TULIP Novinky

Stretnete sa s ním aj pod skratkou MFA, čo znamená multifaktorové overenie alebo multifaktorová autentizácia.

Prečo by ste MFA mali vo vašej organizácii používať?

Je to jednoduché. Počet kybernetických útokov neustále rastie a najslabším bodom v organizácii je vždy zamestnanec. Žiaľ, je to tak. Najčastejšie zlyháva individuálny ľudský faktor. Až 81 % úspešných kybernetických útokov je spôsobených prelomením hesiel zamestnancov alebo ich krádežou. Zamestnanec si buď vymýšľa príliš jednoduché heslá alebo ich má uložené bez ochrany.

Politika silných hesiel je síce správna, ale keďže zamestnancov obťažuje, vymýšľajú si skratky a obchádzky, ktoré v konečnom dôsledku spôsobujú rovnaké ohrozenie bezpečnosti ako keby mali slabé heslo (patrí sem značenie hesiel do nezabezpečených súborov, vymýšľanie jednoduchých a logických obmien pôvodného silného hesla, čím ho oslabujeme).

Spôsob, ako možno tieto riziká eliminovať, je nahradenie používania hesiel multifaktorovou autentizáciou. Ide o kombináciu minimálne dvoch na sebe nezávislých metód na overenie identity (z toho aj názov dvojfaktorové overovanie. Máloktorá spoločnosť si vyberie viac metód než dve), ktoré odomknú prístup zamestnanca do systému (alebo k jeho dátam).

Aké typy MFA sú dostupné?

Existujú dva najčastejšie spôsoby viacfaktorového overovania:

1. Pridanie druhého faktoru ku klasickému overeniu menom a heslom

Ide o najbežnejšiu metódu dodatočného overenia identity. Funguje tak, že zamestnanec sa do systému prihlasuje klasickým menom a heslom, ale k nemu sa pridá ďalší bezpečnostný prvok. Napríklad SMS na jeho mobil s číselným kódom, ktorý sa prepíše pri prihlasovaní.

2. „Passwordless“ – Odstránenie mena a hesla

Funguje napríklad pomocou aplikácie v mobile, cez ktorú pri snahe o prihlásenie vyskočí okno, ktoré je potrebné odkliknúť. Následne sa pomocou odtlačku prsta zamestnanec prihlási do aplikácie a hotovo. Jeho identita je potvrdená a odomkne sa mu firemný systém. Nevyžaduje sa aj heslo. Ďalšími možnosťami sú rôzne zjednotenia hesiel naprieč firemnými systémami, od fyzickej identifikácie až po elektronický podpis.

Akú MFA poskytujeme pri používaní Tulipu?

TULIP spolupracuje so spoločnosťou ProID, ktorá je súčasťou Monet plus. ProID pre nás zabezpečuje multifaktorové overovanie pomocou troch metód, ktoré si vie klient pre svojich zamestnancov vybrať:

• Mobilná aplikácia: Pop-up okno a následný odtlačok prsta v mobile pri prihlasovaní do Tulipu
• Mobilná aplikácia: Generovanie jednorazového kódu v mobilnej aplikácii pri prihlasovaní do Tulipu
• SMS kód: Zaslanie kódu v SMS, ktorý je potrebné prepísať

Príklady dvojfaktorového overenia pri prihlasovaní do Tulipu

Všetkým klientom odporúčame zapnutie MFA pre väčšiu ochranu firemných dát. V prípade, že stále nemáte pre prácu s platformou TULIP zapnutý multifaktor, ozvite sa nám. Spolu sa dohodneme na najvhodnejšej možnosti pre vašu spoločnosť.

Všeobecné nastavenia

Funkcia: Počet záznamov na stránku

Rola: zamestnanec

Zamestnanec si v nastavení svojho profilu môže zmeniť počet záznamov zobrazených na stránke (prednastavených je vždy 50). Toto sa hodí hlavne pre HR alebo účtovníkov. Úpravou tohto čísla (maximum je 999) sa už nemusia prepínať po jednotlivých stránkach, ale zobrazí sa všetko naraz. Takéto nastavenie sa použije v akomkoľvek module pre akékoľvek záznamy.

Modul evidencie dochádzky

Funkcia: Úprava stĺpcov v tabuľke

Rola: administrátor

Administrátor dochádzky, najčastejšie zamestnankyňa HR oddelenia s najvyššími právami, si môže kliknúť na ikonu vľavo od tabuľky a sama si zvolí, ktoré stĺpce chce vidieť (napríklad manažér, dochádzkové skupiny, či kalendár).

Funkcia je najužitočnejšia v dochádzke, ale patrí k základným administratívnym nastaveniam a viete ju využiť naprieč celou platformou.

Funkcia: Filter zamestnancov

Rola: manažér

Na obrazovke Timeline View si vie manažér cez ikonu “…” pridať do pohľadu všetkých svojich podriadených naraz (1), a potom v časovej osi vidí všetkých svojich ľudí.

V prípade, že je niekto asistent manažérov vo viacerých tímoch, videl by takto pod sebou všetkých ľudí zo všetkých tímov – vtedy si môže prepnúť filter podľa tímov (2) a pozerať každý tím zvlášť.

Pre manažérov aj HR, ktorí by ešte chceli niečo spraviť s dochádzkou neaktívneho (odídeného) človeka, je dostupná možnosť zobrazenia aj neaktívnych zamestnancov (3).

Táto možnosť je dostupná aj v module Pracovné cesty.

Funkcia: Detaily o dochádzke

Rola: zamestnanec

Ak potrebujete vidieť ako bola plánovaná pracovná doba, keď ste mali nejakú celodennú absenciu alebo inú aktivitu, tak cez tlačidlo troch bodiek v pravom hornom rohu nájdete dodatočné parametre na zobrazenie, vrátane prekryvu s plánovanou odpracovanou dobou.

Modul Vyúčtovanie pracovnej cesty

Funkcia: Úprava stĺpcov v tabuľke

Rola: Zamestnanec

Aj v tomto module je možné si kliknutím na ikonu vľavo hore pridať rôzne stĺpce do prehľadu. Zamestnanec si dokonca môže zobraziť detailné výsledky vyúčtovania pracovnej cesty.

Modul Správca súborov

Funkcia: Prehľad úprav súborov a priečinkov

Rola: manažér

V module Správca súborov si môžu manažéri pozrieť log (ikona vľavo). Nájdu tam informácie, kto čo kedy pridal, stiahol, zmazal. V prípade Payroll priečinkov s workflow (teda v prípade mzdových vstupov a výstupov) je súčasťou aj informácia, kto to schválil.

Modul Správa eventov

Funkcia: Plánovanie konzultácií s dodávateľom

Rola: Služba, ktorú poskytuje náš partner Accace svojim daňovým klientom

Modul Správa eventov bol vyvinutý pre firmy na spravovanie interných podujatí pre zamestnancov. Nachádzajú sa v ňom možnosti ako spraviť časové úseky napr. na masáže alebo rôzne konzultácie. Súčasťou modulu sú čakacie listiny v prípade prekročenia kapacity eventu a podobne. Náš partner Accace v Českej republike tento modul kreatívne použil na niečo, na čo nebol pôvodne zamýšľaný. Pre svojich klientov spravili klientsku registráciu časových slotov pre daňové poradenstvo ročného zúčtovania dane. Ak má zamestnanec klienta otázky k svojmu ročnému zúčtovaniu, cez TULIP si spraví rezerváciu na konkrétny čas, kedy konzultant Accace poskytuje poradenstvo a môže si s ním priamo prejsť svoje otázky. Skvelý spôsob ako efektívne pracovať s časom svojich klientov a aj svojich pracovníkov. Pri vytváraní modulu sme mali na mysli úplne iné využitie a táto kreativita od Accace nás príjemne prekvapila. Ak chcete od svojho dodávateľa takéto služby navyše, oslovte Accace so spracovaním daní 😊.

Hotline

Funkcia: Filtrovanie tabuľky

Rola: administrátor

Administrátor si môže kliknúť na ikonu vľavo od tabuľky a zvolí si, ktoré stĺpce chce vidieť. Táto funkcia má zmysel najmä pre operátorov, ktorí tieto hotline požiadavky vybavujú. Vedia si tak zobraziť napríklad stĺpec “Assigned To”, teda “priradené pre” a vidia, ktoré požiadavky boli priradené ktorému zamestnancovi (v prípade, že je vás vo firme viac, ktorí vybavujete tickety od zamestnancov).