Legislatíva v oblasti pracovných ciest | Seriál – časť 4: Poľsko

Trvanie pracovnej cesty:

Počet kalendárnych dní, počas ktorých je osoba na pracovnej ceste, sa počíta odo dňa a času odchodu z miesta, kde má zamestnanec trvalý pobyt alebo miesto výkonu práce, do dňa a času návratu dopravného prostriedku na miesto, kde má zamestnanec trvalý pobyt alebo miesto výkonu práce, pričom za jeden deň trvania pracovnej cesty sa do úvahy berie každých 24 hodín trvania pracovnej cesty.

Ubytovanie počas pracovnej cesty:

V prípade viacdennej pracovnej cesty má zamestnanec nárok na príspevok za ubytovanie. Príspevok sa priznáva vo výške stanovenej pre každú krajinu, v ktorej sa cesta uskutočňuje, s prihliadnutím na hodnoty stanovené zákonom. Môžu nastať 3 prípady:

• zamestnávateľ zabezpečil zamestnancovi ubytovanie počas celej pracovnej cesty a nárok na príspevok zamestnancovi nevzniká,
• zamestnanec si zabezpečil ubytovanie počas pracovnej cesty vo vlastnej réžii a má k dispozícii faktúru na preplatenie výdavkov zamestnávateľom, vtedy je zamestnancovi priznaný príspevok minimálne vo výške stanovenej zákonom,
• zamestnanec si zabezpečil ubytovanie počas pracovnej cesty vo vlastnej réžii a nemá k dispozícii faktúru na preplatenie výdavkov zamestnávateľom. V tomto prípade má zamestnanec nárok na 25 % zo sumy príspevku stanoveného zákonom.

Vlastné motorové vozidlo:

Výdavky spojené s cestnými motorovými vozidlami, ktoré sa používajú výlučne na ekonomickú činnosť, sú plne uznateľné, ale spoločnosť má povinnosť vypracovať protokol o najazdených kilometroch, v ktorom zdôvodní, že automobil bol používaný len na účely ekonomickej činnosti. Na začiatku každej cesty musí zamestnanec zadať do správy o najazdených kilometroch číslo najazdených kilometrov, ktoré je zobrazené na prístrojovej doske auta a ktoré predstavuje počet kilometrov najazdených vozidlom bezprostredne pred touto cestou. Na konci každej cesty by mal zamestnanec ešte raz zadať počet najazdených kilometrov do správy o najazdených kilometroch. Rozdiel medzi týmito dvoma číslami predstavuje počet kilometrov, ktoré auto najazdilo počas danej cesty. Zamestnanec má nárok na preplatenie amortizácie, čiže náhrada za prejazdené kilometre. Sadzby určuje zákon podľa typu vozidla a veľkosti motora.

Stravné pri tuzemskej pracovnej ceste:

Pri tuzemskej pracovne ceste má zamestnanec nárok na denné diéty, ktoré pokryjú výdavky na stravovanie a ďalšie výdavky. Nárok na diétu nemá zamestnanec, ktorý poberá finančný príspevok na stravu počas cesty. Výška denných diét záleží od:

• počtu hodín: za menej ako 8 hodín nie je pridelený príspevok; za 8-12 hodín sa prideľuje 50 % nároku na príspevok; za viac než 12 hodín pracovnej cesty sa prideľuje plná náhrada, ak cesta nepresiahne 1 deň.

Ak pracovná cesta presiahne 1 deň (24 hodín), zamestnanec má automaticky nárok na diéty aj na každý ďalší deň v plnej výške. Výnimkou je posledný deň, kedy ak cesta trvá menej ako 8 hodín, diéty sa vyplácajú vo výške 50 %.

Stravné pri zahraničnej pracovnej ceste:

Zahraničné denné diéty sa priznávajú vo výške stanovenej pre každú krajinu, v ktorej sa cesta uskutočňuje, s prihliadnutím na hodnoty stanovené zákonom. V prípade zahraničnej cesty do dvoch alebo viacerých krajín predpisy neustanovujú, ako určiť moment ukončenia cesty z prvej krajiny do nasledovnej cieľovej destinácie. Existuje niekoľko variantov, kedy môže zamestnávateľ pokladať začiatok cesty do ďalšej cieľovej krajiny za zahájený, môže ísť o :

• moment dokončenia úlohy v prvej cieľovej krajine,
• okamih opustenia územia prvej krajiny určenia,
• okamih vstupu na územie druhej cieľovej krajiny – ak nehraničí s prvou,
• okamih prevzatia úradnej úlohy v druhej krajine určenia.

Správnosť každej z týchto verzií je možné obhájiť, keďže neovplyvňuje celkovú dĺžku zahraničnej pracovnej cesty, ale len časový pomer jej jednotlivých úsekov. Môžu však nastať prípady, kedy dôjde k nesprávnemu preplateniu výdavkov – v dôsledku rozdielov vo výške cestovných výhod v jednotlivých krajinách, môže skrátenie alebo predĺženie jednotlivých etáp cesty ovplyvniť výšku dlžných náhrad.

Pri externých cestách sa za časové úseky nepresahujúce 8 hodín priznáva 1/3 hodnoty dennej diéty, za 8-12 hodín priznáva ½  hodnoty dennej diéty a 100 % za čas presahujúci 12 hodín.

Prepočet zahraničných diét sa určí pomocou priemerného kurzu Národnej banky Poľska, platného v deň výplaty zamestnancovi (t. j. ku dňu predchádzajúcemu dňu, kedy zamestnanec predloží doklady, v ktorých vykonal zúčtovanie).

Krátenie stravného:

Ak zamestnávateľ zabezpečí bezplatné stravovanie zamestnancovi, nárok na stravné sa mu kráti, prípadne mu stravné neposkytuje. Výška krátenia záleží od toho, či ide o vnútroštátnu cestu alebo zahraničnú cestu a zároveň, či bolo zamestnancovi zabezpečené stravné formou raňajok, obedu alebo večere. Krátenie sa vykonáva zo sumy stravného pre časové pásmo nad 12 hodín, resp. z najvyššej dohodnutej sumy stravného. Ak zamestnanec cestuje do zahraničia a má plne zabezpečenú stravu zamestnávateľom, celkovo sa mu kráti len 75 %, zvyšných 25 % je určených na drobné výdavky.

Nárokové cestovné náhrady:

Ide o náhrady, ktoré je zamestnávateľ povinný zamestnancovi poskytnúť , patrí tu:

• náhrada preukázaných cestovných výdavkov (cestovný lístok, letenka, taxi, lístok na MHD),
• vedľajšie výdavky (poplatok za telefón, fax, poplatok za použitie internetu, poplatok za parkovanie, poplatok za diaľnicu, tunel).

Na úhradu cestovných nákladov miestnou dopravou v zahraničí patrí zamestnancovi paušálna suma 10 % náhrady za každý začatý deň pracovnej cesty. Takáto paušálna suma zamestnancovi nepatrí, ak cestoval zamestnanec motorovým vozidlom (služobným alebo súkromným) alebo ak mu bolo poskytnuté  bezplatné cestovanie.

Preddavky na náhrady:

Na zaplatenie preddavku v poľskej mene je potrebný súhlas zamestnanca. Ak súhlas udelí, zamestnanec dostane ekvivalent zálohovej platby v cudzej mene, vypočítaný priemerným výmenným kurzom zlotého vo vzťahu k cudzím menám stanoveným Národnou bankou Poľska v deň platby zálohy.

Vyúčtovanie pracovnej cesty:

Zamestnanec je povinný vyúčtovať pracovnú cestu do 14 dní od jej ukončenia.

Pracovné cesty sú v TULIP-e rozdelené na 2 časti:

• požiadavku pracovnej cesty (teda plán)
• a vyúčtovanie.

Ak sa zamestnávateľ dohodne so zamestnancom na pracovnej ceste, zamestnanec povinný zadať plán pracovnej cesty v TULIP-e.  V pláne umožňuje TULIP uviesť:

• miesto nástupu na pracovnú cestu,
• miesto výkonu práce (krajina, mesto, spoločnosť),
• čas trvania pracovnej cesty,
• spôsob dopravy,
• miesto skončenia pracovnej cesty,
• dôvod pracovnej cesty,
• plánované výdavky,
• poznámky,
• prílohy, resp. ďalšie potrebné informácie.

Požiadavku o pracovnú cestu vie zadať aj HR, manažér zamestnanca resp. iná poverená osoba. Zamestnanec má v tejto časti možnosť požiadať o zálohu v PLN alebo cudzej mene. To, v akom trvaní zamestnanec zadal plán, sa zobrazí automaticky aj v jeho dochádzke pre účely spracovania miezd.

Po schválení plánu kompetentnými osobami a po návrate zamestnanca z pracovnej cesty má zamestnanec povinnosť vyplniť vyúčtovanie pracovnej cesty. Vyúčtovanie pracovnej cesty zobrazuje všetky informácie, ktoré zamestnanec uviedol do svojho plánu s možnosťou úpravy týchto údajov podľa skutočnosti.

Zamestnanec má k dispozícií 6 sekcií: 

1. prekročenie hraníc,
2. stravné,
3. ubytovanie,
4. výdavky,
5. prílohy,
6. náhrady za použitie súkromného vozidla,

siedmou, kde nie je potrebné nič vypĺňať je „výsledok vyúčtovania“.

TULIP automaticky vypočíta náhrady za stravu na základe časového pásma a prechodu hraníc, ktoré je zamestnanec povinný uviesť v sekciách pre Prekročenie hraníc a Stravné. Ak prechádza zamestnanec viacerými krajinami, má možnosť doplniť všetky krajiny prechodu počas pracovnej cesty a presný čas ukončenia úlohy alebo opustenia prvej destinácie. Zamestnanec je tiež povinný uviesť bezplatnú stravu, ktorú mu zamestnávateľ zabezpečil. TULIP na základe toho kráti sumu stravného za daný deň automaticky.

Ak nebolo zamestnancovi poskytnuté bezplatné ubytovanie, má nárok požiadať o príspevok za ubytovanie. V TULIP-e má možnosť vložiť počet nocí, krajinu, a v prípade, že má k dispozícii aj faktúru, uvedie dátum faktúry, celkovú sumu faktúry a priloží sken faktúry.

Všetky cestovné výdavky má zamestnanec možnosť uviesť v sekcii Výdavkov s uvedením dátumu výdavku, typu výdavku, sumy výdavku, v prípade platby kartou sumu výdavku v zahraničí v tuzemskej mene. Výdavky, ktoré zamestnanec uhradil firemnou kartou, v TULIP-e označí a suma týchto výdavkov je následne odpočítaná z celkového výsledku vyúčtovania. Všetky prepočty do tuzemskej meny sú kalkulované automaticky. Zamestnávateľ má tiež možnosť poskytnúť vreckové v domáckej mene v rámci celej spoločnosti, alebo iba v individuálnych prípadoch (napríklad určitej skupine zamestnancov). Ak zamestnanec použil súkromné vozidlo, v TULIP-e uvádza počet prejazdených kilometrov a typ súkromného vozidla. TULIP automaticky vypočíta náhradu za prejazdené kilometre podľa zákonom určenej sadzby.

Výsledok vyúčtovania zamestnanec vidí okamžite po uvedení všetkých informácii vo svojom vyúčtovaní a môže ich meniť, kým vyúčtovanie nepošle na schválenie a spracovanie. Všetci účastníci pracovného postupu majú možnosť stiahnuť si formulár pracovnej cesty.

Chcete vedieť, ako vyzerajú pracovné cesty v platforme TULIP? Pozrite si inštruktážne video:

Čoskoro pripravujeme popis legislatívy aj pre ďalšie krajiny, odoberajte náš newsletter a sledujte sociálne siete, kde budeme o pridaných legislatívach informovať.