Manažment účtovných procesov a spracovanie elektronických dokumentov

Výrazný nárast dostupných IT riešení pre biznis vedie k neustálej potrebe nastavenia a automatizácie interných procesov, aby sa optimalizovali firemné zdroje.

Vývoj účtovných riešení v posledných rokoch je dobrým príkladom toho, ako technológie dokážu zjednodušovať bežné úlohy nesúce vysoké riziko chýb, ak sú vykonávané ľuďmi. Nehovoriac o doslova požieraní času zamestnancov.

Práve účtovníctvo a s ním súvisiace interné procesy patria k najviac digitalizovaným a automatizovaným oblastiam vo firmách. Čo môžete spraviť vy, aby bolo vaše účtovníctvo v poriadku a naplno využívalo výhody 21. storočia?

Aké sú základné kroky pre efektívny manažment účtovných procesov a správu dokumentov?

1. Eliminujte bežné chyby ľudského faktora – tie viete odstrániť využívaním elektronického účtovníctva. Papierová podoba faktúr je už dávno pasé, faktúry sa vymieňajú elektronicky buď v emailoch alebo na bezpečnej cloudovej platforme. Vďaka tomu sa vám nebudú strácať papiere po kancelárii a dodržíte potrebné termíny splatností.
2. Nechajte technológie postarať sa o bežné činnosti – využívajte tzv. OCR (optical character recognition) technológiu na vyťažovanie dát z vašich účtovných dokumentov. Neprepisujte údaje ručne do systémov. Automatické vyťaženie dokladov vám ušetrí obrovské množstvo času.
3. Uistite sa, že zamestnanci rozumejú postupom – používajte zjednotené účtovné procesy. Budete môcť lepšie sledovať všetky aktivity a odstrániť nedorozumenia ohľadom schvaľovania a zodpovednosti. Potrebné sú aj kvalitné školenia zamestnancov. Nezabudnite ich nahrávať a dať zamestnancom k dispozícii na dodatočné pozretie.
4. Odstráňte zbytočné administratívne aktivity – návšteva medzi kanceláriami pri každom požadovanom schválení dokumentu? Dnes takmer nemožné, veď polovica z nás robí dlhodobo alebo príležitostne z domu. Umožnite svojim zamestnancom vytváranie rôznych druhov žiadostí a schválení online cez na to určenú platformu.
5. Neobetujte fungujúce oddelenia alebo softvéry na to, aby ste zlepšili ostatné – používajte flexibilné online riešenia. TULIP so svojim modulom TULIP Accounting pomáha digitalizovať celý proces spracovania prijatých faktúr. Zefektívnite nim prácu vašich účtovníčok a uvoľníte im ruky od neobľúbených úloh. Používanie TULIP-u nie je závislé od žiadneho konkrétneho účtovného softvéru.
6. Ukladanie dokumentov nestačí– musíte mať permanentný prístup k celému procesu súvisiacemu s daným dokumentom. Dnešné technológie to umožňujú. Viete sledovať, kto dokument schválil, prípadne na kom spracovanie stojí.

Šokujúce čísla o papieri – až 74 % českých firiem stále tlačí papierové faktúry

V článku od IT Systems z marca 2021 sa pozreli na prieskum robený v Českej republike, v ktorom sa 74 % opýtaných priznalo k tlačeniu faktúr na papier.

My sa s tým v našej praxi stretávame tiež. Toto číslo je o to šokujúcejšie, že tieto faktúry vzniknú online, potom sa vytlačia, podpíšu a znova sa naskenujú, aby ich bolo možné poslať zákazníkovi.

Kvôli jednému kroku sa využije papier a v podstate má životnosť pár sekúnd.

Naša legislatíva umožňuje aj elektronickú archiváciu faktúr, aj elektronické podpisovanie. Dokonca, na faktúre skutočne nemusí byť vôbec podpis vystavovateľa. Prečo potom také obrovské množstvo firiem tlačí faktúry? (áno, prieskum vznikol v ČR, ale pred slovenskou realitou nemusíme strkať hlavu do piesku, u nás je to rovnako. Nemáme síce takéto exaktné dáta, ale naša skúsenosť české čísla potvrdzuje).

Odpoveď je, že legislatívu zamestnanci neovládajú a často si chcú byť istí, že ich postup je správny, a tak to urobia po starom, „pre istotu“.

Ak je toto prípad aj vo vašej firme, ideálne by bolo plošné nastavenie pravidiel priamo zhora, od vedenia firmy. Ak sa zamestnancom polopatisticky nezakáže tlačenie faktúr a zakladanie do šanónov, nezbavíme sa tohto zlozvyku ešte veľmi dlho.

Máme mnoho sofistikovaných IT riešení na správu faktúr, tak ich využívajme a nemajme pred nimi zbytočné obavy.

Vyťažovanie dát z faktúr – ako môžete zvýšiť jeho úspešnosť?

V prvom rade, nikdy neverte dodávateľovi, ktorý vám sľubuje 100 % vyťaženie dát. Nie je možné dáta vyťažiť na sto percent. Na úspešnosti vyťaženia sa totiž podieľa veľké množstvo faktorov. Ak dáme bokom kvalitu a technológiu samotného OCR riešenia, ktorá môže byť rôzna, úspešnosť vyťaženia dát ovplyvňujú aj:

Vidíte, koľko je tam premenných?

Faktúry sú navyše náročné aj preto, že sú neštruktúrované. Stáva sa, že faktúra od rovnakého dodávateľa má rôzne formáty – napr. celková suma môže byť na rôznych stranách dokumentu – záleží od počtu predchádzajúcich riadkov.

Uveďme si príklad:

Predstavte si faktúru, ktorú dostane na stôl váš kolega práve v čase desiatovania. Chytí ju mastnou rukou, položí pred seba a trúsi na ňu omrvinky (nám sa stalo, že sme na faktúre našli zreteľný odtlačok podrážky). To sa následne naskenuje a hodí do systému na vyťaženie. Myslíte si, že z takéhoto dokumentu je možné vytiahnuť 100 % dát?

Systém má aj pri čistom dokumente občas problém rozoznať 0 od 8, písmeno B od čísla 8, E od F atď.

Nikdy teda nevyťaží údaje na 100 %. Preto sú viaceré OCR riešenia nastavené tak, že ak si automat nie je istý určitým znakom, dokument padne do stavu, v ktorom nie je možné pokračovať do ďalšieho kroku. Vtedy nastupuje overenie človekom. Tzv. validátor je pracovník, ktorý sa na takúto faktúru musí pozrieť, vyhodnotiť ju a nepresný alebo neidentifikovaný údaj napísať ručne. Potom posunie dokument do ďalšieho kroku.

Technológie napredujú nepredstaviteľným tempom, strojové učenie vieme naprogramovať tak, že opakujúce sa faktúry od jedného dodávateľa rieši automaticky, že rozoznáva druhy tovaru, ale kontext, vďaka ktorému sme my ľudia mysliace bytosti, mu stále uniká.

Čo však výborne zvládneme v oblasti účtovníctva pomocou technológií sú:

• Elektronické posielanie faktúr
• Vyťažovanie dát
• Schvaľovacie procesy
• Automatické zaúčtovanie

Strojovým učením zabezpečiť zaučenie opakujúcich sa dodávateľov, tovarov (v TULIP-e máme samoučiaci algoritmus na automatizáciu priraďovania faktúr)

Ktoré ľudské činnosti digitalizácia účtovných procesov ovplyvňuje a ako?

Čo nám využívanie takýchto technológií prinesie? Presne to, čo každý zamestnávateľ aj zamestnanec od moderných riešení žiada:

Chcete u vás zaviesť digitalizáciu účtovných proces a zautomatizovať obeh dokumentov? Objednajte si demo prezentáciu platformy TULIP.