Účtovníctvo a dane

Na prvý pohľad sa zdá byť zrejmé, že ak začneme namiesto manuálneho prepisovania faktúr či iných dokumentov s ich digitalizáciou a automatickým vyťažovaním dát, musíme na ich spracovaní touto formou ušetriť, spracovanie zrýchliť a byť teda efektívnejší v každom ohľade.

… JE TO ALE SKUTOČNE TAK?

Položte si nasledujúce dôležité otázky, ešte predtým ako sa vrhnete na vyťažovanie dokladov: 

• Akí “kultivovaní” sú vaši dodávatelia?
• Ako môžete zjednodušiť proces digitalizácie faktúr?
• Potrebujete viac ako OCR systém?

Ide totiž o to, že nie každá spoločnosť je vo fáze, kedy je na bezpapierovú kanceláriu pripravená. A hoci, ako dodávateľ digitálnych služieb, by sme boli radi, aby každá firma so záujmom o digitalizáciu procesov bola okamžite pripravená, realita býva iná, preto sme pripravili jednoduchý návod, ako si overiť, či ste vhodný kandidát na kompletnú digitalizáciu účtovných procesov.

1. Akí kultivovaní sú vaši dodávatelia?

• Sú faktúry od vašich dodávateľov vytlačené na nie príliš kvalitnom papieri?
• Majú tieto faktúry rôznu farebnú kombináciu pozadia, textu a loga?
• Trávite čas s manuálnym roztriedením dokladov, ich odspinkovaním, prípadne nalepením čiarových kódov?

V prípade, že ste odpovedali na vyššie uvedené otázky kladne, tak je šanca na plnú automatizáciu vyťažených dát týchto dokumentov skôr nízka.

Nekvalitný, často okrem iného, priesvitný papier sťažuje OCR (optical character recognition – softvér na vyťaženie údajov) rozpoznávanie znakov, a preto sa systém zvykne zaseknúť na nejakom údaji, alebo vyťažiť údaj nesprávne – napr. číslo 8 ako 0, písmeno B ako písmeno H a podobne.

Čo s tým?
Buďte o krok vpred!
Ak chcete znížiť náklady, mali by ste začať hneď na začiatku procesu a dohodnúť sa s dodávateľmi, aby vám posielali faktúry v elektronickej podobe – ako PDF alebo ideálne v EDI, či inom štruktúrovanom formáte. Papier je dnes už prekážkou pri skvalitňovaní procesov.
Pozn.: Európska Únia podporuje využívanie elektronickej fakturácie naprieč hranicami.

2. Ako môžem zjednodušiť proces digitalizácie faktúr?

Dôležité je vedieť, ktoré dáta z faktúr či dokumentov skutočne potrebujete vyťažiť. Potrebujete iba údaje z hlavičky, alebo aj riadky?
Spravidla nie je efektívne vyťažovať všetky dáta. Zamerajte sa len na údaje, ktoré naozaj potrebujete. Inak bude proces zbytočne náročný a zdĺhavý, pričom vo výsledku budú mnohé vyťažené údaje úplne zbytočné. Menej je viac.

Stanovte si jasný cieľ!
Stanovte si jasný cieľ, čo od vyťažovania faktúr očakávate. Chcete ušetriť náklady alebo chcete vyriešiť elektronické schvaľovanie nákupov či inú oblasť? Toto všetko má vplyv na konečný koncept riešenia.
Ak je primárny cieľ schvaľovací proces, vyťažovanie dokladov môže byť na príťaž a schvaľovanie vyriešte radšej jednoduchou digitalizáciou a manuálnym prepisom 2-3 základných polí.

3. Potrebujete viac ako OCR systém?

Pripravte sa na to, že úspešnosť vyťaženia jednotlivých opakujúcich sa dokladov môže byť vždy iná. Na vyťaženie dokladu z papiera vplýva totiž množstvo faktorov, ako napríklad:

• kvalita papiera
• čistota skenovacieho zariadenia
• nové požiadavky na vyťažované polia
• legislatívnej zmeny (napr. nová úroveň DPH)

Zabezpečte si vyťažovanie dát externe

V prípade, že sa rozhodnete pre elektronické spracovanie papierových faktúr či iných dokladov, máte v podstate dve možnosti. Drahšou možnosťou je zakúpenie vlastného OCR softvéru, lacnejšou je zabezpečenie tejto služby externým dodávateľom.

Pri outsourcingu vám dodávateľ zabezpečí komplexné služby súvisiace s vyťažovaním dokladov vrátane triedenia, lepenia čiarových kódov, skenovania, doplnenia potrebných údajov a archivácie a dokáže vám zabezpečiť prístup k spracovaným dátam už do 24 hodín od ich doručenia.

Takíto dodávatelia majú často vyriešené aj digitálne procesy na schvaľovanie faktúr, takže v jednom riešení dostanete plný servis.

Fungujte bezpapierovo – ale skutočne bezpapierovo

Papierové doklady postupne miznú z nášho života a bude sa to len stupňovať. Nasvedčuje tomu aj legislatíva, ktorá postupne prestáva papierové dokumenty striktne vyžadovať.
Fungujte bezpapierovo – ale skutočne bezpapierovo!
Ideálnym spôsobom je teda kompletný prechod z „papierového“ riešenia priamo na EDI, ISDOC či self billing. Bude to určite krok správnym smerom a dlhodobo najlepšie riešenie.

Pridajte k tomu vyťažovanie dát a online schvaľovacie procesy a vaša kancelária sa môže právom nazývať bezpapierová.

Radi vám pomôžeme naštartovať váš biznis. Všetky spomínané služby máme v portfóliu.

Stiahnite si naše rady o tom, ako pristúpiť k automatickému spracovaniu dokumentov v jednoduchej infografike:

Starý svet softvérových „on premise“ inštalácií

Dnes používaný model predaja softvéru ako služby ponúka malým firmám možnosť využiť profesionálne nástroje za rozumnú cenu. Ak ste v minulosti chceli využívať naozaj špičkový softvér, museli ste väčšinou na začiatku spolupráce zaplatiť vysoký poplatok za nastavenie systému. Potom nasledovali ďalšie poplatky za licencie, ktoré však boli značne neflexibilné. Často išlo o platby formou nákupu licencií za počet používateľov, ktoré sa následne buď ďalej dokupovali alebo nakoniec firma ani nevyužila to, čo si zakúpila. Nehovoriac o ďalších poplatkoch za používateľskú podporu. Nedaj bože v situácii, že ste chceli niečo špecifické v systéme upraviť… Všetci dobre poznáme hodinové sadzby IT konzultantov.

Účtovne sa tieto poplatky dali v nákladoch vyriešiť ešte pomerne elegantne – zaradením do majetku a jeho odpisovaním. Avšak z pohľadu cash flow šlo spravidla o veľké investície, ktoré sa jednoducho museli zaplatiť a nebolo možné ich rozložiť v čase. Následkom toho menšie firmy skrátka naozaj špičkový softvér nepoužívali. Také investície si nemohli dovoliť.

 

Nový svet SaaS je vám bližšie

V súčasnosti práve model „softvér ako služba“ umožňuje malým firmám používať de facto ľubovoľný softvér, vrátane tých skutočných špičkových svetových. Zmenou celého modelu fungovania softvérového trhu dnes, samozrejme, nezaplatíte za softvér výrazne menej, ale máte túto investíciu rozloženú v čase i z pohľadu cash flow, nielen z pohľadu nákladov a účtovania.

Zároveň sú dnešné aplikácie postavené ako služba skompletované rovno do balíčka s infraštruktúrou a vy sa skutočne o nič nemusíte starať. Už je preč doba robustných riešení, kedy vám jeden softvér pokryl vo firme všetky procesy. Za rozumný dnes považujeme stav, kedy sa do firmy zavedie niekoľko rôznych riešení, ktoré vám excelentne vyriešia jednotlivé problematické oblasti. Špičkový softvér na riadenie ľudských zdrojov napojený na databázu kandidátov, mzdový softvér napojený priamo na správu sociálneho zabezpečenia, účtovný softvér napojený na firemnú databázu, daňový portál prepojený so štátnymi evidenciami. Dnes si jednoducho môžete poskladať všetko tak, ako to vyhovuje vám.

 

Toto je len časť článku, venovanému SaaS pre malé firmy, ktorý sme písali pre český magazín IT systems.

Chcete vedieť, v čom je háčik používania SaaS? Odpoveď so zvyškom nášho textu je dostupná na webe IT systems:

 

https://www.systemonline.cz/ekonomicke-systemy/je-model-software-jako-sluzba-vyhodou-pro-smb.htm