Pri digitalizácii dokumentov výrazne rozhoduje ich kvalita, objem aj typ. Dôkazom sú aj prípadové štúdie, ktoré sme pre vás pripravili. Jedna sa týka digitalizácie HR agendy a druhá faktúr. Zároveň ide o dva rôzne prístupy v digitalizácii – jednorazová a pravidelná.
Pozrite si našu prípadovú štúdiu o pravidelnej digitalizácii, pripravenú pre český časopis IT systems.
Projekt pravidelnej digitalizácie faktúr
Klient má viac ako 100 entít, z ktorých sa pravidelne digitalizujú predajné a nákupné faktúry. Nad každým dokumentom prebieha elektronické schvaľovanie na zamestnaneckom portáli TULIP. Objemovo ide o viac ako 25 000 dokladov mesačne. Všetky doklady prichádzajú do skenovacieho centra v rôznych neštruktúrovaných formátoch papierovo alebo elektronicky, najčastejšie vo forme PDF alebo štruktúrovane vo formáte EDI. Skenovacie centrum doklady zdigitalizuje, vyťažia sa z nich všetky dáta vrátane riadkov. Keďže ide o faktúry, na jednom doklade sa vyťažuje veľké množstvo polí tzv. indexov.
Na začiatku spolupráce v roku 2014 tvorili väčšinu digitalizovaných dokumentov klienta papierové doklady. V takom prípade je potrebné počítať s potrebou roztriedenia dokladov, rozspinkovania aj olepenia čiarových kódov. Až potom príde na rad digitalizácia a vyťaženie dokladu. Na tieto prípravné kroky sa často zabúda, ale práve oni tvoria výraznú časť nákladu za vyťažovanie. Roztriedenie dokumentov v najväčšej možnej miere ešte pred digitalizovaním umožňuje väčšiu mieru automatizácie vyťaženia dát softvérom. Napríklad roztriedenie faktúr na nákupné a predajné nám umožní z faktúry vyhľadávať už priamo dodávateľa. Ak by boli faktúry pomiešané, bola by potrebná väčšia miera manuálneho dopĺňania dát pri vyťažovaní.
Pri príprave digitalizácie sa zamyslite nad tým, či môžete ovplyvniť kvalitu vstupných dokumentov. Mnohí dodávatelia môžu namiesto papierových dokumentov posielať vygenerované PDF alebo priamo dátové vety, ktoré skvalitňujú a urýchľujú spracovanie dokumentu – na strane skenovania aj získavania dát z dokumentu.
Do digitalizácie môžete skočiť aj rovnými nohami
Digitalizácia zjednodušuje vyhľadávanie a triedenie dokumentov a je jednoduché vytvárať zostavy podľa vyťažených metadát – parametrov. Tieto zostavy následne odhaľujú ďalšie možnosti na zlepšenie procesov. Napríklad môžeme zistiť zvýšenú chybovosť vyťažených dát u niektorých dodávateľov – môže ísť o papierový nečitateľný dokument, ktorý dodávateľ môže posielať aj v inej podobe: PDF alebo dátová veta (EDI, DBF,…). Vďaka dostupným dátam sme v tomto projekte zistili, že niektoré dokumenty sú zasielané duplicitne, po splatnosti a podobne. Zdigitalizovanie faktúr a následná workflow môže odhaliť aj iné procesné problémy, a to oneskorenie schvaľovania faktúr na niektorej z pobočiek a z toho vyplývajúce oneskorené platby dodávateľom.
Celkovo je tento projekt náročný technicky, vyťažovacia maska je veľmi komplexná s množstvom indexov, automatických kontrol a podobne. Zároveň je potrebné dokumenty spracovať rýchlo a dodržať dohodnuté termíny s klientom – každá doručená faktúra musí byť dostupná pre schvaľovateľa na portáli do 48 hodín od jej obdržania.
Celý článok s druhou prípadovou štúdiou si môžete prečítať v aktuálnom vydaní časopisu IT Systems.
PÁČI SA VÁM TENTO ČLÁNOK?
Zapíšte sa do nášho newslettra a dostávajte podobné články a novinky priamo do vášho mailboxu.
