Digitalizácia firiem: Moderné nástroje, staré zvyky. Kde sa láme úspech firemnej digitalizácie?

Technológia nie je problém. Problém je, keď ju ľudia nechcú používať

Firmy zväčša venujú obrovské množstvo úsilia výberu riešenia – riešia bezpečnosť, šifrovanie, kompatibilitu, integrácie či GDPR. No to, čo zanedbajú najčastejšie, je zvyčajne to najdôležitejšie: práca s ľuďmi, ktorí budú so systémom dennodenne pracovať.

Neraz sa stane, že aj po nasadení moderného riešenia zamestnanci pokračujú v starých zvykoch. Účtovníčka síce dostane faktúru elektronicky, ale aj tak ju vytlačí, skontroluje na papieri a založí do šanóna. Skladník dostane mobilnú aplikáciu, no radšej si údaje zapisuje na papier “pre istotu”. Výsledok? Firmy nepracujú efektívnejšie, ale dvojako – starým aj novým spôsobom súčasne. A efektivita, ktorá bola jedným z cieľov digitalizácie, paradoxne klesne.

Dôvodov je viac: nedostatočná komunikácia, nepochopenie zmyslu zmeny alebo strach, že ak procesy zrýchlia, ľudia prídu o prácu. Bez správne nastavenej komunikácie, školení a podpory sa aj najlepšie riešenie zmení na “niečo, čo musíme používať, lebo to chcú tí hore”.

Pevné základy: ak infraštruktúra nefunguje, nefunguje nič

Technické problémy digitalizáciu zvyčajne nepoložia — s výnimkou jednej kategórie: základná IT infraštruktúra. Ak je pomalá, nestabilná alebo nedostatočne pokrytá, celý projekt sa môže obrátiť proti vám.

Jeden skladový projekt v Rumunsku je toho ukážkovým príkladom. Firma investovala veľa peňazí do moderného riešenia na skenovanie položiek v sklade. Teória bola dokonalá: skladník so skenerom si nájde polohu tovaru, zistí dostupné množstvo aj sériové čísla a inventúra sa zvládne za pár hodín. Realita? Po desiatich minútach práce signál WiFi zmizol. Firma totiž nemala dostatočné WiFi pokrytie skladu. Tam, kde nedosiahol signál z internetu, nefungovali ani skenery. Prvé praktické využitie novej technológie teda zlyhalo, a to na úplnej banalite.

Poučenie je jasné: bez funkčných základov nemá žiadna digitalizačná nadstavba šancu uspieť.

Nepodliehajte lesku nových systémov. Niekedy stačí opraviť proces

Ďalšou častou chybou je, že firmy chcú veľké, moderné a drahé riešenia – hoci im často stačí vyriešiť jeden konkrétny problém jednoduchým nástrojom. Rutinné prepisovanie dát medzi Excelom a systémom možno nahradiť makrom za pár hodín. Manuálne úkony sa často dajú automatizovať s tým, čo firma už dávno má, len o tom nevie.

Preto je kľúčové pozrieť sa najskôr na to, ako zamestnanci pracujú dnes. Nezávislý pohľad často odhalí, že “takto sa to robí už roky” neznamená, že sa to tak robiť musí. Niekedy ušetríte tisíce len tým, že sa pýtate: Robíme to ešte stále najlepším možným spôsobom?

Nové hrozby digitalizácie: tam, kde by sme ich ešte nedávno nehľadali

Digitalizácia však neprináša len efektivitu, ale aj nové bezpečnostné riziká. Technológie sa stali súčasťou všetkého — vrátane firemnej flotily. Príkladom sú nedávne incidenty:

• zraniteľnosť v aplikácii Kia Connect umožňovala útočníkom v priebehu niekoľkých sekúnd ovládať funkcie vozidla,
• únik dát z koncernu VW umožňoval zistiť presné lokácie vozidiel aj ich kompletnú históriu.

To, čo bolo pred rokmi nemysliteľné, je dnes realitou. Firmy tak musia rozšíriť pohľad na bezpečnosť aj o oblasti, ktoré doteraz nepovažovali za dôležité — od IoT zariadení až po autá.

Zhrnutie: digitalizácia je proces, nie nákup technológie

Aby digitalizácia priniesla skutočné výsledky, firma musí:

1. pracovať s ľuďmi, aby chápali zmysel zmeny a prijali ju,
2. zabezpečiť funkčné technické základy, bez ktorých sa každý nový systém stáva brzdou,
3. optimalizovať procesy predtým, než investuje do drahých riešení,
4. myslieť na nové bezpečnostné scenáre, ktoré digitalizácia otvára.

Digitalizácia nie je o tom priniesť do firmy technológiu – ale o tom, aby ju ľudia chceli používať, infraštruktúra ju podporovala a procesy ju potrebovali.