Dochádzka

Čo je Single Sign-On?

Single Sign-On je autentizačný proces, ktorý umožňuje používateľom prístup k viacerým aplikáciám a službám pomocou jedného mena a hesla. Miesto toho, aby sa používatelia museli prihlasovať do každej aplikácie a služby samostatne, im SSO umožní jednoducho zdieľať svoje poverenia naprieč rôznymi systémami a aplikáciami. To znamená, že používateľ sa musí prihlásiť iba raz, aby získal prístup k rôznym službám alebo aplikáciám. Tento koncept prináša výhody pre používateľov aj pre firmy, ktoré ho implementujú.

Na čo sa využíva Single Sign-On?

Single Sign-On sa využíva v rôznych odvetviach, najmä v korporáciách, vzdelávacích inštitúciách alebo vládach. Používa sa napríklad pri vzdialenom prístupe k aplikáciám a službám, pri používaní cloudu, pri využívaní externých služieb a pri integrácii s inými systémami.

SSO sa používa pre:

1. Zjednodušenie prihlasovania pre používateľov: Používatelia si nemusia pamätať a zadávať rôzne mená a heslá pre každú aplikáciu alebo službu samostatne.
2. Zvýšenie bezpečnosti: SSO znižuje riziko úniku citlivých údajov, pretože používatelia nemusia zdieľať svoje poverenia naprieč rôznymi aplikáciami.
3. Zlepšenie kontroly nad prístupom k dátam: Správcovia IT môžu ľahko spravovať prístup používateľov k rôznym aplikáciám a službám prostredníctvom centrálneho systému.

Prečo firma potrebuje Single Sign-On?

Firmy často používajú mnoho rôznych aplikácií a služieb a každá má vlastný autentifikačný proces. Toto môže byť pre používateľov zložité a môže to viesť k problémom s prihlásením a správou hesiel. SSO umožňuje:

1. Zvýšenie produktivity: SSO uľahčuje a zrýchľuje proces prihlasovania, čím znižuje čas strávený prihlasovaním a umožňuje zamestnancom efektívnejšie využívať pracovný čas.
2. Zníženie nákladov na podporu: Menej prihlasovacích údajov znamená menej volaní na podporu s problémami s heslami a menej zamestnancov potrebných na riešenie týchto problémov.
3. Zlepšenie zabezpečenia firmy: SSO pomáha zabezpečiť lepšiu kontrolu nad prístupom k citlivým dátam a znižuje riziko úniku informácií v dôsledku slabých alebo zdieľaných hesiel.
4. Zjednodušenie auditov a zhodnotenia rizík: SSO umožňuje jednoduchšie sledovanie a zhodnotenie prístupu k dátam, čo zjednodušuje proces auditu a identifikáciu rizík.

Štandardy Single Sign-On

Existuje niekoľko štandardov SSO, ktoré sa používajú na rôznych úrovniach. Medzi najpoužívanejšie štandardy patria SAML, OpenID Connect a OAuth.

SAML 2.0

Jeden zo štandardov používaných v rámci SSO je Security Assertion Markup Language (SAML) 2.0. SAML 2.0 je na XML založený štandard navrhnutý pre výmenu autentizačných a autorizačných údajov medzi stranami, najmä medzi poskytovateľom identity (IdP) a poskytovateľom služieb (SP).

SAML 2.0 funguje na základe nasledujúcich základných komponentov:

1. Poskytovateľ identity (IdP): IdP je systém, ktorý udržiava a spravuje identitu používateľa. Po úspešnom overení poskytuje IdP SAML prístupový token, ktorý obsahuje informácie o používateľovi a jeho oprávneniach.
2. Poskytovateľ služieb (SP): SP je aplikácia alebo služba, ktorá vyžaduje overenie používateľa. SP prijíma SAML prístupový token od IdP a na základe neho poskytne prístup používateľovi.
3. SAML prístupový token: Je to XML dokument, ktorý obsahuje overené informácie o používateľovi a jeho autorizáciách. Token je vygenerovaný IdP a poskytnutý SP, aby poskytol prístup používateľovi.

Proces SSO pomocou SAML 2.0 prebieha nasledovne:

1. Používateľ sa pokúsi o prístup k aplikácii (SP).
2. SP presmeruje používateľa na IdP s požiadavkou na overenie.
3. Používateľ sa prihlási pomocou svojho mena a hesla na IdP.
4. IdP overí používateľa a vytvorí SAML prístupový token, ktorý obsahuje informácie o používateľovi a jeho oprávneniach.
5. Používateľ je presmerovaný späť na SP s SAML prístupovým tokenom.
6. SP overí prístupový token a poskytne používateľovi prístup k aplikácii.

OpenID Connect a OAuth

OpenID Connect a OAuth sú ďalšie dve populárne štandardy pre SSO a autorizáciu.

OpenID Connect je moderný autentizačný protokol založený na OAuth 2.0, ktorý umožňuje používateľom zdieľať svoju identitu medzi rôznymi službami prostredníctvom jednoduchého prihlásenia. OpenID Connect rozširuje OAuth 2.0 o vrstvu identity a poskytuje informácie o používateľovi vo forme tokenov – ID token a Access token.

OAuth 2.0 je protokol autorizácie, ktorý umožňuje aplikáciám získať obmedzený prístup k účtom používateľov na iných webových službách, bez nutnosti zdieľať heslá. OAuth 2.0 zjednodušuje proces udelenia prístupových práv medzi poskytovateľmi služieb a koncovými používateľmi, čo zvyšuje bezpečnosť a pohodlie pri používaní rôznych aplikácií a služieb.

Chcete takto chrániť vašu spoločnosť a zlepšovať pracovnú skúsenosť zamestnancom? Pri výbere nových IT služieb sa nezabudnite pýtať nových dodávateľov, či podporujú SSO, aby ste sa uistili, že sú kompatibilní s vašou predstavou o podnikových systémoch.

Áno, je to biznisový článok, sme predsa na firemnom webe. Najúspešnejší biznis však vzniká nie za vidinou zisku, ale s cieľom vyriešiť nejaký problém. O tom sú všetky investície do startupov a aj všetky najvyužívanejšie firmy súčasnosti: Uber, Bolt či RBnB.

Boj s nadbytočným papierom nevyhráme recykláciou, ale prevenciou. Cloud je odpoveď

Cloudové služby nevznikli preto, aby chránili planétu. Nebudeme si klamať. Elektronické a online procesy majú hlavne urýchliť a zlacniť bežné (nielen) pracovné úkony a potrebnú (ale otravnú) administratívu. Ekologický aspekt je skôr bonusom, pridanou hodnotou, ktorú si aj tak uvedomuje iba zlomok ľudí, ktorí takéto služby využívajú. A práve v tom je problém. Na svoje každodenné aktivity sa musíme dívať aj z ďalších dvoch aspektov: Ako ovplyvňujem okolie? A ako ovplyvňujem budúcnosť?

Presne preto vzniklo a rozšírilo sa triedenie odpadu. Dnes absolútna súčasť každej domácnosti. To, že sa to nerobí správne, pretože neexistuje dostatočná informovanosť, je téma na samostatný článok a na iný web.

Prečo, ak firma môže ušetriť na výdavkoch a čase svojich zamestnancov, stále nemá digitalizované procesy?

Odpoveďou je základná ľudská vlastnosť – lenivosť. Účtovníčka, ktorá svoju robotu robí 20 rokov určitým spôsobom nemá motiváciu učiť sa pracovať v novom systéme, meniť zabehané procesy. Faktúru aj v roku 2023 radšej vytlačí na biely papier, vloží do obálky a pošle poštou odoberateľovi. Ten ju často podpíše, naskenuje si (!) a pošle naspäť.

Teraz si predstavte, že bežná stredne veľká slovenská firma toto robí s faktúrami denne. Ak by prišla len jedna každý deň, je to 365 papierov, 365 obálok a 365 výjazdov poštára. Jedna vec je záchrana stromov. Sú totiž obnoviteľným zdrojom. Ale predstavte si, aká je spotreba farby do tlačiarne, elektriny a benzínu. To sú zdroje, ktoré výrazne ovplyvňujú odpadové hospodárstvo, a teda aj životné prostredie. A úplne zbytočne. Tento príklad som si len tak vymyslela. Skutočnosť je oveľa horšia, ale mojím cieľom nie je vás strašiť.

Áno, TULIP ako online platforma vznikol, pretože firmy riešili zdĺhavé vymieňanie faktúr a zbytočné emaily, ktoré neboli bezpečné pre prácu s citlivými údajmi. Ale každým dňom je jasnejšie, že dopad podobných „nástrojov“ je oveľa výraznejší a pozitívnejší ako rýchlosť a bezpečnosť komunikácie.

Zmena však musí prísť zdola. Šéf môže nariadiť svojim zamestnancom: teraz používame TULIP, zvyknite si. Žiaden poštár, žiadne zbytočné papiere. Ale pani/pán na účtovnom sa aj tak bojí, že keď príde kontrola, musí mať všetko fyzicky pri sebe a pre istotu si tú faktúru aj tak vytlačí a vloží do zakladača na fyzické archivovanie. S týmto sa stretávame, a preto vieme, že neustále vzdelávanie a informovanie môže pomôcť, aby naša práca nevychádzala navnivoč.

Cloud ale neberie energiu zo vzduchu

Nebudeme sa tváriť, že cloud nepoužíva energiu na svoj chod. Používa a veľmi veľa. Štatistiky však hovoria, že prenajatý cloud v podobe služby je neporovnateľne lepším riešením oproti vlastným serverom.

Tie sú drahé a energeticky náročné. Mesačne spália stovky kilowatthodín elektriny. Navyše potrebujú chladenie a pridružný hardvér a softvér.

Cloud je lacnejší a menej energeticky náročný. Navyše umožňuje prácu z domu, ktorá tiež prispieva k ekonomickým a ekologickým úsporám a v čase energetickej krízy je preferovaná.

Európsky parlament chce do roku 2050 dosiahnuť klimatickú neutralitu. Od roku 2030 sa majú emisie znižovať o 55 %. Cloud je cestou k tejto úspore.

Sám je však energeticky náročný a tým, že rastie jeho využívanie, rastie spotreba.

Aj cloudy bežia na serveroch, tie pracujú na niekoľkých riešeniach ako znižovať spotrebu. Aktuálne spotrebovávajú asi 2 % všetkej svetovej spotreby, ale až 40 % z nej ide na chladenie serverov. Ako sa s touto energiou pasujú?

Robí sa to napríklad využitím odpadového tepla, ktoré vygenerovali okolité technológie napájané elektrickou energiou. V bežných prípadoch je teplo len odvádzané do okolitého prostredia a ďalej sa nevyužíva. Rekuperáciou možno túto energiu opakovane využívať.

Určite ste už počuli aj o netradičných spôsoboch IT gigantov ako Microsoft alebo Google, ktoré posledné roky experimentujú s umiestňovaním serverov na dne mora, kde sú prirodzene chladené okolitou vodou. Umiestnenie serverov do mora znižuje energetickú náročnosť o 30 %. Aktuálne sa o veľký projekt v mori inšpirovaný práve Microsoftom snaží Čína.

Čo môže robiť jednotlivec?

Ak čítate tento článok, asi sa o zelené témy zaujímate. Preto máme pre vás pár tipov ako môže jednotlivec pomôcť sebe, svojej firme, a teda celej populácii k zmierneniu spotreby. Je to len kvapka v mori, ale neurobiť nič nikdy nie je riešenie:

• Premazávajte si nepotrebné e-maily. Ako píše server ekorestart.sk: „Každý jeden e-mail zaberá miesto v dátových centrách. Servery spotrebujú určitú elektrickú energiu na jeho dočasné uloženie, kým ho odošlú ďalej. Následné skladovanie súborov vyžaduje prevádzku obrovských, energeticky náročných dátových centier. Všetky tieto kroky využívajú energiu, ktorá vytvára uhlíkovú stopu pri svojej výrobe. V skratke, e-mail využíva elektrickú energiu na svoje napísanie, sieťové pripojenie, prenos, zobrazenie aj uloženie.“ Obyčajný e-mail bez prílohy spotrebuje 4g emisií CO₂. Priemerný človek za rok pridá 136 kg CO₂ k svojej uhlíkovej stope len z e-mailov, ktoré posiela a prijíma. To zodpovedá asi 320 km najazdených autom navyše. Skúste si teda nájsť občas chvíľku a premažte svoj kôš, nepotrebnú poštu aj staré prijaté e-maily, o ktorých ste si mysleli, že sa ešte zídu a nechali ich v schránke. Prípadne, ako ďalej píše portál ekorestart.sk choďte na to od nuly a neposielajte zbytočné e-maily kolegom v susednej kancelárii, neodoberajte newslettre, ktoré vás nezaujímajú a vypnite si e-mailové upozornenia zo sociálnych sietí.

• Žiaden stand-by režim, ale skutočné vypnutie zariadenia. Nenechávajte zapnutý počítač pri odchode z práce, neuspávajte ho namiesto klasického vypnutia.
• Ak nemáte v práci dosť digitalizovaných procesov, snažte sa o zmenu. Hľadajte cloudové služby na digitalizáciu procesov. Prejdite od fyzického účtovania, dochádzkových listov, papierových výplatných pások a ďalších úkonov dennej agendy ku cloudovej službe.

Malý krok pre človeka… ale veď to poznáte 😊.

Zdroje:

https://emovio.cz/2021/06/10/datacentra-miri-pod-hladinu-mori-v-cine-ale-nejen-tam/

https://www.ceskenoviny.cz/tiskove/zpravy/pres-40-serveru-v-datovem-centru-realne-spotrebuje-mene-nez-50-w-ukazal-audit/2279853

https://www.altron.net/snizovani-energeticke-narocnosti-data-center-jako-aktualni-tema-napric-vsemi-segmenty/

https://ekorestart.sk/uhlikova-stopa-emailu-v-cislach-ktore-by-ste-necakali/

Čo znamenajú skratky ESS a MSS?

V slovenčine zvykneme o takom riešení hovoriť ako o zamestnaneckom portáli.

Hlavné znaky ESS

• Webová, resp. cloudová služba, „software as a service“ (SaaS) – softvér ako služba dostupný online
• Dostupná 24/7
• Vysoko zabezpečená služba s prístupom pomocou mena a hesla. V niektorých prípadoch pomocou biometrických údajov
• Editovateľné dáta na rôznych stupňoch prístupov.

ESS poskytuje centralizovanú a efektívnu komunikačnú platformu pre všetky vaše pobočky, bez ohľadu na ich geografickú polohu.

Väčšinou je postavená na cloude, čo znamená, že dokáže prepájať pobočky a odrážať zmeny, ktoré sa udejú okamžite. Ako globálne riešenie efektívne odstraňuje limity spojené s rôznymi časovými pásmami, keďže každý zamestnanec sa pripája a získava informácie v momente, kedy mu to vyhovuje, z akéhokoľvek miesta.

Takáto platforma (portál, softvér, systém) musí byť používateľsky prívetivý a vysoko bezpečný, kvôli údajom, ktoré sa v ňom skladujú. O bezpečnosť dát sa preto nemusíte báť. ESS portály sú navrhnuté dôkladne s dôrazom na súkromie a bezpečie.

Čo ponúka väčšina ESS portálov?

Employee self-service (alebo u nás jednoducho „zamestnanecký portál“) umožňuje zamestnancovi vykonávať viacero úloh v súvislosti s pracovnou a HR agendou, ktoré by inak musel robiť personalista alebo nadriadený.

Tie najlepšie ESS funkcie umožňujú zamestnancom:

• Zmeniť ich osobné údaje ako adresu, kontaktné informácie, bankové účty
• Vidieť mzdové dáta, sťahovať výplatné pásky
• Pristupovať k firemným smerniciam, návodom a príručkám
• Ak má systém aj sekciu dochádzky, môžu si evidovať dochádzku, podávať požiadavky o schválenie absencií a plánovať dovolenky
• Ukladať zamestnaneckú dokumentáciu (kontrakty, dodatky, zoznam majetku)
• Klásť otázky cez tzv. ticketing system (podávanie „ticketov“, teda otázok pre relevantné oddelenia – IT, mzdové, HR)
• Získať prehľad o firemných benefitoch, udalostiach a prípadne si ich aj uplatňovať/nahlasovať sa na nich
• Spravovať pracovné cesty.

So zamestnaneckým portálom sú všetky informácie pokope v jednom cloudovom systéme. Umožní to firme automatizovať a zefektívniť personalistiku v celej spoločnosti.

Chcete mať tieto informácie stále pri sebe?

Stiahnite si prehľadnú infografiku →

Aké sú benefity ESS pre firmu a jej zamestnancov na všetkých leveloch?

Benefity pre zamestnancov:

Každý zamestnanec je schopný (a často aj preferuje) robiť mnoho úloh sám, čím sa eliminuje zbytočná komunikácia s HR alebo IT oddelením.

Tým, že im dáte používateľsky prívetivú platformu na rýchlu komunikáciu cez cloud, dostávajú sa do pozície, v ktorej majú sami na starosti svoje vlastné pohodlie v práci. Sú nezávislejší a odbremeňujú HR oddelenie.

Uložením dôležitých dokumentov bezpečne v cloude dostávajú zamestnanci a celý tím možnosť zdieľať informácie, diskutovať nad pracovnými listami, sledovať zmeny v dokumentoch a mnoho ďalších funkcií, ktorými dosiahnu rýchlejšie a presnejšie rozhodovanie naprieč firmou.

Benefity pre manažérov a HR oddelenie:

MSS je v podstate to isté ako ESS, ale z manažérskeho/HR pohľadu, a teda účtu s vyššími právami, ktorý im dáva viacej možností ako si uľahčiť prácu. Typickými príkladmi si reporty a schvaľovanie.

Ak sú nejaké úlohy, pre ktoré nemá zamestnanec oprávnenie priamo v jeho portáli, mnoho systémov umožňuje komunikáciu elektronicky priamo s HR oddelením. Zamestnanci tak môžu posielať správy mimo pracovných hodín, čo šetrí čas im aj personalistom. Zároveň možno túto funkcionalitu použiť aj na komunikáciu s inými oddeleniami ako IT, mzdové, finančné. Eliminujete tak zbytočné emailové alebo osobné komunikácie. V prípade emailov môže ísť o nie veľmi bezpečný spôsob ako komunikovať o citlivých údajoch ako je napr. mzda. Pri osobnej komunikácii je zase rizikom zábudlivosť alebo jednoducho rušenie od inej dôležitej práce. Keď sú správy a požiadavky v cloude, zodpovedný pracovník si vyberie vhodný čas, kedy bude otázku riešiť.

Ak ESS portál slúži aj ako dochádzkový systém, zamestnanci aj manažéri majú nástroj na rýchlu a presnú evidenciu svojej práce a dochádzky. HR oddelenie deleguje zodpovednosť za správnu evidenciu dochádzky na zamestnanca a získava presné údaje pre výpočet miezd. To za predpokladu, že systém je v súlade s miestnou legislatívou a robí automatické kontroly.

Benefity pre firmu ako takú:

Celkovo firma ušetrí na čase administratívnych pracovníkov množstvo hodín kontraproduktívnej a neuspokojivej práce. Zvýši tým efektívnosť dôležitých úloh a správnosť dát. Prinesie to ušetrenie peňazí popri redukovaní ľudských chýb.

Redukcia administratívnych nákladov, na oplátku, prinesie priestor na zlepšenie firemného technologického programu. Zamestnanecký portál je často súčasťou väčšej technologickej infraštruktúry mimo firmy, keďže zvyčajne je poskytovaný ako SaaS platforma (softvér ako služba) od tretej strany, čo zjednoduší aj prácu IT oddelenia a výrazne im uvoľní ruky.

Stručné zhrnutie najväčších benefitov ESS a MSS systémov:

• Ušetrený čas – zníženie pracovných hodín
• Ušetrené náklady
• Zvýšenie presnosti dát
• Zvýšenie efektivity práce
• Redukcia ľudských chýb
• Zlepšenie pracovného prostredia a atraktivity na trhu práce pre firmu
• Konkurenčná výhoda
• Väčšia lojálnosť zamestnancov vďaka užšiemu zapojeniu do pracovného života
• Udržiavanie kroku s digitálnymi trendmi
• Redukcia papiera.

Ak ste ešte nezaviedli žiaden zamestnanecký portál, nie je dôvod váhať. Benefity vysoko prevyšujú náklady a ďalšie predpokladané nevýhody ako odpor konzervatívnych zamestnancov k zmene zabehaných postupov.

Ak vám ako poskytovateľ SaaS riešenia vieme akokoľvek pomôcť pri výbere, ozvite sa nám.

Náš vlastný ESS portál TULIP poskytuje všetky zmienené funkcie. Ak chcete vedieť viac, radi sa s vami stretneme a ukážeme vám, čo ponúka.