ESS portál. Čo to je a aký je jeho prínos pre vašu firmu?

Čo znamenajú skratky ESS a MSS?

V slovenčine zvykneme o takom riešení hovoriť ako o zamestnaneckom portáli.

Hlavné znaky ESS

• Webová, resp. cloudová služba, „software as a service“ (SaaS) – softvér ako služba dostupný online
• Dostupná 24/7
• Vysoko zabezpečená služba s prístupom pomocou mena a hesla. V niektorých prípadoch pomocou biometrických údajov
• Editovateľné dáta na rôznych stupňoch prístupov.

ESS poskytuje centralizovanú a efektívnu komunikačnú platformu pre všetky vaše pobočky, bez ohľadu na ich geografickú polohu.

Väčšinou je postavená na cloude, čo znamená, že dokáže prepájať pobočky a odrážať zmeny, ktoré sa udejú okamžite. Ako globálne riešenie efektívne odstraňuje limity spojené s rôznymi časovými pásmami, keďže každý zamestnanec sa pripája a získava informácie v momente, kedy mu to vyhovuje, z akéhokoľvek miesta.

Takáto platforma (portál, softvér, systém) musí byť používateľsky prívetivý a vysoko bezpečný, kvôli údajom, ktoré sa v ňom skladujú. O bezpečnosť dát sa preto nemusíte báť. ESS portály sú navrhnuté dôkladne s dôrazom na súkromie a bezpečie.

Čo ponúka väčšina ESS portálov?

Employee self-service (alebo u nás jednoducho „zamestnanecký portál“) umožňuje zamestnancovi vykonávať viacero úloh v súvislosti s pracovnou a HR agendou, ktoré by inak musel robiť personalista alebo nadriadený.

Tie najlepšie ESS funkcie umožňujú zamestnancom:

• Zmeniť ich osobné údaje ako adresu, kontaktné informácie, bankové účty
• Vidieť mzdové dáta, sťahovať výplatné pásky
• Pristupovať k firemným smerniciam, návodom a príručkám
• Ak má systém aj sekciu dochádzky, môžu si evidovať dochádzku, podávať požiadavky o schválenie absencií a plánovať dovolenky
• Ukladať zamestnaneckú dokumentáciu (kontrakty, dodatky, zoznam majetku)
• Klásť otázky cez tzv. ticketing system (podávanie „ticketov“, teda otázok pre relevantné oddelenia – IT, mzdové, HR)
• Získať prehľad o firemných benefitoch, udalostiach a prípadne si ich aj uplatňovať/nahlasovať sa na nich
• Spravovať pracovné cesty.

So zamestnaneckým portálom sú všetky informácie pokope v jednom cloudovom systéme. Umožní to firme automatizovať a zefektívniť personalistiku v celej spoločnosti.

Chcete mať tieto informácie stále pri sebe?

Stiahnite si prehľadnú infografiku →

Aké sú benefity ESS pre firmu a jej zamestnancov na všetkých leveloch?

Benefity pre zamestnancov:

Každý zamestnanec je schopný (a často aj preferuje) robiť mnoho úloh sám, čím sa eliminuje zbytočná komunikácia s HR alebo IT oddelením.

Tým, že im dáte používateľsky prívetivú platformu na rýchlu komunikáciu cez cloud, dostávajú sa do pozície, v ktorej majú sami na starosti svoje vlastné pohodlie v práci. Sú nezávislejší a odbremeňujú HR oddelenie.

Uložením dôležitých dokumentov bezpečne v cloude dostávajú zamestnanci a celý tím možnosť zdieľať informácie, diskutovať nad pracovnými listami, sledovať zmeny v dokumentoch a mnoho ďalších funkcií, ktorými dosiahnu rýchlejšie a presnejšie rozhodovanie naprieč firmou.

Benefity pre manažérov a HR oddelenie:

MSS je v podstate to isté ako ESS, ale z manažérskeho/HR pohľadu, a teda účtu s vyššími právami, ktorý im dáva viacej možností ako si uľahčiť prácu. Typickými príkladmi si reporty a schvaľovanie.

Ak sú nejaké úlohy, pre ktoré nemá zamestnanec oprávnenie priamo v jeho portáli, mnoho systémov umožňuje komunikáciu elektronicky priamo s HR oddelením. Zamestnanci tak môžu posielať správy mimo pracovných hodín, čo šetrí čas im aj personalistom. Zároveň možno túto funkcionalitu použiť aj na komunikáciu s inými oddeleniami ako IT, mzdové, finančné. Eliminujete tak zbytočné emailové alebo osobné komunikácie. V prípade emailov môže ísť o nie veľmi bezpečný spôsob ako komunikovať o citlivých údajoch ako je napr. mzda. Pri osobnej komunikácii je zase rizikom zábudlivosť alebo jednoducho rušenie od inej dôležitej práce. Keď sú správy a požiadavky v cloude, zodpovedný pracovník si vyberie vhodný čas, kedy bude otázku riešiť.

Ak ESS portál slúži aj ako dochádzkový systém, zamestnanci aj manažéri majú nástroj na rýchlu a presnú evidenciu svojej práce a dochádzky. HR oddelenie deleguje zodpovednosť za správnu evidenciu dochádzky na zamestnanca a získava presné údaje pre výpočet miezd. To za predpokladu, že systém je v súlade s miestnou legislatívou a robí automatické kontroly.

Benefity pre firmu ako takú:

Celkovo firma ušetrí na čase administratívnych pracovníkov množstvo hodín kontraproduktívnej a neuspokojivej práce. Zvýši tým efektívnosť dôležitých úloh a správnosť dát. Prinesie to ušetrenie peňazí popri redukovaní ľudských chýb.

Redukcia administratívnych nákladov, na oplátku, prinesie priestor na zlepšenie firemného technologického programu. Zamestnanecký portál je často súčasťou väčšej technologickej infraštruktúry mimo firmy, keďže zvyčajne je poskytovaný ako SaaS platforma (softvér ako služba) od tretej strany, čo zjednoduší aj prácu IT oddelenia a výrazne im uvoľní ruky.

Stručné zhrnutie najväčších benefitov ESS a MSS systémov:

• Ušetrený čas – zníženie pracovných hodín
• Ušetrené náklady
• Zvýšenie presnosti dát
• Zvýšenie efektivity práce
• Redukcia ľudských chýb
• Zlepšenie pracovného prostredia a atraktivity na trhu práce pre firmu
• Konkurenčná výhoda
• Väčšia lojálnosť zamestnancov vďaka užšiemu zapojeniu do pracovného života
• Udržiavanie kroku s digitálnymi trendmi
• Redukcia papiera.

Ak ste ešte nezaviedli žiaden zamestnanecký portál, nie je dôvod váhať. Benefity vysoko prevyšujú náklady a ďalšie predpokladané nevýhody ako odpor konzervatívnych zamestnancov k zmene zabehaných postupov.

Ak vám ako poskytovateľ SaaS riešenia vieme akokoľvek pomôcť pri výbere, ozvite sa nám.

Náš vlastný ESS portál TULIP poskytuje všetky zmienené funkcie. Ak chcete vedieť viac, radi sa s vami stretneme a ukážeme vám, čo ponúka.