O klientovi
Tornator je fínsky expert v oblasti lesníctva.
Spoločnosť pôsobí v zmysle trvalo udržateľného lesného hospodárstva. Kupujú a spravujú lesy, vyrábajú drevo, predávajú lesnú pôdu a pozemky a rozvíjajú projekty veternej energie. Tornator je popredný európsky špecialista na trvalo udržateľné lesníctvo, ktorý vlastní lesy vo Fínsku, Estónsku a Rumunsku. Ich rumunská pobočka spolupracuje s TULIP-om od roku 2020. Digitalizujeme ich interné procesy v oblasti HR a účtovníctva.
Našu spoluprácu sme začali implementáciou účtovného modulu Accounting v marci roku 2020. Digitalizovali sme a automatizovali do cloudu celý proces spracovania prijatých faktúr. Takmer okamžite klient požadoval rozšírenie spolupráce na personálnu agendu. Od toho momentu Tornator používa TULIP na evidenciu dochádzky zamestnancov pre všetkých zamestnancov v Rumunsku, spolu s publikáciou výplatných pások do portálu a správou pracovných výdajov.
Začiatkom roku 2022 sa nasadzovali moduly na správu firemných benefitov a vyúčtovanie pracovných ciest, takže klient dnes používa takmer celý rozsah TULIP platformy.
Koncom roku 2020 sa k našim klientom zaradila aj ďalšia entita Tornatora s názvom Ocolul Silvic Privat Oituz. Používajú úplne rovnaký rozsah modulov ako Tornator.
Ako to funguje?
TULIP Accounting – digitalizácia faktúr
- Tornator– Po obdržaní faktúr v elektronickej podobe (pdf) sú zasielané na dedikovanú e-mailovú adresu.
- TULIP –Automatické nahranie do OCR systému, spustenie vyťažovania dokumentov.
- TULIP – Dodatočná kontrola vyťažených údajov interným tímom. Nahranie faktúr do portálu TULIP.
- Tornator – Skontrolované dokumenty pripravené na schvaľovací proces do 48 hodín od ich zaslania.
- Tornator – Pravidlá a limity schvaľovania, viditeľnosť faktúr a reporty v plnej kompetencii Tornatora/Ocululu. Prístup ku faktúram z jedného miesta online, čo umožňuje riadiacim pracovníkom (manažérom) efektívnejšie a jednoduchšie sledovať očakávané náklady.
TULIP Payroll – publikovanie výplatných pások online
Modul poskytuje výmenu mzdových podkladov medzi Tornatorom a jeho poskytovateľom miezd. Potom, čo sa pripravia mesačné podklady, mzdový poskytovateľ nahrá výplatné pásky do TULIP-u a HR oddelenie klienta ich schváli a jedným klikom vypublikuje zamestnancom priamo do ich zabezpečených TULIP účtov, aby si ich mohli odtiaľ stiahnuť. Zamestnanci dostávajú e-mailovú notifikáciu o novej páske v portáli.
Dochádzkový systém
Tornator používa štandardný dochádzkový modul na evidenciu dochádzky zamestnancov, ktorý im umožňuje vytvárať žiadosti o absencie a ďalšie typy dochádzky. Tieto žiadosti sa potom posielajú automaticky nadriadeným na schválenie. Dochádzka v TULIP-e sa uzatvorí jedným klikom na konci mesiaca a vygenerujú sa vstupy na spracovanie miezd.
Správa pracovných ciest
Modul na správu pracovných ciest umožňuje zamestnancom Tornatora vytvárať žiadosti o pracovné cesty priamo v ich konte v TULIP-e. Žiadosť prechádza schvaľovaním, za ktorým nasleduje sprístupnenie funkcie na vytvorenie vyúčtovania pracovnej cesty online v TULIP-e.
Správa firemných benefitov
Benefitný systém predstavuje modul na správu firemných benefitov priamo v rovnakom konte zamestnanca, v ktorom má aj dochádzku a výplatné pásky. Môže si vyberať zo zoznamu firemných benefitov a žiadať o ich uplatnenie. Žiadosti sa posúvajú na relevantné oddelenie na spracovanie.
Správa výdajov
Tornator spravuje všetky úlohy súvisiace s preplácaním nákladov cez TULIP. Tieto operácie sa plne spracovávajú cez na mieru vytvorené procesy. Zamestnanci vytvárajú žiadosti pri každom náklade, ktorý si chcú dať preplatiť.
“V roku 2019 sme hľadali systém na správu faktúr a objavili sme TULIP Accounting, ktorý bol hlavným dôvodom na začatie spolupráce. Ale keďže TULIP ponúkal oveľa viac, usúdili sme, že HR moduly budú pre našu spoločnosť tiež veľmi prínosné. Od roku 2020 je TULIP súčasťou našej každodennej práce. V mnohých smeroch nám uľahčuje robotu. Týmto sme však neskončili a premýšľame ďalej ako môžeme ešte viac rozvíjať našu spoluprácu a funkcie platformy TULIP.”
Cristina Groza, Finančná a personálna manažérka v Tornator S.R.L
Fakty a čísla
- Spolupráca od marca 2020
- K máju 2022 spravovalo 31 zamestnancov Tornatora a Ocolulu svoju dochádzku v rumunskej entite cez TULIP
- K máju 2022 bolo od začiatku spolupráce spracovaných 1 129 pracovných ciest za obe spoločnosti
- K máju 2022 bol súčet spracovaných faktúr cez TULIP od začiatku spolupráce 2 694 účtovných dokumentov za obe spoločnosti.
Úspechy
- Digitalizácia interných procesov v personálnej a účtovnej oblasti v dvoch spoločnostiach klienta zjednotením do jedného cloudového systému TULIP
- Jednoduchá a intuitívna správa pracovných ciest
- Jednoduchá a intuitívna evidencia dochádzky zamestnancov
- Ušetrený čas HR oddelenia vďaka používateľsky prívetivej cloudovej platforme
- Redukcia chýb pri spracovaní mzdových podkladov, prepočtoch vyúčtovania pracovných ciest, evidencii dochádzky a účtovných procesoch.
