O klientovi
Európsky maloobchodný reťazec s módou a doplnkami do domácnosti PEPCO začínal v Poľsku pred dvadsiatimi rokmi. Dnes je rozšírený do šestnástich krajín starého kontinentu. A vo všetkých používa niektorý z modulov platformy TULIP pre jeho 23 tisíc zamestnancov.
PEPCO začalo s TULIP-om spoluprácu už v roku 2016 na Slovensku a v Česku, kde spoločnosť používa moduly na evidenciu dochádzky zamestnancov, správu pracovných ciest a nástup zamestnancov.
Postupne sa pridali pobočky v Maďarsku a Rumunsku, ktoré využívajú TULIP na správu prijatých faktúr a firemných výdajov. V ďalších rokoch sa tieto moduly implementovali v pobočkách v Lotyšsku, Litve, Estónsku, Slovinsku, Chorvátsku, Bulharsku, Taliansku, Španielsku, Srbsku a minulý rok zoznam krajín uzavreli Nemecko a Rakúsko.
Materská, poľská entita je v TULIP-e od roku 2018, kde eviduje a spravuje prichádzajúce faktúry od dodávateľov.
TULIP v krajinách
| 2016 | 2017 | 2018 | 2020 | 2021 | ||
| Evidencia dochádzky |
||||||
| Správa pracovných ciest |
Slovensko, Česko, Rumunsko |
|||||
| Správa prijatých faktúr a firemných výdajov |
Maďarsko, Rumunsko, Slovensko, Česko |
Lotyšsko, Litva, Estónsko, Slovinsko, Chorvátsko |
Poľsko, Bulharsko | Španielsko, Taliansko, Srbsko |
Nemecko, Rakúsko |
|
| Digitalizácia nástupu zamestnanca a zamestnaneckých zmien |
Slovensko, Česko |
Používané moduly
Retailová evidencia dochádzky a pracovných ciest pre PEPCO
V Česku eviduje PEPCO dochádzku zamestnancov v 259 obchodoch, na Slovensku je to 136 obchodov. Naša dochádzka pre obchodné reťazce zohľadňuje veľkú administratívu, plánovanie zmien aj delenie na prevádzky či tímy.
Obe krajiny využívajú aj modul na správu pracovných ciest, v ktorom si zamestnanci žiadajú o schválenie pracovných ciest a po návrate vypĺňajú digitalizovaný, interaktívny formulár na vyúčtovanie pracovnej cesty.
Správa prijatých faktúr a firemných výdajov
Tieto procesy má PEPCO zavedené až v 14 krajinách v Európe. Na oba procesy poskytujeme štandardné moduly, avšak PEPCO ako prémiový zákazník má tieto procesy modelované na mieru pre účely tohto veľkého reťazca. Cez TULIP spracovávajú celoročne veľké množstvo dokumentov, ktoré podliehajú schvaľovacím procesom namodelovaným podľa klientovej firemnej štruktúry.
Nástup zamestnancov cez cloud
Pre slovenské a české pobočky má PEPCO cez TULIP vyriešenú aj agendu prijímania nových zamestnancov. Tomuto obchodnému reťazcu pokrývame nástupný proces digitalizáciou nástupných formulárov a prenesením výmeny dokumentov a komunikácie do TULIP-u, čím sme odstránili papierový obeh zmluvnej dokumentácie medzi centrálou a obchodnými prevádzkami, ktorý veľmi spomaľoval nástup zamestnanca.
“Zavedením a postupným vylepšovaním modulov v TULIP-e sme zjednodušili každodennú operatívu nielen na personálnom oddelení, ale aj na našich predajniach.”
Barbora Gvizdová, HR manager v PEPCO Slovakia s.r.o.
Fakty a čísla
- Dochádzkový systém TULIP využíva PEPCO pre pobočky v Českej republike a na Slovensku od roku 2016.
- K júlu 2022 to bolo 259 obchodov v Česku a 136 na Slovensku.
- Súčasťou riešenia je aj modul na výmenu mzdových podkladov s poskytovateľom miezd.
- Pobočky v Česku a na Slovensku používajú modul na vyúčtovanie pracovných ciest (s nimi aj Rumunsko) a na nástup zamestnancov.
- V roku 2016 pribudli v platforme TULIP pobočky PEPCO v krajinách Maďarsko a Rumunsko. Obe začali používať na mieru dizajnované procesy na správu prijatých faktúr a výdajov spolu s Českom a Slovenskom.
- Následne v roku 2017 začali tieto moduly využívať aj v Chorvátsku, Slovinsku, Litve, Lotyšsku a Estónsku.
- Do roku 2022 sa pridali aj Poľsko, Bulharsko, Španielsko, Taliansko, Srbsko, Nemecko a Rakúsko.
- Od začiatku spolupráce s PEPCO bolo cez TULIP k júnu 2022 spracovaných 515 333 tisíc prijatých faktúr, najviac na pobočkách v materskom Poľsku – 140 tisíc.
- Od začiatku spolupráce s PEPCO bolo cez TULIP k júnu 2022 spracovaných 27 843 zamestnaneckých výdajov.
- TULIP poskytuje pre PEPCO správu firemných HR a účtovných procesov spolu pre 2 827 obchodov v 16 krajinách Európy.
Úspechy
- Zjednotený online dochádzkový systém pre všetky predajne reťazca PEPCO na Slovensku a v Česku.
- Ušetrenie času HR oddelenia.
- Zvýšenie spoľahlivosti podkladov z dochádzky na výpočet miezd.
- Jednoduché plánovanie pracovných zmien s automatickou kontrolou legislatívy.
- Hladký priebeh prijatia, schválenia a vyúčtovania prijatých faktúr, zjednotený naprieč krajinami, vďaka čomu umožňuje schvaľovanie naprieč celej štruktúre spoločnosti PEPCO.
- Automatizovaná správa pracovných ciest.
- Výrazné urýchlenie procesu nástupu zamestnanca, kedy sme odstránili papierový obeh zmluvnej dokumentácie medzi centrálou a obchodnými prevádzkami.
- Všetky procesy v jednom cloudovom rozhraní naprieč krajinami.
