Legislatíva v oblasti pracovných ciest | Seriál – časť 5: Maďarsko

Trvanie pracovnej cesty:

Počet kalendárnych dní, počas ktorých je osoba na pracovnej ceste, sa počíta odo dňa a času odchodu do dňa a času návratu dopravného prostriedku na miesto, kde má zamestnanec trvalý pobyt alebo miesto výkonu práce, pričom sa rozlišuje, či ide o pracovnú cestu v Maďarsku alebo v zahraničí. Za jeden deň pracovnej cesty v Maďarsku považujeme kalendárny deň, pričom ak ide o pracovnú cestu v zahraničí, za jeden deň pracovnej cesty považujeme 24 hodín.

Vlastné motorové vozidlo:

Výdavky spojené s cestnými motorovými vozidlami, ktoré sa používajú výlučne na ekonomickú činnosť, sú plne uznateľné, ale spoločnosť má povinnosť vypracovať protokol o najazdených kilometroch, v ktorom zdôvodní, že automobil bol používaný len na účely ekonomickej činnosti. Na začiatku každej cesty musí zamestnanec zadať do správy o najazdených kilometroch číslo najazdených kilometrov, ktoré je zobrazené na prístrojovej doske auta a ktoré predstavuje počet kilometrov najazdených vozidlom bezprostredne pred touto cestou. Na konci každej cesty by mal zamestnanec ešte raz zadať počet najazdených kilometrov do správy o najazdených kilometroch. Rozdiel medzi týmito dvoma číslami predstavuje počet kilometrov, ktoré auto najazdilo počas danej cesty. Zamestnanec má nárok na preplatenie amortizácie, čiže náhrady za prejazdené kilometre a tiež nárok na preplatenie náhrady za palivo. Pomocou priemernej spotreby paliva (ktorú určuje legislatíva podľa typu vozidla a paliva) je možné odpočítať približný počet litrov spotrebovaných automobilom počas jazdy a určiť hodnotu výdavkov za PHM. Cena pohonných hmôt pre výpočet je priemerná cena na základe dokladov predložených zamestnancom, tá však nesmie byť vyššia ako trhová cena určená zákonom. Pre výpočet je možné použiť tiež zákonom určenú priemernú cenu, ktorá je zverejnená pre jednotlivé typy palív každý mesiac. Ak zamestnanec predloží doklad o nákupe pohonných látok zo zahraničia so sumou v cudzej mene, cena sa vypočíta kurzom Národnej banky Maďarska platným ku dňu príjmu paliva, alebo kurzom k 15. dňu predchádzajúceho mesiaca príjmu paliva.

Stravné pri tuzemskej pracovnej ceste:

Pri tuzemskej pracovne ceste má zamestnanec nárok na denné diéty, ktoré pokryjú výdavky na stravovanie a iné drobné výdavky. Výška denného príspevku je 500 HUF.  Zamestnávateľ si môže vybrať medzi vyplatením paušálneho denného príspevku, ktorý je zdaniteľný ako mzda, alebo nákladov na základe faktúr. Je tiež možné aplikovať oboje. Neexistujú žiadne limity týkajúce sa výšky príspevku. Pri preplatení faktúry za stravovanie (ktorá bola vystavená na meno zamestnávateľa) zamestnancovi súvisiacej s pracovnou cestou je potrebné preplatenú sumu zdaniť ako špecifický definovaný benefit (základom dane je suma poskytnutá zamestnancovi vo forme stravy vynásobená 1,18).

Stravné pri zahraničnej pracovnej ceste:

Legislatíva neurčuje výšku zahraničných denných diét pre každú krajinu, v ktorej sa cesta uskutočňuje. Výšku príspevku si určí zamestnávateľ, avšak je potrebné poznamenať, že iba 30 % z hodnoty príspevku na stravu nie je zdaniteľných, v maximálne výške 15 EUR za jeden deň.

V prípade cestovania lietadlom alebo loďou je potrebné počítať s dodatočnou 1 hodinou pred odletom z Maďarska a po prílete do Maďarska. Taktiež východiskovým bodom vyslania do zahraničia je okamih prekročenia hranice.

Pri externých cestách sa za časové úseky nepresahujúce 8 hodín nepriznáva denná diéta, nad 8 hodín sa priznáva 100 % hodnoty dennej diéty.

Prepočet zahraničných diét sa môže určiť dvoma spôsobmi, je na zamestnávateľovi, ktorý spôsob použije:

• pomocou kurzu Národnej banky Maďarska platného v 15. deň predchádzajúceho mesiaca výplaty zamestnancovi ( t. j. ku 15. dňu predchádzajúceho mesiaca, kedy je zamestnancovi vyplatené zúčtovanie)
• pomocou priemerného kurzu Národnej banky Maďarska platného v deň výplaty zamestnancovi (t. j. ku dňu predchádzajúcemu dňu, kedy je zamestnancovi vyplatené zúčtovanie)

V minulých rokoch sa odporúčalo použiť prvú možnosť. V aktuálnom období je však na rozhodnutí zamestnávateľa, či využije druhú možnosť, ktorá tiež spĺňa daňové pravidlá.

Nárokové cestovné náhrady:

Ide o náhrady, ktoré je zamestnávateľ povinný zamestnancovi poskytnúť , patrí tu:

• náhrada preukázaných cestovných výdavkov (cestovný lístok, letenka, taxi, lístok na MHD),
• vedľajšie výdavky (poplatok za telefón, fax, poplatok za použitie internetu, poplatok za parkovanie, poplatok za diaľnicu, tunel).

Preddavky na náhrady:

Na zaplatenie preddavku v maďarskej mene je potrebný súhlas zamestnanca. Ak súhlas udelí, zamestnanec dostane ekvivalent zálohovej platby v cudzej mene, vypočítaný priemerným výmenným kurzom vo vzťahu k cudzím menám stanoveným Národnou bankou Maďarska v deň platby zálohy alebo výmenným kurzom platným v 15. deň predchádzajúceho mesiaca výplaty zamestnancovi.

Pracovné cesty sú v TULIP-e rozdelené na 2 časti:

• požiadavku pracovnej cesty (teda plán)
• a vyúčtovanie.

Ak sa zamestnávateľ dohodne so zamestnancom na pracovnej ceste, zamestnanec povinný zadať plán pracovnej cesty v TULIP-e.  V pláne umožňuje TULIP uviesť:

• miesto nástupu na pracovnú cestu,
• miesto výkonu práce (krajina, mesto, spoločnosť),
• čas trvania pracovnej cesty,
• spôsob dopravy,
• miesto skončenia pracovnej cesty,
• dôvod pracovnej cesty,
• plánované výdavky,
• poznámky,
• prílohy, resp. ďalšie potrebné informácie.

Požiadavku o pracovnú cestu vie zadať aj HR, manažér zamestnanca resp. iná poverená osoba. Zamestnanec má v tejto časti možnosť požiadať o zálohu v HUF alebo cudzej mene. To, v akom trvaní zamestnanec zadal plán, sa zobrazí automaticky aj v jeho dochádzke pre účely spracovania miezd.

Po schválení plánu kompetentnými osobami a po návrate zamestnanca z pracovnej cesty má zamestnanec povinnosť vyplniť vyúčtovanie pracovnej cesty. Vyúčtovanie pracovnej cesty zobrazuje všetky informácie, ktoré zamestnanec uviedol do svojho plánu s možnosťou úpravy týchto údajov podľa skutočnosti.

Zamestnanec má k dispozícií 5 sekcií: 

1. prekročenie hraníc,
2. stravné,
3. výdavky,
4. prílohy,
5. náhrady za použitie súkromného vozidla.

šiestou, kde nie je potrebné nič vypĺňať je „výsledok vyúčtovania“.

TULIP automaticky vypočíta náhrady za stravu na základe časového pásma a prechodu hraníc, ktoré je zamestnanec povinný uviesť v sekciách pre Prekročenie hraníc a Stravné. Ak prechádza zamestnanec viacerými krajinami, má možnosť doplniť všetky krajiny prechodu počas pracovnej cesty

a presný čas odletu lietadla, resp. prechodu hranice. Zamestnanec je tiež povinný uviesť bezplatnú stravu, ktorú mu zamestnávateľ zabezpečil. TULIP na základe toho kráti sumu stravného za daný deň automaticky.

Všetky cestovné výdavky má zamestnanec možnosť uviesť v sekcii Výdavkov s uvedením dátumu výdavku, typu výdavku, sumy výdavku, v prípade platby kartou sumu výdavku v zahraničí v tuzemskej mene. Výdavky, ktoré zamestnanec uhradil firemnou kartou, v TULIP-e označí a suma týchto výdavkov je následne odpočítaná z celkového výsledku vyúčtovania. Všetky prepočty do tuzemskej meny sú kalkulované automaticky.

Ak zamestnanec použil súkromné vozidlo, TULIP automaticky vypočíta náhrady za kilometre podľa platnej náhrady za 1 km pre daný rok. Zamestnanec sa môže rozhodnúť, či použije cenu za spotrebované pohonné látky podľa vyhlášky, alebo použije cenu z účtenky za nákup pohonnej látky. TULIP automaticky prepočíta celkovú náhradu za spotrebované pohonné látky.

Výsledok vyúčtovania zamestnanec vidí okamžite po uvedení všetkých informácii vo svojom vyúčtovaní a môže ich meniť, kým vyúčtovanie nepošle na schválenie a spracovanie. Všetci účastníci pracovného postupu majú možnosť stiahnuť si formulár pracovnej cesty.

Chcete vedieť, ako vyzerajú pracovné cesty v platforme TULIP? Pozrite si inštruktážne video:

Čoskoro pripravujeme popis legislatívy aj pre ďalšie krajiny, odoberajte náš newsletter a sledujte sociálne siete, kde budeme o pridaných legislatívach informovať.