Evidencia dochádzky vs. evidencia pracovného času. Poznáte rozdiely?

Zákonník práce ustanovuje zamestnávateľovi povinnosť evidovať pracovný čas  zamestnancov v riadnom pracovnom pomere aj zamestnancov pracujúcich na základe dohody.

Skúsme si tieto pojmy vysvetliť bližšie:

Evidencia dochádzky = evidencia príchodov/odchodov do/zo zamestnania

Evidencia pracovného času = evidencia pracovnej doby

 

Evidencia dochádzky

Evidencia dochádzky zaznamenáva dobu, počas ktorej sa zamestnanec zdržiava na svojom pracovisku  v budove (objekte) zamestnávateľa. Nie je to doba, počas ktorej vykonáva prácu.

Určenie „pracoviska“ môže byť oveľa užšie a nemusí byť zhodné s miestom výkonu práce, ktoré je dohodnuté v pracovnej zmluve (Napríklad: miesto výkonu práce je nejaký úrad, pracovisko môže predstavovať konkrétne oddelenie úradu, t.z. evidencia dochádzky zaznamenáva príchody a odchody zamestnanca do/z objektu úradu a nie dobu, počas ktorej vykonáva prácu).

Pri evidencii dochádzky sa zvyčajne zaznamenáva:

Deň a čas, kedy bol zamestnanec prítomný, kedy mal dovolenku alebo prekážku v práci (vyšetrenie u lekára, PN, iné prekážky), eviduje sa absencia a iné skutočnosti, ktoré sú v súlade s ustanoveniami Zákonníka práce.

V tejto súvislosti je potrebné zdôrazniť, že zákon nestanovuje povinnosť viesť evidenciu dochádzky. Je na každom zamestnávateľovi, či sa pre evidenciu dochádzky rozhodne.

Evidencia pracovného času

Zákonník práce zamestnávateľovi ukladá povinnosť viesť evidenciu pracovného času zamestnanca, práce nadčas, nočnej práce, aktívnej a neaktívnej časti pohotovosti a to tak, aby bol zaznamenaný začiatok a koniec časového úseku, v ktorom sa vykonávala práca alebo bola nariadená/dohodnutá pracovná pohotovosť.

Zamestnávateľ je povinný viesť:

1. evidenciu pracovného času – eviduje sa začiatok a koniec časového úseku, v ktorom zamestnanec vykonával prácu v rámci rozvrhovaného pracovného času (napr. 8:00 do 12:00, 12:30 do 16:00).
2. evidenciu práce nadčas – samostatne sa zaeviduje začiatok a koniec vykonávania práce nadčas, aby sa odlíšila od pracovného času, ktorý je rozvrhovaný.
3. evidenciu nočnej práce – samostatne sa eviduje, že daný časový úsek (okrem toho, že sa zaeviduje ako pracovný čas) je aj nočnou prácou. Eviduje sa začiatok a koniec nočnej práce; nočná práca sa vykonáva v čase medzi 22:00 a 6:00.
4. evidenciu aktívnej časti pracovnej pohotovosti – čas, keď zamestnanec počas pracovnej pohotovosti vykonáva prácu, je aktívna časť pracovnej pohotovosti, ktorá sa považuje za prácu nadčas
5. evidenciu neaktívnej časti pracovnej pohotovosti zamestnanca – čas, počas ktorého sa zamestnanec zdržiava na pracovisku a je pripravený na výkon práce, ale prácu nevykonáva. Neaktívna časť pracovnej pohotovosti sa nezapočítava do pracovného času. Eviduje sa samostatne (jej začiatok a koniec).

Vedenie tejto evidencie v takomto rozsahu je dané zákonom, a preto je zamestnávateľ povinný ho dodržiavať.

Nejasnosť v pojme „evidencia“

Zákonník práce priamo nedefinuje pojem „evidencia“ ani formu, či spôsob vedenia evidencie pracovného času. Je na rozhodnutí zamestnávateľa, aký spôsob evidencie pracovného času zvolí, pričom musí zohľadňovať zákonom stanovený minimálny rozsah, skutočnosť a správnosť uvedených dát, ale aj prehľadnosť a preukázateľnosť. Vzhľadom na požiadavku na preukázateľnosť  do úvahy pripadá len písomná alebo elektronická podoba.

V prípade elektronickej podoby sa na evidenciu využívajú rôzne informačné systémy (napr. na základe použitia čipových kariet zamestnancami alebo online evidenciou do cloudu). V tejto súvislosti je potrebné poznamenať, že kľúčovou je súčinnosť zamestnanca.

V súčasnosti sa v praxi postupuje tak, že evidenciu príchodu už nerobí zamestnávateľ alebo vedúci zamestnanec, ale svoju prítomnosť na pracovisku si zamestnanec zaeviduje sám (napr. v našom systéme TULIP má zamestnanec svoj vlastnú účet, cez ktorý eviduje absencie online. Následne ich schvaľuje jeho nadriadený).

Zamestnávateľ v tejto súvislosti môže vydať pokyn (a to aj cez pracovný poriadok, či vnútorný predpis), že zamestnanec je povinný zaevidovať svoj príchod do práce/začiatok vykonávania práce a odchod z práce/koniec vykonávania práce, a pod. To sa týka aj začatia čerpania prestávky v práci, keďže z evidencie pracovného času by malo vyplývať, kedy bola zamestnancovi poskytnutá pracovná prestávka.

Za evidenciu pracovného času, ako výsledok voči kontrolným orgánom, je zodpovedný zamestnávateľ, a teda je vhodné nastaviť aj proces kontroly a schvaľovania tejto evidencie.

Zároveň je potrebné poznamenať, že je aj rozdiel medzi príchodom na pracovisko a začiatkom vykonávania práce (v mnohých prípadoch to dnes zamestnávatelia spájajú).

Akú evidenciu dochádzky od zamestnancov vyžadovať?

V praxi sa rieši, akú identifikáciu od zamestnancov vyžadovať. Napr. otázkou býva, či pri prihlasovaní do dochádzkového systému ide skutočne o zamestnanca, ktorý sa prihlásil. Jedným z diskutovaných problémov je evidencia dochádzky cez odtlačok prstov ako jedinečného identifikátora konkrétneho zamestnanca. Zamestnávateľ totiž nesmie viesť evidenciu dochádzky na základe biometrických údajov. Takú evidenciu by musel povoliť Úrad na ochranu osobných údajov.

Evidencia pracovného času patrí medzi najčastejšie kontrolované oblasti Zákonníka práce Inšpektorátmi práce. Je preto veľmi dôležité, aby zamestnávatelia tejto oblasti venovali zvýšenú pozornosť a dodržiavali ustanovenia Zákonníka práce.

Pozrite si súhrn článku v prehľadnej infografike a stiahnite si ju ako užitočnú pomôcku:

EVIDENCIA DOCHÁDZKY verzus EVIDENCIA PRACOVNÉHO ČASU

Poznáte rozdiely?

Páčil sa vám prehľad rozdielov medzi evidenciou dochádzky a pracovného času? Stiahnite si ho vo forme infografiky: