Legislatíva v oblasti pracovných ciest | Seriál – Časť 1: Slovensko

Pracovná cesta:

Každý zamestnanec má v pracovnej zmluve definované miesto výkonu svojej práce. Ak na príkaz zamestnávateľa vykonáva zamestnanec dohodnutý druh práce na inom mieste, ide o pracovnú cestu.

Súhlas:

Kedy potrebuje zamestnávateľ súhlas zamestnanca, ak ho vysiela na pracovnú cestu? Ide o prípady, keď zamestnanec nemá definované v pracovnej zmluve, že bude vykonávať pracovné cesty, vyslanie na pracovné cesty nevyplýva z povahy dohodnutého druhu/miesta výkonu práce alebo ide o pracovnú cestu mimo obvodu obce.

Trvanie pracovnej cesty:

Maximálna doba trvania pracovnej cesty nie je zákonom určená.  Pracovná cesta trvá od nástupu zamestnanca na cestu, vrátane výkonu práce v danom mieste, až do skončenia tejto cesty, to znamená, že aj samotná cesta na miesto výkonu práce a cesta späť je súčasťou pracovnej cesty.

Spôsob a forma vyslania:

Zamestnávateľ písomne určuje miesto nástupu na pracovnú cestu , miesto výkonu práce, čas trvania pracovnej cesty,  miesto skončenia pracovnej cesty, spôsob dopravy,  prípadne aj ďalšie podmienky pracovnej cesty. Zákon neurčil žiadne tlačivo ako záväzné.

Vlastné motorové vozidlo:

Zamestnanec sa môže písomne dohodnúť, že na služobnej ceste využije vlastné motorové vozidlo. Zamestnancovi vtedy prináleží základná náhrada za každý 1 km a náhrada za spotrebované pohonné látky.

Stravné pri tuzemskej pracovnej ceste:

Zamestnancovi patrí stravné za každý kalendárny deň pracovnej cesty, suma stravného závisí od času trvania pracovnej cesty, pričom čas trvania pracovnej cesty je rozdelený na časové pásma: 5 až 12 hodín, nad 12 hodín až 18 hodín a nad 18 hodín. Ak pracovná cesta trvá 2 kalendárne dni a v každom kalendárnom dni trvá menej ako 5 hodín, aj vtedy má zamestnanec nárok na stravné v sume ustanovenej pre časové pásmo 5 až 12 hodín. Rovnako to je aj v prípade viacerých pracovných ciest v rámci jedného kalendárneho dňa, z ktorých každá trvá menej ako 5 hodín. Ak je celkový súčet trvania pracovných ciest viac ako 5 hodín, zamestnanec má nárok na stravné.

Stravné pri zahraničnej pracovnej ceste:

Pri zahraničnej pracovnej ceste sa vznik nároku na náhrady v eurách alebo v cudzej mene začína prechodom hraníc, odletom a príletom lietadla, odchodom alebo príchodom lode z prístavu. Ak zamestnanec navštívi v rámci jedného kalendárneho dňa 2 a viac krajín, nárokuje sa mu stravné za krajinu, v ktorej strávil najdlhší čas, kedy sa prihliada na časové pásmo súčtu trvania pracovnej cesty za daný kalendárny deň v zahraničí. Ak zamestnanec strávil v jednotlivých krajinách rovnaký počet hodín, nárokuje si najvyššie stravné.

Krátenie stravného:

Ak zamestnávateľ zabezpečí bezplatné stravovanie zamestnancovi, nárok na stravné sa mu kráti, prípadne mu stravné neposkytuje. Výška krátenia záleží od toho, či bolo zamestnancovi zabezpečené stravné formou raňajok (25 % krátenia) , obedu (40 % krátenia) alebo večere (35 % krátenia). Krátenie sa vykonáva zo sumy stravného pre časové pásmo nad 18 hodín, resp. z najvyššej dohodnutej sumy stravného.

Vreckové:

Pri zahraničnej pracovnej ceste môže zamestnávateľ zamestnancovi poskytnúť vreckové (pozor – ktoré sa zdaňuje) v eurách alebo cudzej mene najviac do výšky 40 % stravného.

Preddavky na náhrady:

Zamestnávateľ je povinný poskytnúť zamestnancovi preddavok na náhrady do sumy predpokladaných náhrad pri vyslaní na zahraničnú pracovnú cestu. Preddavok môže poskytnúť formou cestovného šeku, zapožičaním platobnej karty zamestnávateľa resp. prevodom na účet zamestnanca. Preddavok môže poskytnúť v EUR-ách alebo zahraničnej mene, podľa toho, kde je zamestnanec vyslaný na pracovnú cestu.

Predloženie vyúčtovania a splatnosť náhrad:  

Zamestnanec je povinný najneskôr do 15 pracovných dní odo dňa príchodu do miesta výkonu práce na území Slovenskej republiky predložiť zamestnávateľovi písomné doklady potrebné na vyúčtovanie náhrad. Náhrady sú splatné v lehote 10 pracovných dní odo dňa predloženia písomných dokladov, najdlhšie však do konca kalendárneho mesiaca nasledujúceho po kalendárnom mesiaci, v ktorom boli predložené písomné doklady.

Nárokové cestovné náhrady:

Ide o náhrady, ktoré je zamestnávateľ povinný zamestnancovi poskytnúť. Patrí tu:

• stravné,
• náhrada preukázaných cestovných výdavkov (cestovný lístok, letenka, taxi, lístok na MHD),
• náhrada preukázaných výdavkov za ubytovanie,
• vedľajšie výdavky (poplatok za telefón, fax, poplatok za použitie internetu, poplatok za parkovanie, poplatok za diaľnicu, tunel),
• náhrada preukázaných cestovných výdavkov za cesty na návštevu jeho rodiny  (ak pracovná cesta trvá viac ako 7 po sebe nasledujúcich kalendárnych dní, a to každý týždeň, najdlhšie však za jeden mesiac),
• komerčné poistenie a povinné/odporúčané očkovanie pri zahraničnej pracovnej ceste.

Tieto náhrady nie sú predmetnom dane z príjmov zo závislej činnosti.

Pracovné cesty sú v TULIP-e rozdelené na 2 časti:

• požiadavku pracovnej cesty (teda plán)
• a vyúčtovanie.

Ak sa zamestnávateľ dohodne so zamestnancom na pracovnej ceste, zamestnanec povinný zadať plán pracovnej cesty v TULIP-e.  V pláne umožňuje TULIP uviesť:

• miesto nástupu na pracovnú cestu,
• miesto výkonu práce (krajina, mesto, spoločnosť),
• čas trvania pracovnej cesty,
• spôsob dopravy,
• miesto skončenia pracovnej cesty,
• dôvod pracovnej cesty,
• plánované výdavky,
• poznámky,
• prílohy, resp. ďalšie potrebné informácie.

Požiadavku o pracovnú cestu vie zadať aj HR, manažér zamestnanca resp. iná poverená osoba. Zamestnanec má v tejto časti možnosť požiadať o zálohu v EUR-ách alebo cudzej mene. To, v akom trvaní zamestnanec zadal plán, sa zobrazí automaticky aj v jeho dochádzke pre účely spracovania miezd.

Po schválení plánu kompetentnými osobami a po návrate zamestnanca z pracovnej cesty má zamestnanec povinnosť vyplniť vyúčtovanie pracovnej cesty. Vyúčtovanie pracovnej cesty zobrazuje všetky informácie, ktoré zamestnanec uviedol do svojho plánu s možnosťou úpravy týchto údajov podľa skutočnosti.

Zamestnanec má k dispozícií 5 sekcií: 

1. prekročenie hraníc,
2. stravné,
3. výdavky,
4. prílohy,
5. náhrady za použitie súkromného vozidla

Šiestou, kde nie je potrebné nič vypĺňať je „výsledok vyúčtovania“.

TULIP automaticky vypočíta náhrady za stravu na základe časového pásma a prechodu hraníc, ktoré je zamestnanec povinný uviesť v sekciách pre Prekročenie hraníc a Stravné. Ak prechádza zamestnanec viacerými krajinami, má možnosť doplniť všetky krajiny prechodu počas pracovnej cesty a presný čas odletu lietadla, resp. prechodu hranice. Zamestnanec je tiež povinný uviesť bezplatnú stravu, ktorú mu zamestnávateľ zabezpečil. TULIP na základe toho kráti sumu stravného za daný deň automaticky.

Všetky cestovné výdavky má zamestnanec možnosť uviesť v sekcii Výdavkov s uvedením dátumu výdavku, typu výdavku, sumy výdavku, v prípade platby kartou sumu výdavku v zahraničí v tuzemskej mene. Výdavky, ktoré zamestnanec uhradil firemnou kartou, v TULIP-e označí a suma týchto výdavkov je následne odpočítaná z celkového výsledku vyúčtovania. Všetky prepočty do tuzemskej meny sú kalkulované automaticky. Zamestnávateľ má tiež možnosť poskytnúť vreckové v domáckej mene v rámci celej spoločnosti, alebo iba v individuálnych prípadoch (napríklad určitej skupine zamestnancov). Ak zamestnanec použil súkromné vozidlo, TULIP automaticky vypočíta náhrady za kilometre podľa platnej náhrady za 1 km pre daný rok. Zamestnanec sa môže rozhodnúť, či použije cenu za spotrebované pohonné látky zo štatistického úradu, alebo použije cenu z účtenky za nákup pohonnej látky. TULIP automaticky prepočíta celkovú náhradu za spotrebované pohonné látky. Výsledok vyúčtovania zamestnanec vidí okamžite po uvedení všetkých informácii vo svojom vyúčtovaní a môže ich meniť, kým vyúčtovanie nepošle na schválenie a spracovanie. Všetci účastníci pracovného postupu majú možnosť stiahnuť si formulár pracovnej cesty.

Chcete vedieť, ako vyzerajú pracovné cesty v platforme TULIP? Pozrite si inštruktážne video:

Čoskoro pripravujeme popis legislatívy aj pre ďalšie krajiny, odoberajte náš newsletter a sledujte sociálne siete, kde budeme o pridaných legislatívach informovať.