Legislatíva v oblasti pracovných ciest | Seriál – Časť 2: Česko

Pracovná cesta:

Pod pracovnou cestou rozumieme dobu od nástupu zamestnanca na cestu k výkonu práce do iného miesta, ako je jeho pravidelné pracovisko, vrátane výkonu práce na tomto mieste a návratu zamestnanca z tejto cesty. Pod pravidelným pracoviskom sa rozumie miesto dohodnuté so zamestnancom, pokiaľ dohodnuté nie je, ide o miesto výkonu práce dohodnuté v pracovnej zmluve.

Dohoda o vykonaní práce:

Aby mali na cestovné náhrady spojené s výkonom pracovnej cesty nárok aj zamestnanci pracujúci pre zamestnávateľa na základe niektorých z dohôd mimo pracovného pomeru, je nutné tento nárok v dohode priamo dohodnúť. Je potrebné uviesť miesto výkonu práce, resp. miesto pravidelného pracoviska, od ktorého sa následne konkrétny nárok na cestovné náhrady odvodzuje. V rámci dohody o výkone práce je možné dohodnúť sa, že zamestnávateľ poskytne náhrady aj pri ceste z obce pobytu zamestnanca do miesta výkonu práce a späť náhrady ako pri pracovnej ceste aj vtedy, keď nie je určené miesto pravidelného pracoviska.

Vlastné motorové vozidlo:

Zamestnanec môže so súhlasom zamestnávateľa použiť na služobnej ceste vlastné motorové vozidlo. Zamestnancovi vtedy prináleží základná náhrada za každý 1 km (náhrada má kompenzovať opotrebenie auta a jeho servis )  a náhrada za spotrebované pohonné látky, buď podľa skutočne zaplatenej ceny, alebo podľa paušálu stanoveného vyhláškou. Cena paliva sa vynásobí spotrebou auta podľa technického preukazu a počtu prejdených kilometrov.

Stravné pri tuzemskej pracovnej ceste:

Pre zamestnanca v nepodnikateľskej sfére určuje zákon hornú a dolnú hranicu výšky stravného, v závislosti na dobe trvania pracovnej cesty v rámci jedného dňa. V prípade podnikateľskej sféry, zákon určuje iba minimálnu hodnotu stravného v závislosti na dobe trvania pracovnej cesty, horná hranica určená nie je. Tu je potrebné poznamenať, že ako daňovo uznateľný náklad môže zamestnávateľ v podnikateľskej sfére využiť iba sumu preplatenú vo výške, ktorá nepresahuje hornú hranicu výšky stravného v nepodnikateľskej sfére.

Stravné pri zahraničnej pracovnej ceste:

Pri zahraničnej pracovnej ceste sa vznik nároku na náhrady v eurách alebo v inej mene začína prechodom hraníc, odletom a príletom lietadla, odchodom alebo príchodom lode z prístavu. Jednotlivé sadzby určuje Ministerstvo financií, kde zamestnancovi prislúcha výška sadzby na základe trvania cesty v zahraničí. Ak trvá pracovná cesta mimo Českej republiky kratšie ako 1 hodinu, zahraničné stravné sa neposkytuje. Ak vznikne zamestnancovi nárok aj na tuzemské stravné, nárok na zahraničné stravné mu vznikne v prípade, že sa nachádza mimo Českej republiky dlhšie ako 5 hodín. Ak zamestnanec navštívi v rámci jedného kalendárneho dňa 2 a viac krajín, nárokuje sa mu stravné za krajinu, v ktorej strávil najdlhší čas, kedy sa prihliada na časové pásmo súčtu trvania pracovnej cesty za daný kalendárny deň v zahraničí. Ak zamestnanec strávil v jednotlivých krajinách rovnaký počet hodín, nárokuje si najvyššie stravné.

Krátenie stravného:

Ak zabezpečí zamestnávateľ zamestnancovi na pracovnej ceste plne bezplatné stravovanie, stravné sa neposkytuje. Pokiaľ zamestnávateľ zabezpečí bezplatné stravovanie čiastočne, ktoré ma charakter raňajok, obeda alebo večere, stravné sa úmerne kráti, a to za každé bezplatné jedlo podľa výšky sadzby stravného. Ak by zamestnávateľ nekrátil takto stravné, išlo by o nadlimitné stravné, a teda zdaniteľný príjem zamestnanca. Zamestnávatelia v podnikateľskej sfére však môžu svojim zamestnancom poskytnúť zahraničné stravné znížené na 75 % bez udania dôvodu.

Vreckové:

Vreckové sa stanoví určeným percentom, najviac do výšky 40 % (v prípade štátnej a príspevkovej sféry. Podnikatelia nie sú obmedzení, ale ak by šlo o vyššie percento, muselo by sa zdaňovať. Všeobecne sa preto odporúča 40 % aj v ich prípade) zo zahraničného stravného skráteného podľa dĺžky trvania zahraničnej pracovnej cesty ešte pred jeho krátením za bezplatne poskytnuté jedlo. Vreckové však nie je zamestnávateľ povinný vyplácať zo zákona. Nárok by mal byť založený kolektívnou zmluvou, vnútorným predpisom, príp. dohodou so zamestnancom, pričom je nutné zabezpečiť rovné zaobchádzanie.

Preddavky na náhrady:

Zákon určuje 2 možnosti poskytovania záloh. Prvá možnosť je , že zamestnancovi bude poskytnutá záloha vždy až do predpokladanej výšky cestovných náhrad. Druhou možnosťou je, že sa zamestnávateľ so zamestnancom dohodne, že záloha poskytnutá nebude.  Zamestnávateľ môže zálohu v cudzej mene poskytnúť vo forme cestovného šeku alebo zapožičaním platobnej karty zamestnávateľa.

Predloženie vyúčtovania a splatnosť náhrad:  

Zamestnanec je povinný najneskôr do 10 pracovných dní po dni ukončenia pracovnej cesty predložiť zamestnávateľovi písomné doklady potrebné pre vyúčtovanie pracovnej cesty a vrátiť nevyúčtovanú zálohu. Náhrady sú splatné v lehote do 10 pracovných dní odo dňa predloženia písomných dokladov. Pre obe splatnosti je možné vo výnimočných situáciách dohodnúť iný termín.

Nárokové cestovné náhrady:

Zamestnávateľ, ktorý vysiela zamestnanca na pracovnú cestu, určí miesto nástupu, výkonu práce, dobu trvania, spôsob dopravy a ukončenie pracovnej cesty, zároveň môže určiť aj ďalšie podmienky pracovnej cesty. Zamestnancovi prináležia tieto náhrady:  

• náhrada preukázaných cestovných výdavkov,
• náhrada preukázaných výdavkov za ubytovanie,
• stravné za stanovených podmienok,
• vedľajšie výdavky,
• náhrada preukázaných cestovných výdavkov za cesty na návštevu jeho rodiny  (ak pracovná cesta trvá viac ako 7 po sebe nasledujúcich kalendárnych dní, a to každý týždeň, najdlhšie však za jeden mesiac).

Tieto náhrady nie sú predmetnom dane z príjmov zo závislej činnosti.

Pracovné cesty sú v TULIP-e rozdelené na 2 časti:

• požiadavku pracovnej cesty (teda plán)
• a vyúčtovanie.

Ak sa zamestnávateľ dohodne so zamestnancom na pracovnej ceste, zamestnanec povinný zadať plán pracovnej cesty v TULIP-e.  V pláne umožňuje TULIP uviesť:

• miesto nástupu na pracovnú cestu,
• miesto výkonu práce (krajina, mesto, spoločnosť),
• čas trvania pracovnej cesty,
• spôsob dopravy,
• miesto skončenia pracovnej cesty,
• dôvod pracovnej cesty,
• plánované výdavky,
• poznámky,
• prílohy, resp. ďalšie potrebné informácie.

Požiadavku o pracovnú cestu vie zadať aj HR, manažér zamestnanca resp. iná poverená osoba. Zamestnanec má v tejto časti možnosť požiadať o zálohu v EUR-ách alebo cudzej mene. To, v akom trvaní zamestnanec zadal plán, sa zobrazí automaticky aj v jeho dochádzke pre účely spracovania miezd.

Po schválení plánu kompetentnými osobami a po návrate zamestnanca z pracovnej cesty má zamestnanec povinnosť vyplniť vyúčtovanie pracovnej cesty. Vyúčtovanie pracovnej cesty zobrazuje všetky informácie, ktoré zamestnanec uviedol do svojho plánu s možnosťou úpravy týchto údajov podľa skutočnosti.

Zamestnanec má k dispozícií 5 sekcií: 

1. prekročenie hraníc,
2. stravné,
3. výdavky,
4. prílohy,
5. náhrady za použitie súkromného vozidla

Šiestou, kde nie je potrebné nič vypĺňať je „výsledok vyúčtovania“.

TULIP automaticky vypočíta náhrady za stravu na základe časového pásma a prechodu hraníc, ktoré je zamestnanec povinný uviesť v sekciách pre Prekročenie hraníc a Stravné. Ak prechádza zamestnanec viacerými krajinami, má možnosť doplniť všetky krajiny prechodu počas pracovnej cesty a presný čas odletu lietadla, resp. prechodu hranice. Zamestnanec je tiež povinný uviesť bezplatnú stravu, ktorú mu zamestnávateľ zabezpečil. TULIP na základe toho kráti sumu stravného za daný deň automaticky.

Všetky cestovné výdavky má zamestnanec možnosť uviesť v sekcii Výdavkov s uvedením dátumu výdavku, typu výdavku, sumy výdavku, v prípade platby kartou sumu výdavku v zahraničí v tuzemskej mene. Výdavky, ktoré zamestnanec uhradil firemnou kartou, v TULIP-e označí a suma týchto výdavkov je následne odpočítaná z celkového výsledku vyúčtovania. Všetky prepočty do tuzemskej meny sú kalkulované automaticky. Zamestnávateľ má tiež možnosť poskytnúť vreckové v domáckej mene v rámci celej spoločnosti, alebo iba v individuálnych prípadoch (napríklad určitej skupine zamestnancov). Ak zamestnanec použil súkromné vozidlo, TULIP automaticky vypočíta náhrady za kilometre podľa platnej náhrady za 1 km pre daný rok. Zamestnanec sa môže rozhodnúť, či použije cenu za spotrebované pohonné látky zo štatistického úradu, alebo použije cenu z účtenky za nákup pohonnej látky. TULIP automaticky prepočíta celkovú náhradu za spotrebované pohonné látky. Výsledok vyúčtovania zamestnanec vidí okamžite po uvedení všetkých informácii vo svojom vyúčtovaní a môže ich meniť, kým vyúčtovanie nepošle na schválenie a spracovanie. Všetci účastníci pracovného postupu majú možnosť stiahnuť si formulár pracovnej cesty.

Chcete vedieť, ako vyzerajú pracovné cesty v platforme TULIP? Pozrite si inštruktážne video:

Čoskoro pripravujeme popis legislatívy aj pre ďalšie krajiny, odoberajte náš newsletter a sledujte sociálne siete, kde budeme o pridaných legislatívach informovať.