Legislatíva v oblasti pracovných ciest | Seriál – časť 3: Rumunsko

Trvanie pracovnej cesty:

Počet kalendárnych dní, počas ktorých je osoba na pracovnej ceste, sa počíta odo dňa a času odchodu do dňa a času návratu dopravného prostriedku na miesto, kde má zamestnanec trvalý pobyt alebo miesto výkonu práce, pričom za jeden deň trvania pracovnej cesty sa do úvahy berie každých 24 hodín trvania pracovnej cesty.

Vlastné motorové vozidlo:

Výdavky spojené s cestnými motorovými vozidlami, ktoré sa používajú výlučne na ekonomickú činnosť, sú plne uznateľné, ale spoločnosť má povinnosť vypracovať protokol o najazdených kilometroch, v ktorom zdôvodní, že automobil bol používaný len na účely ekonomickej činnosti. Na začiatku každej cesty musí zamestnanec zadať do správy o najazdených kilometroch číslo najazdených kilometrov, ktoré je zobrazené na prístrojovej doske auta a ktoré predstavuje počet kilometrov najazdených vozidlom bezprostredne pred touto cestou. Na konci každej cesty by mal zamestnanec ešte raz zadať počet najazdených kilometrov do správy o najazdených kilometroch. Rozdiel medzi týmito dvoma číslami predstavuje počet kilometrov, ktoré auto najazdilo počas danej cesty. Na zdôvodnenie počtu najazdených km na každú cestu je potrebné, aby zamestnanec predložil potvrdenky o pohonných hmotách pri pracovnej ceste. Pomocou priemernej spotreby paliva (liter na km, údaj v technickej knihe vozidla) je možné odpočítať približný počet litrov spotrebovaných automobilom počas jazdy a určiť hodnotu výdavkov za PHM. Cena pohonných hmôt pre výpočet je priemerná cena na základe dokladov predložených zamestnancami. Ak zamestnanec predloží doklad o nákupe pohonných látok zo zahraničia so sumou v cudzej mene, cena sa vypočíta kurzom NBR platným ku dňu príjmu paliva.

Stravné pri tuzemskej pracovnej ceste:

Pri tuzemskej pracovne ceste má zamestnanec nárok na denné diéty, ktoré pokryjú výdavky na stravovanie. Vtedy by zamestnanec nemal počas pracovnej cesty predkladať  ďalšie doklady k stravovaniu. V prípade, že sa v rámci pracovnej cesty priznáva aj diéta aj podávané jedlo, určí sa kumulatívna suma a to, čo presiahne odpočítateľnú hranicu, podlieha dani z príjmov zo mzdy a sociálnych odvodov. Preplatené výdavky so stravovaním môžu byť iba vtedy, ak sa spoločníci spoločnosti zúčastnili na týchto stretnutiach a vznikol tento náklad.

Ak pracovné cesty na území Rumunska trvajú niekoľko kalendárnych dní, počet dní pracovnej cesty sa počíta od dátumu a času odchodu do dátumu a času vrátenia sa do lokality, kde má zamestnanec trvalý pobyt alebo miesto výkonu práce. Výsledné obdobie sa potom rozdelí na 24 hodín a každý výsledný interval predstavuje 1 deň pracovnej cesty.

Stravné pri zahraničnej pracovnej ceste:

Zahraničné denné diéty sa priznávajú vo výške stanovenej pre každú krajinu, v ktorej sa cesta uskutočňuje, s prihliadnutím na hodnoty stanovené zákonom. Vo väčšine štátov Európskej únie sa poskytuje rovnaká denná dávka: 35 eur/deň, s možnosťou fiškálneho maxima 87,5 eura/deň.  Obdobie, na ktoré sa priznáva zahraničný denný príspevok pre zahraničné delegácie, sa určuje podľa dopravného prostriedku, ktorý zamestnanec používa, pričom sa zohľadňuje:

– okamih vzlietnutia lietadla pri odchode do zahraničia a okamih pristátia lietadla po prílete do krajiny a z letísk, ktoré tvoria priechody štátnej hranice Rumunska;

– okamih prechodu vlakom alebo autom cez hraničné priechody alebo rumunského štátu, a to pri odchode do zahraničia, ako aj pri návrate do krajiny.

Pri externých cestách sa za časové úseky nepresahujúce 24 hodín priznáva 50 % hodnoty dennej diéty do 12 hodín a 100 % za čas presahujúci 12 hodín.

Prepočet zahraničných diét sa určí pomocou výmenného kurzu NBR platného v deň výplaty každému zamestnancovi (vzhľadom na to, že príspevok sa vypláca pred cestou).

Krátenie stravného:

Ak zamestnávateľ zabezpečí bezplatné stravovanie zamestnancovi, nárok na stravné sa mu kráti, prípadne mu stravné neposkytuje. Výška krátenia záleží od toho, či bolo zamestnancovi zabezpečené stravné formou obedu (50% krátenia) alebo večere (50% krátenia). Ak boli zabezpečené zamestnancovi bezplatne raňajky, vtedy sa stravné nekráti. Krátenie sa vykonáva zo sumy stravného pre časové pásmo nad 18 hodín, resp. z najvyššej dohodnutej sumy stravného.

Preddavky na náhrady:

Zamestnávateľ môže poskytnúť zamestnancovi peňažnú zálohu, na základe ktorej je potrebné vytvoriť Výkaz o výdavkoch, ktorý by mal obsahovať podrobné informácie o výdavkoch pokrytých hotovostnou zálohou a budú k nim priložené podporné dokumenty. Pre peňažné zálohy sa používa kurz NBR platný v deň poskytnutia zálohy (kurz zverejnený v NBR v predchádzajúci deň).

Nárokové cestovné náhrady:

Ide o náhrady, ktoré je zamestnávateľ povinný zamestnancovi poskytnúť , patrí tu:  náhrada preukázaných cestovných výdavkov (cestovný lístok, letenka, taxi, lístok na MHD), náhrada preukázaných výdavkov za ubytovanie, vedľajšie výdavky ( poplatok za telefón, fax, poplatok za použitie internetu, poplatok za parkovanie, poplatok za diaľnicu, tunel). Náklady na spiatočnú dopravu nie sú zamestnancovi preplatené, ak si zamestnanec po ukončení pracovnej cesty zoberie dovolenku na odpočinok alebo z iných osobných dôvodov a vráti sa na miesto pracoviska po dovolenke.

Pracovné cesty sú v TULIP-e rozdelené na 2 časti:

• požiadavku pracovnej cesty (teda plán)
• a vyúčtovanie.

Ak sa zamestnávateľ dohodne so zamestnancom na pracovnej ceste, zamestnanec povinný zadať plán pracovnej cesty v TULIP-e.  V pláne umožňuje TULIP uviesť:

• miesto nástupu na pracovnú cestu,
• miesto výkonu práce (krajina, mesto, spoločnosť),
• čas trvania pracovnej cesty,
• spôsob dopravy,
• miesto skončenia pracovnej cesty,
• dôvod pracovnej cesty,
• plánované výdavky,
• poznámky,
• prílohy, resp. ďalšie potrebné informácie.

Požiadavku o pracovnú cestu vie zadať aj HR, manažér zamestnanca resp. iná poverená osoba. Zamestnanec má v tejto časti možnosť požiadať o zálohu v EUR-ách alebo cudzej mene. To, v akom trvaní zamestnanec zadal plán, sa zobrazí automaticky aj v jeho dochádzke pre účely spracovania miezd.

Po schválení plánu kompetentnými osobami a po návrate zamestnanca z pracovnej cesty má zamestnanec povinnosť vyplniť vyúčtovanie pracovnej cesty. Vyúčtovanie pracovnej cesty zobrazuje všetky informácie, ktoré zamestnanec uviedol do svojho plánu s možnosťou úpravy týchto údajov podľa skutočnosti.

Zamestnanec má k dispozícií 5 sekcií: 

1. prekročenie hraníc,
2. stravné,
3. výdavky,
4. prílohy,
5. náhrady za použitie súkromného vozidla

Šiestou, kde nie je potrebné nič vypĺňať je „výsledok vyúčtovania“.

TULIP automaticky vypočíta náhrady za stravu na základe časového pásma a prechodu hraníc, ktoré je zamestnanec povinný uviesť v sekciách pre Prekročenie hraníc a Stravné. Ak prechádza zamestnanec viacerými krajinami, má možnosť doplniť všetky krajiny prechodu počas pracovnej cesty a presný čas odletu lietadla, resp. prechodu hranice. Zamestnanec je tiež povinný uviesť bezplatnú stravu, ktorú mu zamestnávateľ zabezpečil. TULIP na základe toho kráti sumu stravného za daný deň automaticky.

Všetky cestovné výdavky má zamestnanec možnosť uviesť v sekcii Výdavkov s uvedením dátumu výdavku, typu výdavku, sumy výdavku, v prípade platby kartou sumu výdavku v zahraničí v tuzemskej mene. Výdavky, ktoré zamestnanec uhradil firemnou kartou, v TULIP-e označí a suma týchto výdavkov je následne odpočítaná z celkového výsledku vyúčtovania. Všetky prepočty do tuzemskej meny sú kalkulované automaticky. Zamestnávateľ má tiež možnosť poskytnúť vreckové v domáckej mene v rámci celej spoločnosti, alebo iba v individuálnych prípadoch (napríklad určitej skupine zamestnancov). Ak zamestnanec použil súkromné vozidlo, TULIP automaticky vypočíta náhrady za kilometre podľa platnej náhrady za 1 km pre daný rok. Zamestnanec sa môže rozhodnúť, či použije cenu za spotrebované pohonné látky zo štatistického úradu, alebo použije cenu z účtenky za nákup pohonnej látky. TULIP automaticky prepočíta celkovú náhradu za spotrebované pohonné látky. Výsledok vyúčtovania zamestnanec vidí okamžite po uvedení všetkých informácii vo svojom vyúčtovaní a môže ich meniť, kým vyúčtovanie nepošle na schválenie a spracovanie. Všetci účastníci pracovného postupu majú možnosť stiahnuť si formulár pracovnej cesty.

Chcete vedieť, ako vyzerajú pracovné cesty v platforme TULIP? Pozrite si inštruktážne video:

Čoskoro pripravujeme popis legislatívy aj pre ďalšie krajiny, odoberajte náš newsletter a sledujte sociálne siete, kde budeme o pridaných legislatívach informovať.