Pracovné cesty

SaaS – „software as a service“

softvér ako služba znamená fungovanie softvéru ako služby cez internet, ktoré si nevyžaduje priamu inštaláciu na zariadenie používateľa. Predpláca sa na určité obdobie, klient sa pripája na diaľku online na danú aplikáciu/softvér. Najčastejšie ide o rôzne podnikové systémy ako Microsoft 365, Adobe Creative Cloud, ale za SaaS možno považovať aj služby ako Spotify či Netflix.

ERP – „enterprise resource planning“

V preklade plánovanie podnikových zdrojov. Je to vnútropodnikový informačný systém, ktorý zjednocuje riadenie, nákup, plánovanie a organizovanie chodu firmy. ERP systémy bývajú v podobe softvérov alebo cloudových služieb. Pristupujú do nich všetci zamestnanci, ale môžu využívať rôzne moduly podľa svojej pracovnej pozície. ERP vám pomáha efektívne riadiť spoločnosť, nastaviť projektový manažment a starostlivosť o zákazníka.

RFP – „request for proposal“

V preklade požiadavka o cenovú ponuku. RFP je dokument, ktorý vám ako dodávateľovi služby/tovaru posiela potenciálny klient a v ktorom vás žiada o nacenenie tejto služby/tovaru. Ide o oficiálny, rozsiahly dokument, ktorý by mal obsahovať všetky potrebné informácie od klienta na to, aby ste dokázali vytvoriť cenovú ponuku.

ESS – „employee self-service“

Spôsob, akým zamestnanci pristupujú k HR dátam priamo cez webový portál alebo firemný intranet. V ESS portáloch vedia sami vykonávať viacero personálnych úkonov. V USA až 73 % zamestnancov uprednostňuje používanie ESS portálov, pretože chcú mať pod kontrolou jednotlivé HR úlohy. Najčastejšie ide o zdieľanie zamestnaneckej dokumentácie, zadávanie dochádzky, plánovanie pracovných rozvrhov a prístup k firemnej dokumentácii 24/7 odkiaľkoľvek. O ESS sme spracovali samostatný článok aj s prehľadnou infografikou na stiahnutie. Zaujíma vás to? Prečítajte si viac o employee self-service. 

T&A – „time & attendance“

Niekedy aj TNA – systém na evidenciu dochádzky. Umožňuje zamestnancom evidovať si prácu, dochádzku a absencie. Nadriadení majú prístup k týmto údajom a dochádzku schvaľujú, prípadne plánujú. Dochádzkový systém slúži na sledovanie odpracovaného času a dochádzky do práce. Existuje široký výber dochádzkových systémov od klasických terminálov s čipovými kartami, softvérov priamo v počítačoch zamestnancov až po moderné cloudové riešenia dostupné z akéhokoľvek miesta a zariadenia.

AP – „accounts payable“

Zjednodušene je to obnos peňazí, ktoré dlhuje spoločnosť dodávateľom. Je evidovaná vo forme prijatých faktúr. AP je aj označenie oddelenia, ktoré má vo firme na starosti spracovanie a vyplatenie týchto prijatých faktúr.

RZD – „ročné zúčtovanie dane“

Zamestnanec môže požiadať zamestnávateľa o vykonanie ročného zúčtovania dane v prípade, že za uplynulé zdaňovacie obdobie poberal zdaniteľné príjmy len zo závislej činnosti. Žiadosť musí byť písomná. Alebo digitálna – ak na to používate TULIP 😉 (Prečítajte si, ako sa rieši RZD cez TULIP).

HRMS – „human resources management system“

Je to súbor softvérových aplikácií, ktoré slúžia na správu personalistiky a ďalšej HR agendy vo firme. Môže mať tzv. self-service funkcie, čiže delegovať viacero úkonov priamo zamestnancovi na zefektívnenie procesov.

HRMS majú viacero funkcií od jednoduchého zamestnaneckého portálu až po hutné širokospektrálne riešenia s evidenciou dochádzky, nástupmi/výstupmi, benefitmi a ďalšími HR funkciami.

MSS – „manager self-service“

Spôsob, akým manažéri pristupujú k HR dátam svojich podriadených. Najčastejšie priamo cez webový portál alebo firemný intranet. V MSS zamestnaneckých portáloch vedia sami vykonávať viacero personálnych úkonov, súvisiacich si ich pozíciou nadriadeného (zadávanie úloh, schvaľovanie dochádzky a mnohé iné).

BPO – „business process outsourcing“

Snáď každá spoločnosť využíva BPO. Ide o biznisovú prax, v rámci ktorej si spoločnosť nechá vykonávať vybrané podnikateľské činnosti od externej firmy. Najčastejšie sa to týka účtovníctva, daní, miezd, práva, IT, HR, ale aj marketingu či obchodu.

TCO – „total cost of ownership“

Nezabudnite, že nákupná cena nie je jediný náklad, ktorý s predmetom vášho záujmu budete mať. Vždy je dobré prepočítať si aj tzv. TCO.

Je to výška celkových nákladov na vlastníctvo nakupovaného predmetu počas jeho životnosti. Napr. pri kúpe auta sa nepozeráte len na cenu, ale všetky zahrnuté náklady spojené s poistením, údržbou, palivom, prepisom vlastníctva, úverovou sadzbou aj diaľničnými známkami.

RPA – „robotic process automation“

Je to automatizácia obchodných procesov, založená na autonómnej práci softvérov. Používa sa pri opakujúcich sa firemných úkonoch, ktoré majú nejaké pravidlá a je v nich veľká chybovosť. Roboty pomocou strojového učenia vykonávajú tieto úlohy za zamestnancov a eliminujú chyby.

Kedy sa najčastejšie používa robotická automatizácia procesov? Napr. v interných firemných procesoch v oblasti účtovníctva alebo personalistiky. Využívajú sa na to rôzne aplikácie, softvéry alebo cloud. RPA okrem zefektívňovania práce a eliminácii chybovosti vedie aj k pestrejšej a zaujímavejšej práci pre zamestnancov, ktorí sa pred využívaním automatizácie museli zaoberať repetitívnymi úlohami.

HR – „human resources“

V preklade ľudské zdroje alebo personalistika. Najčastejšie ide o oddelenie vo firme, ktoré zabezpečuje pre zamestnancov potrebné papiere. Zamestnanci sa s HR oddelením stretávajú najmä na pohovore, pri zmenách zamestnaneckých pomerov, firemných akciách, školeniach a pri odchode z práce. Pod skratku HR spadá aj súbor aktivít, ktoré personalisti a ostatní zamestnanci tohto oddelenia robia.

NDA – „non-disclosure agreement“

NDA znamená “zmluva o mlčanlivosti”. Podpisuje sa v prípade obchodných spoluprác, kedy sa narába s citlivými obchodnými a firemnými informáciami. Má zabezpečiť, aby sa nedostali do rúk konkurencie. Veľmi často sa žiada už vo fáze tendra na nového dodávateľa. Firmy prihlásené do výberového konania ju podpisujú, aby ani v prípade, že spolupráca nakoniec nevyjde, neboli ohrozené údaje odberateľskej spoločnosti.

ROI – „return of investment“

ROI znamená “návratnosť investícií”. Je to dôležitá metrika, ktorá sa zvažuje pri biznisových rozhodnutiach. Vyhodnocuje návratnosť investícií v časovom horizonte a ovplyvňuje strategické plánovanie biznisu.

KPI – „key performance indicators“

KPI taktiež súvisí s dosahovaním biznisových cieľov. Je to pomôcka na meranie výkonnosti. V slovenčine to znamená “kľúčové ukazovatele výkonnosti”. Nie je dobré ich mať málo, ale ani veľa. Sleduje sa niekoľko cieľov, ktoré sa vyhodnocujú. Napríklad pribúdanie počtu klientov, rast obratu a podobne. KPI existujú aj samostatne pre jednotlivé odbory a činnosti vo firme (napr. marketing môže mať mesačné/ročné KPI v podobe pribúdania návštevnosti stránok, odberateľov newslettera alebo sledovateľov sociálnych sietí).

MFA – „multifactor authentication“

Multifaktorové overenie je bezpečné nahradenie klasických hesiel do rôznych systémov (alebo ich rozšírenie o ďalší bezpečnostný prvok). Ide o kombináciu minimálne dvoch na sebe nezávislých metód na overenie identity, ktoré odomknú prístup zamestnanca do systému (alebo k jeho dátam). Ak ide o dve metódy, môžete sa stretnúť s pojmom dvojfaktorové overenie.  Ak používate TULIP a ešte nemáte zapnuté MFA, ozvite sa nám. Skutočne ide o podstatný ochranný prvok zamestnaneckých dát. Viac o MFA sme napísali aj na našom blogu.

SSO – „single sign-on“

Jednotné prihlasovanie umožňuje používateľom prístup k viacerým aplikáciám a službám pomocou jedného mena a hesla. Miesto toho, aby sa používatelia museli prihlasovať do každej aplikácie a služby samostatne, im SSO umožní jednoducho zdieľať svoje poverenia naprieč rôznymi systémami a aplikáciami. Viac o Single Sign-on sa dočítate v našom článku: SINGLE SIGN-ON: Ako zvýšiť bezpečnosť a pohodlie zamestnancov vo firme

ESOP – „employee stock ownership plan“

Plán vlastníctva zamestnaneckých akcií. Je to program zamestnaneckých výhod, v rámci ktorého dá firma zamestnancom vlastnícky podiel na spoločnosti. ESOP sa na Slovensku veľmi nevyužíval, pretože bol zaťažený nevýhodnou daňou. To sa od roku 2024 zmení a naša legislatíva ho bude od začiatku roka plne podporovať.

API – „application programming interface“

Je to rozhranie, ktoré umožňuje jednej aplikácii komunikovať s inou aplikáciou/systémom/webom. API umožňuje vývojárom pristupovať k funkcionalite iných aplikácií a využívať ju vo svojich vlastných aplikáciách bez toho, aby museli znova programovať funkcionalitu, ktorú už niekto iný vytvoril inde. Cez API si napr. dva programy vymieňajú dáta tak, aby sa ich požívateľ nemusel prihlasovať do oboch. Vidí dáta z jednej aplikácie v tej druhej. Využíva sa to často vo firemných systémoch, ktoré zbierajú rôzne podklady, ale zamestnancom ich chcú umožniť vidieť pokope v jednej.

Vedúce pozície vo firmách a ich skratky

CEO – „chief executive officer“

Hlavný riadiaci pracovník firmy. V podstate šéf šéfov. Často túto funkciu zastáva majiteľ firmy. CEO je človek, ktorý má finálne slovo pri všetkých rozhodnutiach a dozerá na plnenie strategických plánov firmy.

COO – „chief operating officer“

Je pravou rukou CEO, riadi denné operácie firmy súvisiace s administratívou a plánovaním. Zväčša komunikuje so zamestnancami o dôležitých zmenách.

CMO – „chief marketing officer“

Zodpovedá za marketingové aktivity, ktoré ale zahŕňajú aj obchodnú stratégiu, vývoj produktu a produktovú stratégiu, celý marketing a starostlivosť o zákazníka.

CFO – „chief financial officer“

Finančný riaditeľ má na starosti ekonomické a finančné plánovanie firmy. Riadi investície a výdaje firmy.

CIO – „chief information officer“

Stará sa o informačné systémy vo firme a súvisiace plánovanie. Analyzuje prínos nových technológií a riadi ich zavádzanie do chodu firmy.

CTO – „chief technology officer“

Taktiež dozerá na plánovanie v IT oblasti. Ale rozdiel je v tom, že jeho úlohou je vylepšovať technológie, ktoré podporujú zlepšovanie poskytovaného produktu.

V biznise existuje viacero riadiacich funkcií, ktoré sú označované podobnými skratkami. Je ich neúrekom, my sme vybrali najčastejšie z nich.

Rozličné typy cloudových služieb – softvér ako služba (SaaS), platforma ako služba (PaaS) a čokoľvek ako služba (XaaS) – sú už dnes dostupné v mnohých formách, či už verejných, súkromných alebo hybridných. Tieto služby majú niekoľko spoločných vlastností, vrátane virtualizácie, ekologickej udržateľnosti a efektivity, čo vedie k širokému prijatiu a podpore týchto technológií zo strany vlád a firiem.

Existuje však rozdiel v tom, ako rôzne typy podnikov využívajú cloud. Startupy a malé podniky majú sklon k verejným cloudovým službám, pretože sú cenovo dostupné a veľmi flexibilné. Na druhej strane, veľké korporácie, ktoré sa často obávajú o bezpečnosť svojich dát, uprednostňujú súkromné alebo hybridné cloudové riešenia kvôli zložitosti ich podnikových procesov.

Európska únia, Spojené štáty aj Slovensko samotné podporujú využitie cloud computingu

Európska únia a Spojené štáty vedia, že výhody cloud computingu sú neoceniteľné. Vláda USA zahájila program „Cloud First“, ktorý podporuje firmy v maximálnom využití cloudových služieb s cieľom zvýšiť ich kapacitu a IT flexibilitu, zároveň minimalizuje náklady. Európska komisia uviedla, že 80 % firiem, ktoré prešli na cloudové služby, ušetrilo 10-20 % IT nákladov. Polovica z nich dokonca zaznamenala pokles týchto nákladov až o 30 %.

EÚ v minulosti pripravila stratégiu na „uvoľnenie potenciálu cloud computingu v Európe“. Predpokladalo sa, že do roku 2020 by to mohlo zvýšiť HDP únie o jedno percento ročne (160 miliárd eur) a vytvoriť približne 2,5 milióna nových pracovných miest.

Na Slovensku po voľbách v roku 2020 vzniklo Ministerstvo investícií, regionálneho rozvoja a informatizácie, ktoré vypracovalo Stratégiu digitálnej transformácie Slovenska 2030. Jej víziou je:

„Slovensko sa do roku 2030 stane modernou krajinou s inovačným a ekologickým priemyslom ťažiacim zo znalostnej digitálnej a dátovej ekonomiky, s efektívnou verejnou správou zabezpečujúcou inteligentné využívanie územia a infraštruktúry, a s informačnou spoločnosťou, ktorej občania naplno využívajú svoj potenciál a žijú kvalitný a bezpečný život v digitálnej dobe.“

Stratégia to chce dosiahnuť aj pomocou cloudu: „Pre dosiahnutie tohto usporiadania je nutné využiť nielen domáci inovačný potenciál, lokálne zdroje a energiu, ale aj globálne zdroje z komerčného prostredia, ako napríklad cloudové služby, ktoré sa rozvíjajú rýchlym tempom a optimalizujú sa na základe reálnych skúseností a množstva dát, s ktorými pracujú.“

Cloud computing: Ekologický partner pre budúcnosť

Ekologický aspekt cloudových služieb je ďalším dôvodom, prečo svetové vlády vyzývajú firmy, aby ich využívali. Cloudové služby podporujú trend bezpapierových kancelárií, významne znižujú náklady na hardvér a softvér a tým znižujú aj spotrebu energie. Analýza amerických, francúzskych a britských firiem ukázala, že tie, ktoré prešli na cloudové služby, dokázali znížiť svoje emisie na polovicu.

Do výraznej miery sa naplnil pôvodný výhľad, že do roku 2020 by cloudové služby mohli byť bežnou súčasťou aj v okrajových odvetviach a ekonomicky menej vyspelých krajinách. Taktiež sa očakávalo, že obavy firiem o bezpečnosť dát v cloude sa budú zmenšovať, keďže sa nepreukázalo, že by tieto dáta boli viac ohrozené v porovnaní s dátami ukladanými fyzicky na papieri. Realita tomu zodpovedá. V roku 2017 sme väčšinou nahrádzali vo firmách Excel a neustále odpovedali na otázky o bezpečnosti dát uložených v cloude. Dnes má väčšina klientov skúsenosť s cloudovým riešením a hľadá niečo ešte lepšie a otázky ohľadom bezpečnosti sú zriedkavé a ak, tak sú len formalitou vo výberovom procese.

Viac o ekologickom rozmere cloudu si môžete prečítať v našom článku: Digitálne procesy šetria nielen vaše peňaženky, ale aj planétu. Nepreháňame

Súlad s EÚ legislatívou v oblasti cloud computingu

Aj keď sa cloud computing môže zdať ako technologický divoký západ, existuje už legislatíva, ktorá reguluje tento sektor, najmä v Európskej únii. Napríklad, všeobecné nariadenie o ochrane údajov (GDPR) stanovuje prísne pravidlá týkajúce sa ochrany osobných údajov, ktoré musia firmy dodržiavať pri prechode na cloudové služby. Toto nariadenie vyžaduje, aby firmy zabezpečili dôvernosť a bezpečnosť dát svojich zákazníkov.

Pre podniky pôsobiace v EÚ, je dôležité porozumieť a dodržiavať tieto pravidlá, aby sa vyhli potenciálnym pokutám a sankciám. Z tohto dôvodu by firmy mali hľadať cloudové služby, ktoré sú v súlade s GDPR a inými relevantnými EÚ reguláciami.

 

Cloud computing je jedným z najvýznamnejších technologických trendov 21. storočia a poskytuje množstvo príležitostí pre firmy všetkých veľkostí. Bez ohľadu na to, či ste startup hľadajúci cenovo dostupné a flexibilné riešenie, alebo veľká korporácia potrebujúca bezpečné a robustné riešenie, existuje cloudová služba, ktorá vyhovuje vašim potrebám. S rastúcou podporou zo strany vlád a preukázanými ekonomickými a ekologickými výhodami, je len otázkou času, kedy sa cloud computing stane bežnou súčasťou každého podniku.

Zdroje:

https://www.mirri.gov.sk/wp-content/uploads/2019/06/Strategia-digitalnej-transformacie-Slovenska-2030.pdf

http://www.etrend.sk/technologie/europska-komisia-ma-strategiu-cloud-computingu.html
http://cloud-computing.tmcnet.com/features/articles/421272-cloud-computing-2020.htm
https://e360.yale.edu/digest/cloud_computing_can_reduce_carbon_emissions_by_half_report_says/3199/

Čo je Single Sign-On?

Single Sign-On je autentizačný proces, ktorý umožňuje používateľom prístup k viacerým aplikáciám a službám pomocou jedného mena a hesla. Miesto toho, aby sa používatelia museli prihlasovať do každej aplikácie a služby samostatne, im SSO umožní jednoducho zdieľať svoje poverenia naprieč rôznymi systémami a aplikáciami. To znamená, že používateľ sa musí prihlásiť iba raz, aby získal prístup k rôznym službám alebo aplikáciám. Tento koncept prináša výhody pre používateľov aj pre firmy, ktoré ho implementujú.

Na čo sa využíva Single Sign-On?

Single Sign-On sa využíva v rôznych odvetviach, najmä v korporáciách, vzdelávacích inštitúciách alebo vládach. Používa sa napríklad pri vzdialenom prístupe k aplikáciám a službám, pri používaní cloudu, pri využívaní externých služieb a pri integrácii s inými systémami.

SSO sa používa pre:

1. Zjednodušenie prihlasovania pre používateľov: Používatelia si nemusia pamätať a zadávať rôzne mená a heslá pre každú aplikáciu alebo službu samostatne.
2. Zvýšenie bezpečnosti: SSO znižuje riziko úniku citlivých údajov, pretože používatelia nemusia zdieľať svoje poverenia naprieč rôznymi aplikáciami.
3. Zlepšenie kontroly nad prístupom k dátam: Správcovia IT môžu ľahko spravovať prístup používateľov k rôznym aplikáciám a službám prostredníctvom centrálneho systému.

Prečo firma potrebuje Single Sign-On?

Firmy často používajú mnoho rôznych aplikácií a služieb a každá má vlastný autentifikačný proces. Toto môže byť pre používateľov zložité a môže to viesť k problémom s prihlásením a správou hesiel. SSO umožňuje:

1. Zvýšenie produktivity: SSO uľahčuje a zrýchľuje proces prihlasovania, čím znižuje čas strávený prihlasovaním a umožňuje zamestnancom efektívnejšie využívať pracovný čas.
2. Zníženie nákladov na podporu: Menej prihlasovacích údajov znamená menej volaní na podporu s problémami s heslami a menej zamestnancov potrebných na riešenie týchto problémov.
3. Zlepšenie zabezpečenia firmy: SSO pomáha zabezpečiť lepšiu kontrolu nad prístupom k citlivým dátam a znižuje riziko úniku informácií v dôsledku slabých alebo zdieľaných hesiel.
4. Zjednodušenie auditov a zhodnotenia rizík: SSO umožňuje jednoduchšie sledovanie a zhodnotenie prístupu k dátam, čo zjednodušuje proces auditu a identifikáciu rizík.

Štandardy Single Sign-On

Existuje niekoľko štandardov SSO, ktoré sa používajú na rôznych úrovniach. Medzi najpoužívanejšie štandardy patria SAML, OpenID Connect a OAuth.

SAML 2.0

Jeden zo štandardov používaných v rámci SSO je Security Assertion Markup Language (SAML) 2.0. SAML 2.0 je na XML založený štandard navrhnutý pre výmenu autentizačných a autorizačných údajov medzi stranami, najmä medzi poskytovateľom identity (IdP) a poskytovateľom služieb (SP).

SAML 2.0 funguje na základe nasledujúcich základných komponentov:

1. Poskytovateľ identity (IdP): IdP je systém, ktorý udržiava a spravuje identitu používateľa. Po úspešnom overení poskytuje IdP SAML prístupový token, ktorý obsahuje informácie o používateľovi a jeho oprávneniach.
2. Poskytovateľ služieb (SP): SP je aplikácia alebo služba, ktorá vyžaduje overenie používateľa. SP prijíma SAML prístupový token od IdP a na základe neho poskytne prístup používateľovi.
3. SAML prístupový token: Je to XML dokument, ktorý obsahuje overené informácie o používateľovi a jeho autorizáciách. Token je vygenerovaný IdP a poskytnutý SP, aby poskytol prístup používateľovi.

Proces SSO pomocou SAML 2.0 prebieha nasledovne:

1. Používateľ sa pokúsi o prístup k aplikácii (SP).
2. SP presmeruje používateľa na IdP s požiadavkou na overenie.
3. Používateľ sa prihlási pomocou svojho mena a hesla na IdP.
4. IdP overí používateľa a vytvorí SAML prístupový token, ktorý obsahuje informácie o používateľovi a jeho oprávneniach.
5. Používateľ je presmerovaný späť na SP s SAML prístupovým tokenom.
6. SP overí prístupový token a poskytne používateľovi prístup k aplikácii.

OpenID Connect a OAuth

OpenID Connect a OAuth sú ďalšie dve populárne štandardy pre SSO a autorizáciu.

OpenID Connect je moderný autentizačný protokol založený na OAuth 2.0, ktorý umožňuje používateľom zdieľať svoju identitu medzi rôznymi službami prostredníctvom jednoduchého prihlásenia. OpenID Connect rozširuje OAuth 2.0 o vrstvu identity a poskytuje informácie o používateľovi vo forme tokenov – ID token a Access token.

OAuth 2.0 je protokol autorizácie, ktorý umožňuje aplikáciám získať obmedzený prístup k účtom používateľov na iných webových službách, bez nutnosti zdieľať heslá. OAuth 2.0 zjednodušuje proces udelenia prístupových práv medzi poskytovateľmi služieb a koncovými používateľmi, čo zvyšuje bezpečnosť a pohodlie pri používaní rôznych aplikácií a služieb.

Chcete takto chrániť vašu spoločnosť a zlepšovať pracovnú skúsenosť zamestnancom? Pri výbere nových IT služieb sa nezabudnite pýtať nových dodávateľov, či podporujú SSO, aby ste sa uistili, že sú kompatibilní s vašou predstavou o podnikových systémoch.

Áno, je to biznisový článok, sme predsa na firemnom webe. Najúspešnejší biznis však vzniká nie za vidinou zisku, ale s cieľom vyriešiť nejaký problém. O tom sú všetky investície do startupov a aj všetky najvyužívanejšie firmy súčasnosti: Uber, Bolt či RBnB.

Boj s nadbytočným papierom nevyhráme recykláciou, ale prevenciou. Cloud je odpoveď

Cloudové služby nevznikli preto, aby chránili planétu. Nebudeme si klamať. Elektronické a online procesy majú hlavne urýchliť a zlacniť bežné (nielen) pracovné úkony a potrebnú (ale otravnú) administratívu. Ekologický aspekt je skôr bonusom, pridanou hodnotou, ktorú si aj tak uvedomuje iba zlomok ľudí, ktorí takéto služby využívajú. A práve v tom je problém. Na svoje každodenné aktivity sa musíme dívať aj z ďalších dvoch aspektov: Ako ovplyvňujem okolie? A ako ovplyvňujem budúcnosť?

Presne preto vzniklo a rozšírilo sa triedenie odpadu. Dnes absolútna súčasť každej domácnosti. To, že sa to nerobí správne, pretože neexistuje dostatočná informovanosť, je téma na samostatný článok a na iný web.

Prečo, ak firma môže ušetriť na výdavkoch a čase svojich zamestnancov, stále nemá digitalizované procesy?

Odpoveďou je základná ľudská vlastnosť – lenivosť. Účtovníčka, ktorá svoju robotu robí 20 rokov určitým spôsobom nemá motiváciu učiť sa pracovať v novom systéme, meniť zabehané procesy. Faktúru aj v roku 2023 radšej vytlačí na biely papier, vloží do obálky a pošle poštou odoberateľovi. Ten ju často podpíše, naskenuje si (!) a pošle naspäť.

Teraz si predstavte, že bežná stredne veľká slovenská firma toto robí s faktúrami denne. Ak by prišla len jedna každý deň, je to 365 papierov, 365 obálok a 365 výjazdov poštára. Jedna vec je záchrana stromov. Sú totiž obnoviteľným zdrojom. Ale predstavte si, aká je spotreba farby do tlačiarne, elektriny a benzínu. To sú zdroje, ktoré výrazne ovplyvňujú odpadové hospodárstvo, a teda aj životné prostredie. A úplne zbytočne. Tento príklad som si len tak vymyslela. Skutočnosť je oveľa horšia, ale mojím cieľom nie je vás strašiť.

Áno, TULIP ako online platforma vznikol, pretože firmy riešili zdĺhavé vymieňanie faktúr a zbytočné emaily, ktoré neboli bezpečné pre prácu s citlivými údajmi. Ale každým dňom je jasnejšie, že dopad podobných „nástrojov“ je oveľa výraznejší a pozitívnejší ako rýchlosť a bezpečnosť komunikácie.

Zmena však musí prísť zdola. Šéf môže nariadiť svojim zamestnancom: teraz používame TULIP, zvyknite si. Žiaden poštár, žiadne zbytočné papiere. Ale pani/pán na účtovnom sa aj tak bojí, že keď príde kontrola, musí mať všetko fyzicky pri sebe a pre istotu si tú faktúru aj tak vytlačí a vloží do zakladača na fyzické archivovanie. S týmto sa stretávame, a preto vieme, že neustále vzdelávanie a informovanie môže pomôcť, aby naša práca nevychádzala navnivoč.

Cloud ale neberie energiu zo vzduchu

Nebudeme sa tváriť, že cloud nepoužíva energiu na svoj chod. Používa a veľmi veľa. Štatistiky však hovoria, že prenajatý cloud v podobe služby je neporovnateľne lepším riešením oproti vlastným serverom.

Tie sú drahé a energeticky náročné. Mesačne spália stovky kilowatthodín elektriny. Navyše potrebujú chladenie a pridružný hardvér a softvér.

Cloud je lacnejší a menej energeticky náročný. Navyše umožňuje prácu z domu, ktorá tiež prispieva k ekonomickým a ekologickým úsporám a v čase energetickej krízy je preferovaná.

Európsky parlament chce do roku 2050 dosiahnuť klimatickú neutralitu. Od roku 2030 sa majú emisie znižovať o 55 %. Cloud je cestou k tejto úspore.

Sám je však energeticky náročný a tým, že rastie jeho využívanie, rastie spotreba.

Aj cloudy bežia na serveroch, tie pracujú na niekoľkých riešeniach ako znižovať spotrebu. Aktuálne spotrebovávajú asi 2 % všetkej svetovej spotreby, ale až 40 % z nej ide na chladenie serverov. Ako sa s touto energiou pasujú?

Robí sa to napríklad využitím odpadového tepla, ktoré vygenerovali okolité technológie napájané elektrickou energiou. V bežných prípadoch je teplo len odvádzané do okolitého prostredia a ďalej sa nevyužíva. Rekuperáciou možno túto energiu opakovane využívať.

Určite ste už počuli aj o netradičných spôsoboch IT gigantov ako Microsoft alebo Google, ktoré posledné roky experimentujú s umiestňovaním serverov na dne mora, kde sú prirodzene chladené okolitou vodou. Umiestnenie serverov do mora znižuje energetickú náročnosť o 30 %. Aktuálne sa o veľký projekt v mori inšpirovaný práve Microsoftom snaží Čína.

Čo môže robiť jednotlivec?

Ak čítate tento článok, asi sa o zelené témy zaujímate. Preto máme pre vás pár tipov ako môže jednotlivec pomôcť sebe, svojej firme, a teda celej populácii k zmierneniu spotreby. Je to len kvapka v mori, ale neurobiť nič nikdy nie je riešenie:

• Premazávajte si nepotrebné e-maily. Ako píše server ekorestart.sk: „Každý jeden e-mail zaberá miesto v dátových centrách. Servery spotrebujú určitú elektrickú energiu na jeho dočasné uloženie, kým ho odošlú ďalej. Následné skladovanie súborov vyžaduje prevádzku obrovských, energeticky náročných dátových centier. Všetky tieto kroky využívajú energiu, ktorá vytvára uhlíkovú stopu pri svojej výrobe. V skratke, e-mail využíva elektrickú energiu na svoje napísanie, sieťové pripojenie, prenos, zobrazenie aj uloženie.“ Obyčajný e-mail bez prílohy spotrebuje 4g emisií CO₂. Priemerný človek za rok pridá 136 kg CO₂ k svojej uhlíkovej stope len z e-mailov, ktoré posiela a prijíma. To zodpovedá asi 320 km najazdených autom navyše. Skúste si teda nájsť občas chvíľku a premažte svoj kôš, nepotrebnú poštu aj staré prijaté e-maily, o ktorých ste si mysleli, že sa ešte zídu a nechali ich v schránke. Prípadne, ako ďalej píše portál ekorestart.sk choďte na to od nuly a neposielajte zbytočné e-maily kolegom v susednej kancelárii, neodoberajte newslettre, ktoré vás nezaujímajú a vypnite si e-mailové upozornenia zo sociálnych sietí.

• Žiaden stand-by režim, ale skutočné vypnutie zariadenia. Nenechávajte zapnutý počítač pri odchode z práce, neuspávajte ho namiesto klasického vypnutia.
• Ak nemáte v práci dosť digitalizovaných procesov, snažte sa o zmenu. Hľadajte cloudové služby na digitalizáciu procesov. Prejdite od fyzického účtovania, dochádzkových listov, papierových výplatných pások a ďalších úkonov dennej agendy ku cloudovej službe.

Malý krok pre človeka… ale veď to poznáte 😊.

Zdroje:

https://emovio.cz/2021/06/10/datacentra-miri-pod-hladinu-mori-v-cine-ale-nejen-tam/

https://www.ceskenoviny.cz/tiskove/zpravy/pres-40-serveru-v-datovem-centru-realne-spotrebuje-mene-nez-50-w-ukazal-audit/2279853

https://www.altron.net/snizovani-energeticke-narocnosti-data-center-jako-aktualni-tema-napric-vsemi-segmenty/

https://ekorestart.sk/uhlikova-stopa-emailu-v-cislach-ktore-by-ste-necakali/

Čo znamenajú skratky ESS a MSS?

V slovenčine zvykneme o takom riešení hovoriť ako o zamestnaneckom portáli.

Hlavné znaky ESS

• Webová, resp. cloudová služba, „software as a service“ (SaaS) – softvér ako služba dostupný online
• Dostupná 24/7
• Vysoko zabezpečená služba s prístupom pomocou mena a hesla. V niektorých prípadoch pomocou biometrických údajov
• Editovateľné dáta na rôznych stupňoch prístupov.

ESS poskytuje centralizovanú a efektívnu komunikačnú platformu pre všetky vaše pobočky, bez ohľadu na ich geografickú polohu.

Väčšinou je postavená na cloude, čo znamená, že dokáže prepájať pobočky a odrážať zmeny, ktoré sa udejú okamžite. Ako globálne riešenie efektívne odstraňuje limity spojené s rôznymi časovými pásmami, keďže každý zamestnanec sa pripája a získava informácie v momente, kedy mu to vyhovuje, z akéhokoľvek miesta.

Takáto platforma (portál, softvér, systém) musí byť používateľsky prívetivý a vysoko bezpečný, kvôli údajom, ktoré sa v ňom skladujú. O bezpečnosť dát sa preto nemusíte báť. ESS portály sú navrhnuté dôkladne s dôrazom na súkromie a bezpečie.

Čo ponúka väčšina ESS portálov?

Employee self-service (alebo u nás jednoducho „zamestnanecký portál“) umožňuje zamestnancovi vykonávať viacero úloh v súvislosti s pracovnou a HR agendou, ktoré by inak musel robiť personalista alebo nadriadený.

Tie najlepšie ESS funkcie umožňujú zamestnancom:

• Zmeniť ich osobné údaje ako adresu, kontaktné informácie, bankové účty
• Vidieť mzdové dáta, sťahovať výplatné pásky
• Pristupovať k firemným smerniciam, návodom a príručkám
• Ak má systém aj sekciu dochádzky, môžu si evidovať dochádzku, podávať požiadavky o schválenie absencií a plánovať dovolenky
• Ukladať zamestnaneckú dokumentáciu (kontrakty, dodatky, zoznam majetku)
• Klásť otázky cez tzv. ticketing system (podávanie „ticketov“, teda otázok pre relevantné oddelenia – IT, mzdové, HR)
• Získať prehľad o firemných benefitoch, udalostiach a prípadne si ich aj uplatňovať/nahlasovať sa na nich
• Spravovať pracovné cesty.

So zamestnaneckým portálom sú všetky informácie pokope v jednom cloudovom systéme. Umožní to firme automatizovať a zefektívniť personalistiku v celej spoločnosti.

Chcete mať tieto informácie stále pri sebe?

Stiahnite si prehľadnú infografiku →

Aké sú benefity ESS pre firmu a jej zamestnancov na všetkých leveloch?

Benefity pre zamestnancov:

Každý zamestnanec je schopný (a často aj preferuje) robiť mnoho úloh sám, čím sa eliminuje zbytočná komunikácia s HR alebo IT oddelením.

Tým, že im dáte používateľsky prívetivú platformu na rýchlu komunikáciu cez cloud, dostávajú sa do pozície, v ktorej majú sami na starosti svoje vlastné pohodlie v práci. Sú nezávislejší a odbremeňujú HR oddelenie.

Uložením dôležitých dokumentov bezpečne v cloude dostávajú zamestnanci a celý tím možnosť zdieľať informácie, diskutovať nad pracovnými listami, sledovať zmeny v dokumentoch a mnoho ďalších funkcií, ktorými dosiahnu rýchlejšie a presnejšie rozhodovanie naprieč firmou.

Benefity pre manažérov a HR oddelenie:

MSS je v podstate to isté ako ESS, ale z manažérskeho/HR pohľadu, a teda účtu s vyššími právami, ktorý im dáva viacej možností ako si uľahčiť prácu. Typickými príkladmi si reporty a schvaľovanie.

Ak sú nejaké úlohy, pre ktoré nemá zamestnanec oprávnenie priamo v jeho portáli, mnoho systémov umožňuje komunikáciu elektronicky priamo s HR oddelením. Zamestnanci tak môžu posielať správy mimo pracovných hodín, čo šetrí čas im aj personalistom. Zároveň možno túto funkcionalitu použiť aj na komunikáciu s inými oddeleniami ako IT, mzdové, finančné. Eliminujete tak zbytočné emailové alebo osobné komunikácie. V prípade emailov môže ísť o nie veľmi bezpečný spôsob ako komunikovať o citlivých údajoch ako je napr. mzda. Pri osobnej komunikácii je zase rizikom zábudlivosť alebo jednoducho rušenie od inej dôležitej práce. Keď sú správy a požiadavky v cloude, zodpovedný pracovník si vyberie vhodný čas, kedy bude otázku riešiť.

Ak ESS portál slúži aj ako dochádzkový systém, zamestnanci aj manažéri majú nástroj na rýchlu a presnú evidenciu svojej práce a dochádzky. HR oddelenie deleguje zodpovednosť za správnu evidenciu dochádzky na zamestnanca a získava presné údaje pre výpočet miezd. To za predpokladu, že systém je v súlade s miestnou legislatívou a robí automatické kontroly.

Benefity pre firmu ako takú:

Celkovo firma ušetrí na čase administratívnych pracovníkov množstvo hodín kontraproduktívnej a neuspokojivej práce. Zvýši tým efektívnosť dôležitých úloh a správnosť dát. Prinesie to ušetrenie peňazí popri redukovaní ľudských chýb.

Redukcia administratívnych nákladov, na oplátku, prinesie priestor na zlepšenie firemného technologického programu. Zamestnanecký portál je často súčasťou väčšej technologickej infraštruktúry mimo firmy, keďže zvyčajne je poskytovaný ako SaaS platforma (softvér ako služba) od tretej strany, čo zjednoduší aj prácu IT oddelenia a výrazne im uvoľní ruky.

Stručné zhrnutie najväčších benefitov ESS a MSS systémov:

• Ušetrený čas – zníženie pracovných hodín
• Ušetrené náklady
• Zvýšenie presnosti dát
• Zvýšenie efektivity práce
• Redukcia ľudských chýb
• Zlepšenie pracovného prostredia a atraktivity na trhu práce pre firmu
• Konkurenčná výhoda
• Väčšia lojálnosť zamestnancov vďaka užšiemu zapojeniu do pracovného života
• Udržiavanie kroku s digitálnymi trendmi
• Redukcia papiera.

Ak ste ešte nezaviedli žiaden zamestnanecký portál, nie je dôvod váhať. Benefity vysoko prevyšujú náklady a ďalšie predpokladané nevýhody ako odpor konzervatívnych zamestnancov k zmene zabehaných postupov.

Ak vám ako poskytovateľ SaaS riešenia vieme akokoľvek pomôcť pri výbere, ozvite sa nám.

Náš vlastný ESS portál TULIP poskytuje všetky zmienené funkcie. Ak chcete vedieť viac, radi sa s vami stretneme a ukážeme vám, čo ponúka.