinutý len na základe pôvodnej dokumentácie. Aj skúsený analytik/business konzultant prehliadne aspekty reálneho používania produktu, ktoré sa objavia až pri praktickom testovaní. Až keď reálne dostanete do ruky rozrobený produkt a vyskúšate si ho, tak vám napadnú súvislosti, na ktoré sa zabudlo. O UX (používateľskom rozhraní) ani nehovorím. Často zistíte, že navrhnuté ovládanie je nevyhovujúce, pretože klient to bude používať inak ako ste očakávali. Toto platí aj ak sú súčasťou dokumentácie návrhy obrazoviek, či dokonca existuje prototyp (ten eliminuje problém ale ho neodstráni).“

Zmeny počas vývoja. „Ak vývoj trvá dlhšiu dobu, napríklad pol roka, môže sa stať, že niektoré požiadavky a procesy u klienta sa zmenia, a to, čo je v dokumentácii prestane platiť.“

Klient nedostáva prekvapenie. „Klient od začiatku spolupracuje a vidí, kam sa produkt vyvíja. Má šancu ho formovať, aby bol výsledok k jeho spokojnosti.“

Nevýhodou môžu byť podľa Dušana až prílišné zmeny. „Ak ukážete, že ich viete zapracovať, klient môže pretláčať neustále zmeny. Prípadne odkladá spustenie projektu a vynucuje si dorobiť každý detail, namiesto toho, aby sa čo najskôr začali využívať „najužitočnejšie“  funkcie. Toto je práve to ‚umenie‘ nájsť s klientom rozumný kompromis medzi flexibilitou a potrebou dodržať časový plán.“ Uzatvára Dušan.

2. Agilita v HR a riadení firmy

Agilný prístup sa z IT preklopil aj do iných oblastí a často sa využíva pri celkovom riadení firiem. U nás v TULIP-e máme niekoľko príkladov agilného alebo hybridného prístupu, v ktorých sa nájdu aj mnohý z vás. Týkajú sa aj HR oblasti, konkrétne pracovnej náplne, zaradenia do tímov a projektov, či povýšení. Nemáme presnú hierarchiu toho, kam a za aký čas sa môže zamestnanec posunúť.

„Mávame pravidelné hodnotenia zamestnancov. Na nich je možné sa dohodnúť prakticky na hocičom. Zamestnanec nemá jasne ohraničené, čo je jeho pracovná náplň. Tá sa časom mení a rád podporujem kolegov, aby sa posúvali tam, kde ich to viac baví. Keď sa to vykomunikuje a dáva to zmysel, pokojne sa z vývojára môže stať projekťák, ak ho skôr baví organizovanie a komunikácia s klientom. Viackrát nám zamestnanci zmenili tímy, ak chceli vyvíjať nový modul“, hovorí náš riaditeľ Viktor Mečiar.

Zamestnanci sú k tomu povzbudzovaní, pretože všetky štatistiky hovoria, že zamestnanci ostávajú vo firmách, kde sa môžu posúvať. Pre 52 % mileniálov je to dokonca najžiadanejšia kvalita pri hľadaní pracoviska (alebo zotrvaní na ňom)*. Agilný prístup v HR je o tom, že zamestnanec je vnímaný ako zákazník a podstata je, dodať mu čo najlepšiu „zákaznícku“ (teda zamestnaneckú) skúsenosť. Úspech či neúspech tohto prístupu sa so zamestnancami pravidelne testuje. Používame na to metodiku Sociorating. Jeho výsledky sme spracovali do článku („Získali sme A+ Sociorating certifikát“) a aj výsledky ďalšieho, ktorý podstúpime v blízkej dobe sa chystáme spracovať do výstupu, ktorý bude verejný.

3. Agilný prístup v marketingu

Agilita je o zmenách a vysporiadaní sa s neočakávaným. A o tom je polovica marketingovej práce. Obzvlášť v IT alebo ak je aj zvyšok firmy nastavený na agilný vývoj.

Soňa Výhonská, marketing manažérka v TULIP-e: „U nás v TULIP-e musí byť markeťák úplne agilný, lebo moduly platformy sa vyvíjajú skutočne v súlade s klientskymi požiadavkami, preto sa bežne stane, že vopred premyslená marketingová komunikácia (a s ňou kampaň a rozpočet) sa za ten čas, kým sa to ešte len kreuje, zmení štyrikrát, lebo rovnako často sa zmení podoba produktu/modulu platformy.”

Nejde teda len o “hrajkanie” sa na sociálnych sieťach, kde sa najlepšie prejaví reakcia na vonkajšie a vnútorné udalosti (dobrým príkladom z marketingu môže byť online komunikácia slovenského Kauflandu, ktorý mimoriadne vtipne triafa do politickej a spoločenskej situácie prakticky ihneď). Sociálne siete sú len špička ľadovca a zábavný doplnok k celkovej marketingovej práci.

V TULIP-e využívam šprinty pri krátkodobých výkonnostných kampaniach hlavne v PPC alebo komunikačnej kampani k webinárom a ďalším akciám, ktoré organizujeme.

S klientmi máme pravidelné vyhodnotenia spokojnosti, pýtame sa, čo v platforme ešte potrebujú alebo ocenia ako pridanú hodnotu a čo im, naopak, prekáža. Súčasťou zmien produktu je následná promptnosť v marketingu, kedy je potrebné neustále upravovať produktové podklady, PR materiály a dodávať nové. Vo forme šprintu sa robia aj testovania s návštevníkmi webu a následné zapracovania výsledkov.

K agilným krokom by som určite zaradila aj pravidelné, týždenné porady venované čisto marketingu. Taký intenzívny interval je najefektívnejšia metóda ako si nechať odsúhlasiť zmeny a dohodnúť sa na rôznych postupoch.

Väčšina z vyššie menovaných príkladov sú skôr praktické dopady agilného a kombinovaného prístupu k jednotlivým úlohám. Nemali sme ambíciu popísať jednotlivé agilné metódy. Sami ich nepoužívame na 100 % a na internete nájdete veľa návodov, ako na ne. Skôr ukazujeme, ako sa opustenie vodopádového riadenia projektov môže pozitívne prejaviť na jednotlivých oddeleniach a zamestnaneckej spokojnosti.

Zároveň platí, že nie každá spoločnosť je na agilitu vhodná. Menšie firmy majú na to oveľa priaznivejšie predpoklady.

Posledné slovo autorky:

“Perfekcionizmus zabíja biznis. O tom som presvedčená, ale trvalo mi dlho, kým som túto brzdu v mojej práci minimalizovala. Neodstránim ju asi nikdy, myslím, že je to zdroj nášho skostnateného školstva, kde sa za chyby trestá.  Neuveriteľne ma brzdila a stále brzdí snaha odovzdať 100 % robotu. Ale taká predsa neexistuje. Nemusíte sa k nej nikdy dopracovať. Aj tento článok som “vypustila” do sveta vo verzii, v akej som si ho prvotne nepredstavovala. Ale, ak by mal byť taký, aký ho chcem, asi by som strávila násobne viac dní prieskumom a googlením a na to nemám čas. Radšej vám ho dám v tejto podobe hneď a ak bude potrebné, časom upravím, dopíšem, prepíšem a rozšírim. Navyše, je dobré sa nechať viesť tým, čo odhalíte ako potrebu klienta, než vašou prvotnou predstavou.”

Zdroje:

*https://medium.com/@BobtheBA/how-to-introduce-agile-project-management-to-your-employees-6c6158293190

https://rebel.blog.pravda.sk/2019/08/05/co-znamena-agilny-a-co-je-to-scrum/?print