Zmeny v HR a dochádzkových systémoch v roku 2020

Pozrite si prehľad odborných článkov, ktoré sme v priebehu roka v tejto oblasti pripravili pre tematické slovenské a české médiá.

HR úlohy, ktoré digitalizácia skráti z hodín na minúty

 

1. Dochádzka a podklady pre mzdy

 

Najčastejšie zavádzame náš dochádzkový systém pre klientov, ktorí doteraz žiadny nepoužívali. Mať desiatky až stovky zamestnancov a stále každý mesiac riešiť zložité excely alebo opravovať chyby kolegov v dochádzkových knihách je vyčerpávajúce. Používaním sofistikovaného dochádzkového systému sa vyhnete chybám pri spracovávaní údajov eliminovaním ľudského faktora.

Ideálnym riešením, obzvlášť v tejto dobe, sú cloudové dochádzkové systémy, pri ktorých úplne odpadá inštalácia, dochádzka sa nastaví v niekoľkých krokoch a je možné ju rýchlo začať používať.

2. Vyúčtovanie pracovných ciest

 

Teraz sa síce necestuje, ale po vakcinácii sa určite časť služobných ciest vráti do praxe. Cloudové služby zariadia jednoduchú online evidenciu cesty. Zamestnanec si zadá žiadosť o pracovnú cestu, o rezerváciu ubytovania a dopravy, a po návrate si požiada o vyúčtovanie, sám naskenuje potrebné účtenky a spíše všetky údaje v prehľadom online formulári. HR sa o nič nemusí starať. Systém zamestnanca navedie a vypočíta nároky.

3. Nástupný proces aj správa benefitov online

 

Posielate zmluvy emailom? Nerobte to a vyriešte náborový proces v cloude. Môžete mať pripravené drafty zmlúv, ktoré nastupujúci zamestnanec dostane zabezpečeným linkom a vyplní v interaktívnom formulári. Pekné, moderné a bezstarostné pre obe strany.

Administrácia benefitov sa tiež môže spravovať priamo v rovnakom cloude ako ostatné procesy. Nemusíte riešiť zdieľané excely kvôli prihlasovaniu na firemnú masáž alebo školenie.

Podrobnejšie si jednotlivé možnosti môžete prečítať v našom článku, ktorý vyšiel v HRnews.cz:

HRnews.cz: Víte, které HR úkoly se digitalizací zkrátí z hodin na minuty?

O tom, že digitalizácia je absolútne potrebná a že v súčasnej dobe preskočíme celú dekádu v riešeniach, čím sa snáď výrazne pohne vpred aj skostnatená legislatíva sa rozrozprával náš riaditeľ Viktor v slovenskom podcaste Podnicast:

Podnicast: Viktor Mečiar (TULIP Solutions): Vďaka koronakríze preskočíme dekádu. Firmy sa začnú digitalizovať

Tento fakt chápu mnohé, hlavne veľké spoločnosti, ktorým prerastá HR a účtovná papierová agenda cez hlavu. Pripravili sme prípadové štúdie o našich klientoch, ktorí sa rozhodli svoje archívy digitalizovať. Jedna popisuje jednorazovú digitalizáciu HR agendy a druhá pravidelnú digitalizáciu prichádzajúcich účtovných dokladov. Prečítať si ich môžete na tomto odkaze:

Systemonline.cz: Jak probíhá digitalizace dokumentů v praxi? 

Ako v tejto dobe pristupovať k dochádzkovým systémom?

 

Prečo o nákupe akékoľvek nového nástroja do firmy uvažovať? Primárnym dôvodom sú peniaze. V biznise si každú investíciu premyslíte podľa toho, koľko vám zarobí alebo ušetrí. Je preto kľúčové, aby manažér, ktorý rozhoduje o investíciách, pochopil, že prechod na digitalizáciu procesov mu ušetrí nemalé množstvo financií a získa konkurenčnú výhodu.

Dochádzkový systém na prvý pohľad žiadne úspory neprináša. Pravidelne do neho lejete určitú sumu, hoci doteraz ste si vystačili s excelom, ktorý je „zadarmo“? Pozrite, prečo to nie je úplne tak:

1. Ušetrenie času HR tímu

 

Ak nechce majiteľ s rozširovaním firmy neustále naberať nových personalistov a zvyšovať mzdové náklady, potrebuje ich úlohy zautomatizovať alebo preniesť časť zodpovednosti priamo na zamestnancov. Online dochádzkový systém rieši oboje.

2. Eliminácia pokút

 

Inšpektorát práce pokutuje firmy, ktoré nedodržujú Zákonník práce. HR oddelenie, ktoré musí každý mesiac manuálne kontrolovať dochádzku, opravovať a prepočítavať, je zahltené a môžete sa spoľahnúť, že občas urobí chybu. Preto by ste im mali dopriať automatizáciu. Povoľte, aby systém automaticky kontroloval správnosť dát, súlad s legislatívou a internými smernicami.

3. Predchádzanie problémov – ako COVID-19

 

Samozrejme, že pandémiu nového koronavírusu nikto neočakával. Ale riadiť biznis je ako riadiť auto, vždy predvídajte situáciu. Digitalizácia podniku vás vie pripraviť na rôzne situácie a zmierniť ich negatívne dopady. Môžu to byť:

• Problémy na pobočke ako požiare, záplavy
• Výpadok interných IT serverov
• Krádež, podvodné aktivity konkurencie
• Svetová pandémia (chráň Boh pred ďalšou).

Firmy, ktoré zaviedli digitalizáciu, mali s príchodom COVID-19 výrazne menšie problémy. V prieskumoch dokonca uviedli, že pandémia ich takmer neovplyvnila. Môžete povedať to isté?

Viac spôsobov, ako vám dochádzkový systém šetrí výdavky nájdete v našom článku pre Managementnews.cz:

Managementnews.cz: Proč vaše firma nutně potřebuje docházkový systém?

My sme náš dochádzkový systém na začiatku pandémie začali ponúkať s implementáciou zadarmo. Verili sme, že je potrebné si navzájom pomôcť a že firmy s prechodom na home office začnú riešiť dochádzkový systém v cloude a obzerať sa po čo najlepšom riešení. O „TULIP Home office“ edícii sme uverejnili tlačovú správu, ktorá sa objavila vo viacerých médiách, napr. na IT portáli Touchit:

Touchit: Dochádzkový systém zadarmo? TULIP teraz vychádza v ústrety firmám

 

Pandémia priniesla nové očakávania od dochádzkových systémov

Do popredia sa v uplynulom roku dostali požiadavky, ktoré boli ešte nedávno považované za minoritné, ba priam bezpredmetné, napríklad:

• Evidencia pracovnej doby z domova
• Riadenie dochádzky a jej plánovanie na diaľku
• Odbúranie papierových podkladov, žiadaniek a potvrdení
• Flexibilita a rýchla reakcia na legislatívne zmeny

Jednotlivé požiadavky sme detailne rozpísali opäť pre náš obľúbený IT Systems v novembrovom čísle:

Systemonline.cz: Nové požadavky na docházkové systémy v době covidové

 

Čo s turniketmi a biometriou pri evidovaní dochádzky?

 

Firmy si často myslia, že dochádzkový systém nie je dostatočný, ak nezaznamenáva príchody a odchody pomocou aktívnych prvkov ako sú turnikety, čipové karty alebo dokonca biometria. Preto zavedú prístupový systém i tam, kde je to priam nevhodné. Napríklad v kancelárskom prostredí. Ten dokonca často zdvojuje už existujúci prístupový systém dostupný v celej budove.

Používanie prístupového systému ale nie je evidenciou dochádzky a naopak, pri používaní dochádzkového systému nie je nutné monitorovať pohyb zamestnancov, a pritom spĺňate všetky legislatívne požiadavky.

Samostatnou kapitolou je evidencia dochádzky pomocou biometrických prvkov, teda odtlačkov prstov alebo očnej sietnice. Biometria je obľúbená a stále viac firiem ju chce využívať. Neuvedomujú si ale, že ide o zhromažďovanie osobných údajov v kategórii citlivých údajov. To je povolené iba v špecifických prípadoch a po výslovnom súhlase dotknutej osoby, čo je v prípade zamestnancov sporné. Preto monitorovacie systémy s biometriou odporúčame len firmám, ktoré spadajú do kategórií, ktoré vymedzujú naše zákony a GDPR (napr. firmy z oblastí zdravotníctva alebo vedy).

Ak chcete o tomto probléme vedieť viac, celý náš príspevok je dostupný na webe odborného IT časopisu IT Systems:

Systemonline.cz: Proč přístupové systémy nejsou evidencí docházky zaměstnanců?

Pokiaľ ide o typy systémov, máte viacero možností. Od softvéru, ktorý sa k vám nainštaluje až po najmodernejší, tzv. Saas model (softvér ako služba), pri ktorom odpadá zložitá inštalácia a platformu používate vo forme licencií cez internetový prehliadač.

Model Saas umožňuje aj malým firmám využiť profesionálne nástroje za rozumné ceny, vrátane tých skutočne špičkových. Zmenou celého fungovania trhu dnes síce stále nezaplatíte výrazne menej, ale máte investíciu rozloženú v čase. Zároveň sú takéto aplikácie skompletizované rovno do balíčkov s infraštruktúrou a vy sa o nič nemusíte starať.

Viac o tom, prečo sa aj malým firmám oplatia cloudové služby nájdete v našom článku pre IT Systems:

Systemonline.cz: Je model software jako služba výhodou pro malou firmu?

 

Ako sa v 2020 menil TULIP?

 

Okrem vyššie spomenutej free „TULIP Home office“ edície dochádzkového systému sme vyvinuli modul na online nástup zamestnancov, ktorý si hneď získal priaznivcov medzi našimi stálymi klientmi aj u nových zákazníkov, lebo skvelo zapadol do aktuálnych potrieb trhu.

Prezentovali sme ho na tematickom webinári, záznam je dostupný tu:

Viac informácií o module nájdete na produktovej stránke:

TULIP Nástup zamestnanca – informácie o module

V 2020 sme boli zaradení do výberu Pozoruhodný produkt 2020. Rebríček každý rok vyhlasuje český magazín Businessit.cz. Prehľad všetkých pozoruhodných produktov za daný rok nájdete na ich webe:

BusinessIT.cz: Nové Pozoruhodné IT produkty pro rok 2020

 

Veľkou otázkou bolo, ako budeme počas pandémie fungovať. To sa však vyriešilo veľmi rýchlo, u nás sa zaviedla odporúčaná práca z domu a mnohí kolegovia dodnes do kancelárie vôbec nechodia. Našťastie to nijako neovplyvnilo našu výkonnosť, skôr by sme mohli tvrdiť, že ju práve zvýšilo. Viac prezradila Soňa v ankete legendárneho slovenského IT magazínu PC Revue:

Nextech.sk: ANKETA: Budúcnosť home office po skončení pandémie

Veríme, že rok 2021 bude minimálne rovnako plodný na kvalitný obsah a prácu celého nášho tímu. Sledujte nás, aby vám nič neušlo 😉.