Benefity

Väčšina firiem má dnes skúsenosť,  že vlastné IT oddelenia neprinášajú požadovaný prínos a výsledky. Dôvodom býva, že si vyberú nesprávne služby, na pokrytie cez interné oddelenie. IT sekcia vo firme dáva zmysel, ale je potrebné vedieť, ktoré funkcie má plniť a ktoré nechať na dodávateľovi.

Žiadna spoločnosť sa pri modernom podnikaní nezaobíde bez vysokorýchlostného internetu, systémových aplikácií, online platforiem, CRM systémov, účtovných softvérov a ďalších IT pomocníkov. Ktoré z týchto služieb vyvíjať a pri ktorých sa  spoľahnúť na outsourcing?

Hlavné výhody outsourcingu IT služieb

Veľkým omylom je myslieť si, že vlastné riešenie zvládnete lepšie, nebodaj lacnejšie. Práve v tejto oblasti možno nájsť hlavné výhody B2B outsourcingu, obzvlášť v prípade IT firiem.

1. Väčšia kvalita

Musíte si priznať, že tá je na strane outsourcingovej spoločnosti. IT služby sú jadrom jej biznisu, preto neustále sleduje trendy a inovácie.  Investuje peniaze do svojich programov, zamestnancov aj bezpečnosti. Napr. cloudové firmy podstupujú penetračné testovanie za desaťtisíce eur, aby ochránili údaje svojich klientov. Budete niečo také robiť aj vy? Tieto starosti je lepšie nechať na ich pleciach, nie na vašich. Nič vás tým pádom neodvádza od vašich podnikateľských cieľov.

2. Lacnejšie riešenie

Možno sa to na začiatku nezdá. Obzvlášť v momente, keď dostanete nacenenie externých služieb. Skúste si však porovnať nepriame náklady. Výdavky, aké by ste mali, ak by ste celé riešenie pripravili in house. Nábor nových ľudí, mesiace vývoja a práce, implementácia, údržba, sledovanie legislatívnych zmien a ich zapracovanie. Nehovoriac o neustálych školeniach zamestnancov. A to celé len preto, aby ste mali podporu pre hlavný zámer vášho biznisu. Opäť ide o veci, ktoré bude vedieť plnohodnotne zastupovať dodávateľ.

3. Žiadne nákupy licencií

Prenajímanie si riešenia od IT spoločnosti znamená, že neznášate náklady na licencie. Žiaden nákup zložitých systémov, hardvérov, softvérov. Správna outsourcingová spoločnosť ich všetky má a poskytuje vám v rámci ponúkaného riešenia.

4. Možnosť zmien

Vaša firma sa pochopiteľne mení. Ak je úspešná, väčšinou rastie. Preto časom možno budete potrebovať rozšírenie outsourcingu alebo zmeny v riešení. Firmy ponúkajúce IT služby majú bohaté skúsenosti s rôznym typom spoločností a ich požiadaviek. Preto veľmi často pristupujú k takýmto požiadavkám ústretovo. Dokonca vám môžu navrhnúť riešenia, aké by vám ani nezišli na um. Pri interných oddeleniach často strácate odstup a vnímate veci obmedzene v rovine vášho odboru. Externé firmy vám poskytujú nový pohľad.

Dôvodov je omnoho viac, v každom prípade platí – nepúšťajte sa do vývoja vlastných IT riešení, ak to nie je nevyhnutné. Dôverujte firmám, ktorým verí množstvo veľkých hráčov na trhu a myslite vďaka tomu iba na svoj podnikateľský cieľ.

Ktoré IT služby určite outsourcovať?

Existujú riešenia, ktoré nedokáže nahradiť žiaden vývoj na mieru od IT oddelenia. Väčšinou sa týkajú legislatívne závislých procesov, kedy sa služba zameriava na úzko špecifikovanú oblasť, a preto si môže dovoliť ju neustále zlepšovať. Patria sem:

1. Účtovné a mzdové softvéry

Počítanie miezd a evidencia účtovníctva sú mimoriadne úzko naviazané na legislatívu, preto je nezmysel vyrábať si vlastný softvér. Trh v každej krajine ponúka niekoľko softvérov na túto službu. Zároveň platí, že ak vaša spoločnosť pôsobí na viacerých trhoch, nevyhnete sa tomu, aby ste účtovný a mzdový softvér mali v každej krajine iný. Maximálne na 1-2 krajiny sa niektoré spoločnosti zvyknú orientovať a vedia vám službu zabezpečiť na oboch trhoch (príkladom je české Asseco, ktoré má svoje softvéry lokalizované pre Česko aj Slovensko. Avšak, stále hovoríme o 2 rôznych inštaláciách, akurát od jedného výrobcu).

2. CRM a projektové plánovanie

Zákaznícke portály, kde evidujete kartu zákazníka so zmluvami, komunikáciou, cenovou kalkuláciou, faktúrami a ďalšími údajmi sa tiež neoplatí dizajnovať interne vo firme. Platí to aj pre nástroje plánovania a vykazovania odpracovaného času na projekty. Dostupné riešenia automatizujú prepočítavanie nákladov, rozdeľujú ich správnym pomerom na zamestnancov a ponúkajú plnú evidenciu údajov, ktoré chcete zbierať.

3. Evidencia dochádzky a HR portál

Opäť platí, že evidovanie dochádzky zamestnancov sa v každej krajine musí riadiť miestnou legislatívou. Niekde počítajú absencie v hodinách, inde v poldňoch, či v celých dňoch. Povinné prestávky pri plánovaní zmien, pravidlá nadčasov, príplatkov a mnohé ďalšie sú stanovy nemusíte sledovať sami. Personálne oddelenie sa môže spoľahnúť na cloudový dochádzkový systém, ktorý automaticky prepočítava všetky náležitosti. Ak je systém dostatočne používateľsky príjemný a zamestnancom sa s ním dobre pracuje, získajú moderný systém, ktorý posilní ich lojalitu k zamestnávateľovi, čo je dnes mimoriadne dôležité.

Podobne je to s HR systémom (často je dochádzka jeho súčasťou), kde sa môžu spravovať výplatné pásky, pracovné cesty, firemné benefity, nástup zamestnancov a mnoho ďalšej personalistiky.

Sami si ťažko vytvoríte systém, ktorý bude prepočítavať zákonodarné pravidlá pri plánovaní zmien, kalkulovať nároky a ešte sa dobre používať a vyzerať. Nehovoriac o vyťažení serverov a bezpečnosti platformy.

Povedali sme si, čo sa neoplatí vyvíjať pod vlastnou strechou, ale pozrime sa teraz na to, ktoré IT služby je lepšie ponechať na vlastné oddelenie vo firme.

Aké IT služby ponechať vo vlastnej réžii?

Čoskoro sa pozrieme už na konkrétne riešenia a služby z IT oblasti dostupné na našom trhu a vytipujeme pre vás tie najlepšie.

Na prvý pohľad sa zdá byť zrejmé, že ak začneme namiesto manuálneho prepisovania faktúr či iných dokumentov s ich digitalizáciou a automatickým vyťažovaním dát, musíme na ich spracovaní touto formou ušetriť, spracovanie zrýchliť a byť teda efektívnejší v každom ohľade.

… JE TO ALE SKUTOČNE TAK?

Položte si nasledujúce dôležité otázky, ešte predtým ako sa vrhnete na vyťažovanie dokladov: 

• Akí “kultivovaní” sú vaši dodávatelia?
• Ako môžete zjednodušiť proces digitalizácie faktúr?
• Potrebujete viac ako OCR systém?

Ide totiž o to, že nie každá spoločnosť je vo fáze, kedy je na bezpapierovú kanceláriu pripravená. A hoci, ako dodávateľ digitálnych služieb, by sme boli radi, aby každá firma so záujmom o digitalizáciu procesov bola okamžite pripravená, realita býva iná, preto sme pripravili jednoduchý návod, ako si overiť, či ste vhodný kandidát na kompletnú digitalizáciu účtovných procesov.

1. Akí kultivovaní sú vaši dodávatelia?

• Sú faktúry od vašich dodávateľov vytlačené na nie príliš kvalitnom papieri?
• Majú tieto faktúry rôznu farebnú kombináciu pozadia, textu a loga?
• Trávite čas s manuálnym roztriedením dokladov, ich odspinkovaním, prípadne nalepením čiarových kódov?

V prípade, že ste odpovedali na vyššie uvedené otázky kladne, tak je šanca na plnú automatizáciu vyťažených dát týchto dokumentov skôr nízka.

Nekvalitný, často okrem iného, priesvitný papier sťažuje OCR (optical character recognition – softvér na vyťaženie údajov) rozpoznávanie znakov, a preto sa systém zvykne zaseknúť na nejakom údaji, alebo vyťažiť údaj nesprávne – napr. číslo 8 ako 0, písmeno B ako písmeno H a podobne.

Čo s tým?
Buďte o krok vpred!
Ak chcete znížiť náklady, mali by ste začať hneď na začiatku procesu a dohodnúť sa s dodávateľmi, aby vám posielali faktúry v elektronickej podobe – ako PDF alebo ideálne v EDI, či inom štruktúrovanom formáte. Papier je dnes už prekážkou pri skvalitňovaní procesov.
Pozn.: Európska Únia podporuje využívanie elektronickej fakturácie naprieč hranicami.

2. Ako môžem zjednodušiť proces digitalizácie faktúr?

Dôležité je vedieť, ktoré dáta z faktúr či dokumentov skutočne potrebujete vyťažiť. Potrebujete iba údaje z hlavičky, alebo aj riadky?
Spravidla nie je efektívne vyťažovať všetky dáta. Zamerajte sa len na údaje, ktoré naozaj potrebujete. Inak bude proces zbytočne náročný a zdĺhavý, pričom vo výsledku budú mnohé vyťažené údaje úplne zbytočné. Menej je viac.

Stanovte si jasný cieľ!
Stanovte si jasný cieľ, čo od vyťažovania faktúr očakávate. Chcete ušetriť náklady alebo chcete vyriešiť elektronické schvaľovanie nákupov či inú oblasť? Toto všetko má vplyv na konečný koncept riešenia.
Ak je primárny cieľ schvaľovací proces, vyťažovanie dokladov môže byť na príťaž a schvaľovanie vyriešte radšej jednoduchou digitalizáciou a manuálnym prepisom 2-3 základných polí.

3. Potrebujete viac ako OCR systém?

Pripravte sa na to, že úspešnosť vyťaženia jednotlivých opakujúcich sa dokladov môže byť vždy iná. Na vyťaženie dokladu z papiera vplýva totiž množstvo faktorov, ako napríklad:

• kvalita papiera
• čistota skenovacieho zariadenia
• nové požiadavky na vyťažované polia
• legislatívnej zmeny (napr. nová úroveň DPH)

Zabezpečte si vyťažovanie dát externe

V prípade, že sa rozhodnete pre elektronické spracovanie papierových faktúr či iných dokladov, máte v podstate dve možnosti. Drahšou možnosťou je zakúpenie vlastného OCR softvéru, lacnejšou je zabezpečenie tejto služby externým dodávateľom.

Pri outsourcingu vám dodávateľ zabezpečí komplexné služby súvisiace s vyťažovaním dokladov vrátane triedenia, lepenia čiarových kódov, skenovania, doplnenia potrebných údajov a archivácie a dokáže vám zabezpečiť prístup k spracovaným dátam už do 24 hodín od ich doručenia.

Takíto dodávatelia majú často vyriešené aj digitálne procesy na schvaľovanie faktúr, takže v jednom riešení dostanete plný servis.

Fungujte bezpapierovo – ale skutočne bezpapierovo

Papierové doklady postupne miznú z nášho života a bude sa to len stupňovať. Nasvedčuje tomu aj legislatíva, ktorá postupne prestáva papierové dokumenty striktne vyžadovať.
Fungujte bezpapierovo – ale skutočne bezpapierovo!
Ideálnym spôsobom je teda kompletný prechod z „papierového“ riešenia priamo na EDI, ISDOC či self billing. Bude to určite krok správnym smerom a dlhodobo najlepšie riešenie.

Pridajte k tomu vyťažovanie dát a online schvaľovacie procesy a vaša kancelária sa môže právom nazývať bezpapierová.

Radi vám pomôžeme naštartovať váš biznis. Všetky spomínané služby máme v portfóliu.

Stiahnite si naše rady o tom, ako pristúpiť k automatickému spracovaniu dokumentov v jednoduchej infografike: